Century

PaperWork Fiziksel Arşiv

 

GGSoft, finans sektörüne yönelik çözümlerine, PaperWork fiziksel arşiv yönetimi çözümü ile bir yenisini ekledi.

 

 

Özellikle bankalar gibi dağıtık yapıda çalışan kurumlar için özel olarak geliştirilen fiziksel arşiv yönetim çözümü, farklı lokasyonlarda bulunan arşivlerde ve farklı boyuttaki arşiv dolapların da arşivlenen, çesitli belgelerinin fiziksel olarak takibini ve yönetimini sağlamaktadır.Uygulama gelişmiş altyapısı ile binlerce kullanıcıya hizmet verecek şekilde tasarlanmıştır

Web tabanlı uygulama dağıtık yapıda bulunan kullanıcıların sisteme erişimini kolaylaştırmaktadır. Fiziksel arşive giren tüm belgeler, hatalı girişleri engellemek için fiziksel lokasyonları otomatik olarak kurallar dahilinde tanımlanarak barkod okuması ile içeri alınmaktadır. Bu işlemler esnasında çeşitli banka sistemlerinden indeks verisi okunabildiği gibi oluşan verilerin de çeşitli banka sistemlerini beslemesi sağlanmaktadır. İlgili arayüzlerden belgelerin nerede olduğu ile ilgili tüm aramalar, imha işlemleri , lokasyon değişiklikleri yapılabilmektedir. Sistem, banka genelinde yetkiler dahilinde arşivden belge ödünç alma işlemi, arşiv kullanıcılarının talepleri üzerine alıp, karşılayıp kapatabilmeleri gibi işlemleri gerçekleştirmektedir. Gerekli durumlarda talepler elektronik doküman olarak da karşılanabilmektedir. Yapılan tüm bu işlemler, detaylı olarak tarihçe olarak tutulmakta ve boş/doluluk oranları vs. raporlanabilmektedir.

Uygulama active directory destekli olup fiziksel arşiv uygulamasını kullanacak olan kullanıcıların yetkileri,arşivin bağlı olduğu departman tarafından active directory grupları üzerinden verilebilmektedir.

Genel Özellikler ;

• . Fiziksel arşiv kapasite durumu izlenebilmekte,
• . Fiziksel arşivde bulunan belgelerin sayıları belge türüne göre izlenebilmekte,
• . Banka dahilindeki birimlerin talep yoğunlukları raporlanabilmekte,
• . Değişik belge türleri için farklı lokasyonlar belirtilebilmekte,
• . Fiziksel arşivdeki belgelerin imha süreci yönetilebilmekte ve imha edilmiş olan belgelerin bilgilerine ulaşılabilmekte,
• . Active directory üzerinden Arşiv Yöneticisi, Arşiv kullanıcısı, Birim kullanıcısı vb istenen yetki grupları tanımlanarak kullanılabilmekte,
• . Banka dahilindeki uygulamayı kullanmaya yetkili personel tarafından arşivden fiziksel yada elektronik olarak belge talep edilebilmekte,
• . Talebin hazırlanması sürecinde her işlem adımında talebeden kullanıcı mail yoluyla bilgilendirilmekte (Talep arşiv kullanıcısı tarafından kabul edildi/Talep Üzerinde Çalışılıyor/Talep Kargoya Teslim Edildi vs),
• . Kullanıcılar kendi talep geçmişlerini görüntüleyebilmekte,
• . Zamanlanmış görev tanımlanabilme özelliği sayesinde arşiv kayıtlarının zaman içinde değişen özelliklerini değişik banka sistemlerinden sağladığı bilgi ile güncelleyebilmekte,
• . Fiziksel arşiv kullanıcılarının performansları takip edilebilmekte,
• . Arşiv Yöneticisi tarafında bir arşiv kullanıcısının üzerinde çalıştığı talep başka bir arşiv kullanıcısına atanabilmekte,
• . Arşiv Yöneticisi tarafında bir talep reddedilebilmekte,
• . Belge formatı versiyonu bilgisi sayesinde kaç müşterinin belirtilen versiyonda belgesinin olduğu takip edilebilmektedir.
•