Dijital Dönüşüm Neden Gerekli?

Dijital Dönüşüm Nedir?

En sade tarifi ile dijital dönüşüm işinizi daha verimli ve etkin yapabilmek, kazanımları artırabilmek için teknolojiyi kullanmanızdır.

Bu kısımda asıl dikkati çekmek istediğim nokta ‘Dijitalleşme’ ve ‘Dijital Dönüşüm’ (Digital Transformation) tabirleri sıklıkla birbiri yerine kullanılmakta, eş anlamlı olarak değerlendirilmekte. Oysa arada ince de olsa bir fark var. ‘Dijitalleşme’ işinizi yaparken kullandığınız araçları dijital olanlar arasından seçmek, kullandığınız aygıtları dijitalleştirmek iken ‘Dijital Dönüşüm’ ise daha çok işin kültürel boyutundaki değişikliği nesne olarak alır. Aslında buna evrimleşmek demek hata olmaz. ‘Dijital Dönüşüm’ organizasyon yapınızı, işinizi yapış şeklinizi, iş süreçlerinizi, çalışanlarınızı ve yeteneklerini geliştirmek, daha iyi sonuçlar verecek şekilde yeniden tasarlamak demektir.

Neden ‘Dijital Dönüşüm’?

Sırrı tarifinde gizli olan kazanım, basit olarak ‘iyileşme’. 

Pandemi şartları bize çalışanlarımıza ne kadar itina ile yaklaşmamız gerektiğini, imkanlarını ve/veya seçeneklerin çoğaltmak içi stratejimizi gözden geçirmemiz, bu alana daha fazla yatırım yapmayı göze almamız gerektiğini çok iyi öğretti. 

İşimizin devamlılığı ve çalışanlarımızın fiziksel güvenliğini sürdürebilmek adına teknolojinin sağladığı imkanları devreye sokmak mecburiyetinde kaldık. Normal şartlar altında devreye almak için çok da istekli olmadığımız evden/uzaktan/mobil çalışma şartlarını biraz da zorla olsa kullanmış olmak bu alandaki cesaretimizi de yükseltti. Çoğu çok çalışanlı firma bu uygulamayı standart hale getirmek ve bazı fiziksel iş ortamlarını kapatmak kararı aldı. Bunu sadece pandemi şartlarının dayattığı zorlama ile yapmadılar, daha az maliyetle aynı ya da daha üstün seviyede verimlilik sağlanabildiğini keşfettiler ve öğrenimlerini pratiğe geçirdiler.

Dijital Dönüşümü nasıl gerçekleştirebiliriz?

Yine girişte kullandığımız sade tanımdan yola çıkarak konuya giriş yapmak gerekirse, tanım gereği ilk odaklanılan alan ‘teknoloji’ yani sistemler ve yazılım varlıkları oluyor. Bu odak noktasının yarattığı refleks ile hemen yazılım paketleri ve/veya sistemleri arayışına giriyoruz. Teknolojiyi devreye soktuğumuzda doğal takip edeni olarak dijital dönüşümün arkasından itirazsız, direnmeden geleceğini kabul ediyoruz.

Keşke bu kadar kolay olsaydı. O zaman bir reçete çözüm oluşturabilir ve uygulamaları için tüm kurumlara önerebilirdik.

Bu noktada benim önerim McKinsey’in yedi ‘S’ modeli olacak.

Şekil 1 McKinsey 7 S Modeli

Yaklaşımınızı belirlerken uğramanız gereken yedi istasyon olarak düşünebilirsiniz bu ‘S’ leri. Bunları ‘Dijital Dönüşüm’ diline çevirip sıraya koyarsak;

Şekil 2 Dijital Dönüşüm dilinden McKinsey 'S' leri

Akışı bir özetlemek gerekirse, işe ‘Dijital Dönüşüm Stratejisi’ oluşturmak ile başlamak, mevcut organizasyon yapısını (hiyerarşik, yatay, matris), çalışanlarımızın ve yetenek setlerinin bu strateji ile uyumunu kontrol edip farkları belirlemeli. Bu farkı kapatmak için kurum kültürünü nasıl şekillendirmemiz gerektiğini hesap etmeli, organizasyonumuzu yeniden tasarlamalı, iş süreçlerimizi yeni yapıya uyumlu hale getirecek şekilde yeniden yapılandırmalıyız. Çıkan bu tasarıma uygun teknolojiyi en son aşamada araştırmaya başlamalıyız.

Dijital Dönüşüm girişimleri neden başarısız olur?

Başarısız olan girişimlerin sayısının hedefine varanlardan daha fazla olması (Forbes’in yaptığı bir araştırma sonucuna göre girişimlerin %70’ı başarısız oluyor) aklımıza ‘Neden?’ sorusunu otomatik olarak getiriyor.

Sebeplerden en büyüğü kurumların bir strateji oluşturmadan işe soyunmaları. Teknolojiyi değiştirmekle görevi tamamlayacağını düşünen kurumlar sadece teknoloji boyutuna odaklanıyorlar. Elinde sihirli değnek tutan paket programı ya da sistem entegratörünü bulmaya çalışıyorlar, tüm enerjilerini bu göreve odaklıyorlar. Bulduklarını düşündüklerinde sihirli dokunuşun gerçekleşmesi ve bir anda tüm sorunlarının çözülmüş olmasını diliyorlar. Hani derler ya “söylemesi yapmasından kolay”, bunu söylemek bile zormuş. Söylemesi ve inanması bile zor olsa da bu kalıbı takip eden kurum sayısı o kadar fazla ki, insan şaşırmadan edemiyor.

Forbes’in araştırmasına göre sayılan tüm sebepler bir şekilde yukarıda bahsini açtığımız strateji yokluğu sendromu ile ilişkileniyor:

1. Verinin çok büyümesi ve dağıtık hale gelmesi nedeni ile yönetimini etkili bir şekilde yapamamak. Bulut sistemlere ve yerleşik sistemlere dağılmış, geniş boyutlu veriyi operasyonel verimliliğin ihtiyaç duyduğu anda, ihtiyaç duyduğu yere servi edememek.
2. Girişimlerin amaçlarını ve uygulanış yöntemlerini kuruma hazmettirememek. Sorumluluk matrisini ve görev dağılımını uygun bir şekilde oluşturamamak.
3. Organizasyonel Değişiklik Yönetimi yapısını oluşturmadan ilerlemeye çalışmak. Yeni teknolojiyi, bozuk ya da yetersiz alt yapı üzerine inşa etmeye ve/veya işletmeye çalışmak.
4. Çalışanların değişime direncini yönetememek. Kültürel değişimin gerektirdiği adımları hesaplamamak, atmamak.
5. Değişimin operasyon üzerindeki etkilerini öngörememek. Son kullanıcı tecrübesindeki etkileri yok saymak. Müşteri memnuniyetini odaktan çıkarmış olmak yolu ile müşteri memnuniyetsizliğine ve kaybına uygun zemin oluşturmak.
6. Dönüşüm projesinin hedeflerini net bir şekilde belirlememiş olmak ve/veya paydaşlarla doğru iletişimini yapamamış olmak.
7. Dönüşüm hedeflerini departmanların performans hedeflerine indirmemiş olmak. Takımların hedeflerini koordine edememek.
8. ‘Dijitalleşme’ ile ‘Dijital Dönüşüm’ kavramlarını birbiri ile karıştırıyor olmak.
9. Güncelliğini yitirmiş teknik donanımı kullanmaya devam etmekte ısrar etmek.
10. Adanmışlık olmaması. Özellikle liderlik ekibinde inanç ve adanmışlık olmaması.
11. Anlık, geçici başarısızlık olasılıklarını, risklerini üstlenememek nedeni ile girişimde bulunamamak.
12. Çalışanların yetenek setlerini uygun şekilde genişletmemiş, geliştirmemiş olmak.
13. Faydalarını dev aynasında görmüş olmak, maliyetleri hafife almış olmak.

Sonuç olarak aslında yukarıda listelenmiş tüm maddeler, esasen dönüşüm girişimlerinin meseleyi tek boyutlu, sığ bir yaklaşım ile ele almış olmasından kaynaklanır. 

Değişimi ciddiye almanız tüm boyutlarını görmeye çalışmanız ve planlamanız gerekir. Çünkü iş süreçlerinizi, kurumsal kültürünüzü ve çalışanlarınızı yok sayarsanız, bunlarda meydana gelecek değişimleri önemsemezseniz üzgünüm ki girişiminiz Forbes araştırmasının başarısızlık istatistiğine katkıda bulunmuş olmaktan öteye gidemeyecektir.

İlhan Kesken

PMP, Proje Ofisi Yöneticisi