Ürünlerimiz - Doküman Yönetim

Kolay kullanım, doküman yönetimi (DYS) projelerinin hem başarı şansını yükseltmekte hem de firmalarda uygulama süresini kısaltmaktadır. Bu gerçekten yola çıkan PaperWork'ün tasarımının temelinde, benzersiz kullanım kolaylığı yatmaktadır.

PaperWork'ün esnek dosya kartları sayesinde, firmanızda PaperWork'ün uygulama alanlarını genişletmeniz mümkündür. Dosya kartları üzerinde tanımlayacağınız, veri alanları sayesinde, uygulamayı kendinize göre özelleştirebilir ve çeşitli bilgileri sistem üzerinde tutabilirsiniz.

Sınırsız sayıda çalışma alanı (workspace) tanımlanabilir. Bu çalışma alanları sayesinde o çalışma alanı ile ilgili bilgi ve dokümanlara ana arşivde arama yapmadan, hızlıca ulaşılır.
Arşivlenen doküman tipleri sistem tarafından otomatik olarak tanınır
Bilgisayarınızda bulunan MS Office belgelerinin özet bilgilerini (otomatik oluşturan) otomatik alarak sisteme atılır.
Sisteme eklenen dokümanlar ayıraçlar (Seperatör) ile gruplanabilir. Ayıraçlarlara not yazabilir ve bu notlar, aramalara dâhil edilir.
OCR 'ın daha başarılı olması için, dokümanın dilini seçilebilir.
Dokümanlara profil atanabilir.
Doküman bazında yetkilendirme yapılabilir
Dokümanlara yaşam döngüsü tanımlanabilir (Life Cycle) . Belirtilen sürenin sonunda, doküman sistemden otomatik olarak silinir
Dokümanların yeni versiyonlarını otomatik olarak oluşturulur, değiştirilir ve yeni hali sisteme atılır. (Check in/out)
Dokümanlar üzerinde istenildiği kadar not iliştirilebilir ve bu notlar içinde de arama yapılabilir.
Doküman bazında tarihçe(log) bulunur. Dokümanın kimin tarafından, ne zaman kaydedildiği, değiştirildiği kolay bir şekilde görülebilir.
Sisteme dâhil edilen bütün dokümanlar yetkiler dâhilinde, elektronik posta sihirbazı (e-mail) aracılığıyla kolay bir şekilde gönderilebilir
Sisteme dâhil edilen bütün dokümanlar yetkiler dâhilinde, faks gönderme sihirbazı aracılığıyla merkezi bir yapıda faks ile gönderilebilir.
Görüntü dokümanlarının (tiff,djvu,bmp,jpg),dokümanı açmadan, içeriğinde ne olduğunu gösteren, küçük görüntüleri(Thumbnail) vardır.
Dokümanlar arasında ilişki tanımlanabilir. İlişkili dokümanlardan herhangi birinin açılması durumunda, diğerlerinin de otomatik olarak açılması sağlanır.
Gelişmiş PaperWork görüntüleyicisi sayesinde her türlü görüntü (Tiff, bmp, jpeg, djvu, vb.) üzerinde büyütme, küçültme, çevirme, kesme, yapıştırma gibi işlemleri yapılabilir.
PaperWork görüntüleyicisi sayesinde görüntüler üzerinde belirteçler (Annotations) kullanılabilir;Not alanları (post-it),Damga (Stamp),Çizgi, Kutucuklar, Elipsler, Yazı yazabilme
Yapılan belirteçler ayrı bir katman olarak tutulur ve orijinal görüntüyü bozmaz. Aramalarda belirteçlerin içerikleri üzerinden arama yapılabilir. Yetkilendirme yapısı sayesinde istenen kullanıcılara gösterilir veya gizlenebilir.
PaperWork'e aktarılan taranmış dokümanlar karakter tanımlama (OCR) işleminden geçirilir ve içerik aramalarına otomatik olarak dâhil edilir (OCR yazılımı sunucu tabanlı olup kullanıcının herhangi bir işlem yapmasına gerek duymadan çalışır)
Gelişmiş mesajlaşma alt yapısı sayesinde, sistemde aktif olan kullanıcılara, mesaj atılabilir, dosya kartı ve doküman yollanabilir, Mesajların tarihçesi sistem üzerinde tutulur
Kullanıcıların sildiği bütün dokümanlar kendi geri dönüşüm kutusuna gider. Gerekli görüldüğünde, kullanıcı tarafından kurtarılabilir. Güvenlik sebebiyle, sistem yöneticisinin silinmesine onay vermediği dokümanlar silinemez.
Kullanıcı kendine ait dokümanları diğer kullanıcılardan bağımsız, dokümanlarım bölümünde özel olarak arşivleyebilir. Senkronizasyon özelliği sayesinde kendi makinesindeki herhangi bir klasörü senkronize ederek son hallerini sisteme atabilir.
Şirket içinde sıkça kullanılan doküman tiplerine (izin formu, toplantı tutanağı, vb.), sistemde taslaklarım bölümümden hızlıca ulaşılabilir
Kullanıcılar gelişmiş arama motoru aracılığıyla sistem dâhilinde kaydedilen ve yetkisi olan bütün dokümanlar üzerinden tam metin arama(full text) yapabilir. Arama sonuçlarını kaydedebilir ve daha sonra tekrar kullanabilir. Arama sonucunda gelen dokümanları tek tıkla açabilir.
Her türlü faks sunucusuyla bütünleşmiş olarak çalışabilir. Kuruma gelen bütün fakslar otomatik olarak arşive dâhil edilebilir. Gelen fakslar sahiplerine yönlendirilebilir.
Gelişmiş doküman akışı Docflow© ile evraklar kurum içerisinde dolaştırılabilir. Görsel bir tasarım aracı sayesinde kurum içindeki akışlar tasarlanır. Gerekli uyarı ve kontrol mekanizmaları eklenir. Bu yapıya dâhil edilen dokümanlarda gerekli uyarılarla kullanıcılar arasında dolaşabilir, tarihçesi incelenebilir ve akışta hangi safhada olduğu görülebilir. Beklemeler ve gecikmelerde otomatik uyarı mesajları ve elektronik postalar gönderilebilir.
PaperWork görüntüleyicisinin tarayıcı desteği sayesinde her kullanıcının makinesine bağlı olan tarayıcıyı, programdan çıkmadan ve ek lisansa ihtiyaç duymadan kullanabilir. (TWAIN ve ISIS desteği mevcuttur)
Sistem dâhilinde aramalarda kullanmak amacıyla sözlük yapısı mevcuttur. Kelimeler eş anlamları ile genel veya özel kullanım amacıyla sözlüğe dâhil edilebilir veya çıkartılabilir.
Elektronik imza altyapısı sayesinde dokümanlar şifrelenebilir ve yetkisi olmayanlardan gizlenebilir.
Her dilde sorunsuz çalışabilir. Sıralamalarda ve aramalarda diiler aynı anda kullanabilir.
V3 uyumlu LDAP sunucularla veya Microsoft Active Directory ile beraber çalışabilir.
Çoklu dil desteği. (Mevcut diller Türkçe, İngilizce) Yapısı gereği her türlü dil kolayca eklenebilir. Kullanıcılar istediği dili seçebilir ve sistem üzerinde birden fazla dil eş zamanlı olarak kullanılabilir.
Bütün Windows işletim sistemlerinde sorunsuz olarak çalışmaktadır.