Akbank Kağıtsız Şube Proje Ekibi Başarı için PaperWork'ü Tercih Etti

Akbank, GGSoft ile gerçekleştirdiği kağıtsız şube projesiyle günde 40 bin adet fotokopiden tasarruf ederken, operasyonel verimliliğini % 10 arttırmayı hedefliyor.

Akbank'ın şubelerdeki operasyonel verimliliğini artırmayı amaçlayan "Kağıtsız Şube" projesi Akbank Operasyondan Sorumlu Genel Müdür Yardımcısı Sn. Sevilay Özsöz'ün fikir liderliğinde Akbank Proje Ekibi ve GGSoft'un işbirliğiyle kısa zamanda büyük bir başarı hikayesine dönüştü. Islak imza gerektirmeyen tüm dokümanların manyetik ortamda saklanmasını ve paylaşılmasını öngören projeyle, banka genelindeki doküman akışına yönelik birçok süreç kolaylaşırken, şubelerde fotokopiye olan bağımlılık ortadan kalkıyor. Kasım 2008 - Ocak 2009 tarihleri arasında gerçekleştirilen 3 aylık pilot uygulamanın ardından hayata geçirilen projenin yaygınlaşma aşaması halen devam ediyor. Proje şu anda Akbank'ın 860 şubesinde aktif olarak uygulanıyor.

Tecrübeli bir ekiple yola çıkmak çok önemli

Kağıtsız şube projesini, şubelerde ıslak imza gerektirmeyen dokümanların, manyetik ortama alınmasını hedefleyen bir proje olarak özetleyen Akbank Proje Yöneticisi Melek Yılmaz, projenin çıkış
noktasını şöyle özetliyor:

"Amacımızı şubelerden fotokopi cihazlarını kaldırarak sadece ıslak imza gerektiren belgelerin fizeksel arşivinin sağlanması ve dökümanların merkeze ilgili iş akışlarına mümkün olan en kısa sürede yönlendirilmesi olarak özetleyebiliriz. Bunun için tüm belgelerin şubelerde taranarak merkeze ulaştırılmasını sağlayacak bir dağıtık tarama süreci kurmamız gerekiyordu. Bu konuda yeterli bilgi
ve birikimi sağlamak için ciddi oranda tecrübe edinmemiz gerektiğinin farkındaydık. Bu nedenle bu konuda uzmanlaşan bir ekipten yardım almaya karar verdik. Araştırmalarımız sırasında karşımıza çıkan şirketlerden biri GGSoft oldu.GGSoft'a karar verme süreci uzun bir süreçti. 2 ay kadar çağırdığımız şirketlerle POC çalışması gerçekleştirdik. Sonrasında şirketleri çeşitli değerlendirme kriterlerine tabi tuttuk ve şartnamemizi oluşturduk. Tüm değerlendirmeler sonusunda da GGSoft projeyi alan şirket oldu."

GGSoft ile birlikte çalışma süreçlerinin tamamen proje yönetimi disiplini altında gerçekleştirildiğini belirten  Yılmaz," GGSoft'un analiz aşamasından yaygınlaşma sürecine kadar ilk günden itibaren proje ekibi içindeki yerini aldı ve bize beklediğimiz desteği  sağladı. Böylece projenin başarıya ulaşmasına büyük katkıda bulundu" diyor.

Fotokopiler ortadan kalktı, süreçlerin verimliliği arttı

Kağıtsız şube projesinin banka şubelerinde fotokopi makinesi ihtiyacını ortadan kaldırmanın yanında süreçleri de olumlu etkilemesinin beklendiğini söyleyen Yılmaz, "Önceden belgelerin fotokopileri çekilerek arşivleniyor ve bunlar da kolilere koyularak merkez arşive gönderiliyordu. Gerçekleştirdiğimiz projeyle artık müşteriden aldığımız belgeleri doğrudan işlemlerle  ilişkilendirebiliyoruz. Şubelerde taranan belgeler, banka müşterilerimizin müşteri bilgi bankasındaki numarasından indeksleniyor ve tek bir tuşla merkeze gönderiliyor. Böylece müşteriye ait belgeleri sürümleriyle birlikte izleyebildiğimiz gibi, hangi işlemin hangi belgeyle gerçekleştirildiğini de takip edebiliyoruz" diyor. Yılmaz, bu projenin aslında çok daha büyük bir dönüşümün zeminini oluşturduğunu; bu dönüşümün sonunda kredi kartı ve kredi başvurusu, müşteri kabul gibi daha kapsamlı belge ve formları bu altyapı üzerinden işleme tabi tutabileceklerini söylüyor.

Günde 40 bin sayfa fotokopi tasarrufu sağladık

Projenin hedefine ulaşma konusunda ne kadar başarılı olduğunu Akbank BT Yazılım Geliştirme Grubu Doküman Yönetim Sistemleri Yöneticisi Sefa Ulusoy, şu çarpıcı örnekle ortaya koyuyor: "Normalde kullanıcılar bu gibi yeniliklere biraz soğuk yaklaşırlar. Biz de kullanıcılarımızın bu yeni uygulamaya ilk başta tepkili yaklaşacağını düşünüyorduk. Fakat kağıtsız şube uygulamasının hayata geçmesiyle personel bunu bizim öngörmediğimiz kadar yaygın kullanmaya başladı. Personeldeki bu yüksek kabullenmenin sistemin yararının hızla görülmesinden kaynaklandığını düşünüyorum. Bu sayede günde 40 bin fotokopiden tasarruf sağlandı. Bankodaki görevlilerimiz fotokopi çekmekle zaman kaybetmiyor, evrakların depolanması için gereken yer azalıyor. Tüm bunlar operasyonel verimliliğimize pozitif olarak yansıyor."

GGSoft bilgi ve tecrübesiyle her konuda destek sağladı

GGSoft'un konusuna ve kendi alanındaki gelişmelere hakim olduğunu vurgulayan Melek Yılmaz, GGSoft'la birlikte gerçekleştirdikleri proje yanında  tüm sisteme yönelik danışmanlık hizmeti de aldıklarını belirtiyor. Akbank'ın şirket seçiminde, görüntü işleme konusundaki tecrübe, arşiv tecrübesi, kendi altyapısına sahip olma, güvenlik, sıkıştırma ve şifreleme algoritmalarını kullanabilme, tarayıcı üzerinde geliştirme yapabilme, tarayıcıyı ağ üzerinde paylaştırabilme, farklı marka ve model tarayıcılar üzerinde geliştirme yapabilme, güncel teknolojilerin kullanımı, şirket referansları ve kavram kanıtlama çalışmasındaki sonuçlar belirleyici olmuş. 

Yılmaz, GGSoft'un tüm bu yeterlilikleri yerine getirdiğini ve GGSoft ile tam bir proje ekibi çalışması gerçekleştirdiklerine inandıklarını söylüyor. Yılmaz, "Genelde dış şirketlerle çalışmak sıkıntı yaratır. Şartname dışındaki bir değişiklikte şartnamedeki hükümler gündeme gelir ve sorun yaşanır. Ama GGSoft'ta projeyi başarma hedefi ön plandaydı. Bu sayede hedefe birlikte yöneldik ve sıkıntı yaşamadık" .

Sefa Ulusoy da, GGSoft'tan beklentilerinin ötesinde  memnuniyet duyduklarını şu sözlerle ifade ediyor: "Kavram kanıtlama çalışmaları sırasında ilk tercihimiz GGSoft olmuştu. Şirketin ilk gözümüze çarpan özelliği teknik yeterliliğiydi. Biz de zaten en doğru çözümü en hızlı nasıl alabiliriz diye düşünüyorduk. GGSoft'u ihtiyacımıza yönelik çözümleri sunabileceğine inandığımız için seçtik. Ayrıca teknik aşamada şirketlerin çözüm odaklı olması da bizim için önemliydi. Yani şirketlerin bir ürün satmaktan çok, kapsamlı bir çözüm ortaya koyma hevesinde olup olmadıklarını değerlendirdik. İşte GGSoft'un bu iki özelliğe sahip olması bizi çok etkiledi ve neticede kavram kanıtlamadan birinci şirket olarak çıktı."

Beklenmedik problemler gecikmeye neden olmadı

Proje çalışmaları yürütülürken, Kullanıcı Kabul Testleri aşamasında yapılan bir değerlendirme ile tasarım değişikliği ihtiyacının ortaya çıktığını , bununda  proje takviminde gecikme riskini doğurduğunu belirten Melek Yılmaz, GGSoft'un birikim ve tecrübesiyle bu zor durumun üstesinden kolayca geldiklerini belirtiyor. Yılmaz, bu süreci şöyle özetliyor: "Projenin en başında aldığımız stratejik bir karar vardı:  Taranmış dökümanların iletilmesinin ağ üzerinde oluşturacağı yükü dikkate alarak, kimlik belgelerindeki resimlerin renkli, kimlik belgelerinin ise siyah beyaz taranması. Ancak kullanıcı kabul testlerine geldiğimizde bu yaklaşımın iş birimini yeterince tatmin etmediğini gördük. Çünkü bu şekilde kimlik doğrulama istenen ölçüde verimli yapılamıyordu. Biz de tasarım değişikliği yaparak kimlikleri renkli  taramaya karar verdik. Bu durumda ağ kapasitesi sorununu çözmemiz gerekiyordu. Hemen DJVU sıkıştırma algoritmalarını sisteme dahil etme kararı aldık, bu da projenin gelinen aşaması itibari ile riskli bir geliştirme çalışması yapmamız anlamına geliyordu. Bu hem satınalma, hem teknik şartname, hem de projenin zamanında yetişmesi açısından sıkıntılı bir durumdu. Burada GGSoft hemen devreye girerek bizi yönlendirdi ve projenin geçiş tarihini etkilemeden bu çalışmayı gerçekleştirdi. Bu bizim projede riskli gördüğümüz bir durumdu, ancak GGSoft'un tecrübesi sayesinde bu riski aldık ve başarılı olduk."

GGSoft, başladığı işi hedefe ulaştırma konusunda güçlü bir motivasyona sahip. Bu sayede hedefe birlikte yöneldik ve proje süresince birlikte çalışırken herhangi bir sıkıntı yaşamadık.

Haber Bülteni için tıklayın...