Elektronik ya da basılı dokümanlar hemen her işletmenin kritik bileşenleridir. Bir doküman yönetim sisteminin avantajları ve günlük işleyişinize yansıyacak olası pozitif etkiler konusunda devamlı bir farkındalık yaratmanın sağlayacağı yararları açıklamaya çalışacağız.
Dünya çapında ofisleri bulunan ya da sınırlı sayıda çalışana sahip, büyük ya da küçük ölçekli tüm kuruluşlar, dokümanlarını yapısal bir biçimde yönetmek, düzenlemek ve korumak zorunda.
Doküman yönetim sistemlerinin yararları saymakla bitmez. Eğer düzgün şekilde kullanılırsa işletmenizin genel işleyişini iyileştirebilir, giderlerinizi düşürebilir, üretkenliği artırabilir, dokümanlarınızı güvence altına alabilir, iş birliğini geliştirebilir, uyum düzeyini yükseltebilir ve hepsinden önemlisi, bütünüyle dijitalleşmiş bir çalışma alanına geçmenizi sağlayabilir.
Bir doküman yönetim sistemi özünde dijital dokümanları kaydeden, erişim sağlayan ve dağıtan bir yazılım türüdür. En basit tanımıyla çalışanlarınız, müşterileriniz ve bayilerinize gereksinim duydukları bilgileri hızlı ve basit bir şekilde ulaştırmanıza, verimsizliği en aza indirgemenize ve işletme hedeflerinizi gerçekleştirmenize olanak tanır.
Çoğu iş insanının bildiği üzere herhangi bir işletmeyi her zaman temiz ve düzenli tutmak oldukça zordur; dolayısıyla bir şirketin olabilecek en düzenli şekilde çalışmasını sağlayan sistemlere her zaman ihtiyaç duyulmuştur.
Oysa yapılan araştırmalar dünya çapındaki birkaç büyük işletmenin şirket yönetiminde yaşanan gereksiz zaman ve para kayıpları nedeniyle kayda değer finansal zarara uğradığını gösteriyor.İyi haber şu ki bir işletmenin olabilecek en pürüzsüz şekilde faaliyet göstermesini olanaklı kılan güncel çevrimiçi doküman yönetim yazılımlarından herhangi birine geçiş yaparak bu tür ofis risklerinden kurtulmak mümkün.
Bu yazıda doküman yönetim sisteminin ne olduğunu anlatacak ve bu sistemlerin işletme süreçlerinizin iyileştirilmesindeki en önemli 15 katkısını tartışacağız.
DYS Nedir?
Doküman yönetim sistemi, bir şirketin günlük bazda kullandığı tüm dokümanların düzenlenmesi, depolanması ve erişilmesine olanak tanıyan bir sistemdir. Dijitalleştirilen dokümanların üretimden dağıtıma tüm yaşam döngüsünü yönetmenize olanak tanır.
Kâğıtsız ofisler yaratmanın yanı sıra kurumsal işleyişinizi bir düzene oturtmanıza ve önemli ticari faaliyetlerinizi ölçeklendirmenize yardımcı olur.
Bu sistem çeşitli kaynaklardan gelen tüm dokümanların sonunda dijital bir havuzda arşivlenmesi ya da çeşitli saklama yönetmelikleri gereğince imha edilmesiyle, herhangi bir dijital işletmenin temel çözümü olarak düşünülmelidir.
Bir Doküman Yönetim Sisteminin Sağlayacağı En Önemli 15 Avantaj
Tüm doküman yönetim çözümleri birbirinin aynısı değildir. İyi tasarlanmış bir platformun hangi unsurlardan oluştuğunu anlamak küçük, orta ve büyük ölçekli tüm modern kuruluşlar için can alıcı bir noktadır. Bir doküman yönetim sistemine yatırım yapmak ve kâğıt dokümanlarınızı dijitalleştirmek yalnızca yatırımınızın size iyi bir şekilde dönmesini sağlamakla kalmaz, aynı zamanda prosedürler ve iş akışını optimize ederek işletmenizin gelişmesine yardımcı olacak sağlam bir temel yaratmanıza olanak tanır.
İşte doküman yönetim sistemlerinin ilginizi çekebilecek bazı avantajları:
1. Daha Az Fiziksel Alan
Fiziksel kayıt bulundurmak fazlaca depolama alanı, bakım, dolap ve benzeri kaynaklar gerektirir. Tüm bu maliyetler dijital dünyaya geçiş sonrasında eskisiyle kıyaslanamayacak ölçüde düşer.
Bir araştırmaya göre fiziksel doküman depolama alanı genel ofis alanının neredeyse %15’ini kapsıyor. ABD’deki ortalama bir ofisin metrekare başına 3000 dolarlık maliyeti olduğu düşünülürse, yalnızca depolama alanına epeyce büyük bir miktar harcandığı görülüyor.
Günümüzün dijital dünyasında, dijital doküman arşivleme çok daha düşük maliyetli ve kullanışlı bir çözüm.
2. İşletme Masraflarının Azalması
Modern işletmeler sürekli masraflarını düşürmenin yollarını arar. Kâğıt dokümanlardan vazgeçerek dijitalleşmek ve bir sistem uygulamak bu hedefe ulaşılmasına yardımcı olur.
Bir DYS doğru şekilde kullanıldığında işletmelerin bir daha asla doküman kaybetmemesine, dokümanlara daha hızlı erişmesine, korumasına ve departmanlar arasında paylaşmasına olanak sağlayabilir.
Son araştırmalar bir dokümanı klasörlemenin yaklaşık 20 dolar, yanlış dosyalanan bir dokümanı bulmanın 120 dolar, kayıp bir dokümanın yerine yenisi koymanın ise 220 dolar maliyeti olduğunu gösteriyor.
Doküman yönetim platformunuzda bir arama özelliği bulunuyorsa bu masraflar fazlasıyla azalır ve doküman bulma süreci dolaysız ve hızlı bir şekilde gerçekleşir.
3. Daha Kolay Versiyon Denetimi
Başka bir iş arkadaşınızın yanlışlıkla bir doküman üzerinde yaptığınız değişikliklerin üzerine ekleme yapması şimdiye dek kaç kez başınıza geldi? Ya da kaç kez bir dokümanın eski versiyonuna bakarak işletmenizle ilgili bir karar aldınız?
Doküman versiyon denetimi, bir doküman yönetim stratejisinin kilit bileşenlerinden biridir. Denetim olmazsa işletmenize düzensizlik hâkim olur.
Bir sisteme geçiş yapmanın en kayda değer yararlarından biri, her zaman dokümanın en son versiyonu üzerinde çalışmanızı garantilemesidir. Bu sistemlerde dokümanlarda yapılan eşzamanlı değişikliklere izin verilmez; yani diğer bir deyişle birisi üzerinde güncelleme yaparken doküman kilitlenir.
Dahası, doküman yönetim sistemleri doküman versiyonlarını yerleşik parametrelere bağlı olacak şekilde otomatik olarak numaralandırır.
4. Güvenlik Artışı
Bilgilerde eksiklik bulunması ya da hassas bilgilerin açığa çıkması bir şirketin başarısı üzerinde büyük bir etki yaratabildiğinden, doküman güvenliği ana başlıklardan biridir.
Çeşitli nedenlerle basılı dokümanlar yanlış ellere düşebilir, yanlış yere koyulabilir ve hatta yanlışlıkla yok edilebilir. Öte yandan, dijitalleştirilmiş dokümanların düzgün bir şekilde saklanıp işlenebilmesi için bariz ve belirli işlemler gerekir.
Saygın çözümler genellikle şifrelemeden filigranlara, dijital haklar yönetiminden erişimi yalnızca yetkilendirilmiş rollerle sınırlandırmaya kadar doküman güvenliğinin tüm evreleri için bir özellik barındırır.
5. Verimli İş Birliği
Doküman yönetim sistemleri iş birliği, görünürlük ve erişilebilirlik sağlar. Sonuç olarak hem işletme içinde hem de ikinci taraflarla yapılan iş birliğini kolaylaştırır.
Çoğu çözüm, kolay ya da karmaşık olabilecek çeşitli iş birliği yöntemleri sunar.
Çalışanlar dokümana bir bağlantı ekleyerek, yorum yaparak ve işlemde bulunarak kolaylıkla iş birliği yapabilirler. Kullanıcılar iş birliğini pekiştirmek üzere, eklenen doküman üzerinde gerçek zamanlı olarak birlikte çalışabilir, metinleri düzenleyebilir ya da notlar ekleyebilirler.
6. Kolay Erişim
İnsanlar artık dünyanın herhangi bir yerinden çalışabiliyor ve bu nedenle firmalar için çalışma dokümanlarına anlık erişimi sağlama zorunluluğu doğuyor.
Bir doküman yönetim sistemi kullanmanın en kayda değer avantajlarından biri, kullanıcının istenen materyali elinin altında bulundurmasına olanak tanımasıdır.
7. Mevzuata Uygunluk
Endüstri ve iş alanına bağlı olarak, işletmeler çeşitli yasa ve düzenlemelere uymak zorundadır.
Kullanacağınız sağlam bir sistem, şirketinizin KVKK gibi kurallara uymasına yardımcı olur ve dokümanların açıkça tanımlanmış bir stratejiye uygun şekilde depolanmasını sağlar.
8. Doküman Odaklı Süreçlerin Düzenlenmesi
Dokümanların yönetimi ve dijitalleştirilmesi, dijital doküman akışının benimsenmesinde en önemli bileşen ya da kriterlerden ikisidir.
Çoğu işletme gündelik işleyişini sürdürebilmek için yüzlerce, hatta binlerce dokümana gereksinim duyar. Bu dokümanlar çoğunlukla onay, imza ve değişiklikler için departmanlar, çalışanlar, müşteriler ve tedarikçiler arasında gidip gelir.
Doküman odaklı eylemleri basitleştirmek için bir doküman yönetim sistemi kullanmak, şirket işleyişinizde kayda değer avantajlar sağlayabilir.
9. Gelişmiş Doküman İndeksleme Süreci
Doküman indeksleme, daha sonra kolaylıkla aranıp bulunabilmeleri için dokümanları çeşitli biçimlerde etiketleme sürecidir.
İyi bir doküman yönetim uygulamasının en önemli avantajlarından biri indeks oluşturmasıdır.
Her işletme farklıdır ve hangi indeksleme kriterlerinin uygulanacağı, yeni dijital verilerinizden en iyi şekilde yararlanmanızı sağlayan yaşamsal bir karardır.
10. Kolay Veri Yakalama
Bazı çözümler, dijitalleşme basamağındayken taratılan bir dokümandan kritik bilgilerin çekilmesine olanak tanıyan karmaşık bir veri yakalama modülü içerir.
Olabilecek en doğru sonuçların elde edilebilmesi için bu yakalama süreci yapay zekâ becerileriyle desteklenir.
11. Diğer Sistemlerle Entegrasyon
Dokümanlar bir DYS dâhilinde kaydedildiğinde diğer uygulamalar tarafından da erişilir hale getirilebilir.
Eğer bir dokümanın yeni bir forma dönüştürülmesine ihtiyacınız varsa ya da sisteminize kaydedildikten sonra erişim izni gerektiren bir dokümanla çalışıyorsanız bu büyük bir avantajdır.
12. Gelişmiş Arama
Dokümanları hızlıca tanımlama kapasitesi çalışanların gündelik görevlerinde en faza önem taşıyan özellik.
Çoğu çözümlerde, çalışanların daha önce toplanan verilere, üst verilere ve eklerde bulunan bilgilere dayanarak doküman aramasına olanak tanıyan güçlü ve kapsamlı bir arama özelliği bulunuyor.
13. Daha Sağlam Yedekler
İşletmelerin doğal afetler, yangınlar ve diğer kazalar nedeniyle önemli dokümanları kaybetmesine ilişkin birçok hikâye duyuyoruz.
Merkezi depolama, dijitalleştirme, arşivleme ve benzeri özellikleri bulunan bir DYS, beklenmedik bir olay yaşanması durumunda gelişmiş yedekleme ve kurtarma çözümleri sunar.
14. Denetleme Geçmişi
DYS dâhilindeki dokümanları yaşam döngüsü süresince yönetebilmek kritik önem taşıyor. Yapılan tüm işlemlerin tam geçmişini görüntülemek en önemli işlemlerden birisi. Bu özellik DYS içindeki bir dokümanı kimin okuduğunu, iyileştirmelerde bulunduğunu, ekleri indirdiğini ve benzeri ayrıntıları görmenize olanak tanır.
15. Çevreci Çözümler
Bir DYS ofisinizdeki kâğıt gereksinimini azaltarak işletmenizi daha çevreci hale getirir. DYS sayesinde her yıl 3 trilyonu aşkın ağaç kurtarırsınız. Yeşil bir ofis gelecek nesillerin tercih edeceği bir şirkettir.
