Ay sonu, dönem sonu ve yıl sonu gibi yoğun dönemlerde, faturaların onay işlemlerinin tamamlanması, satın alma siparişleri ile eşleşerek kontrollerinin yapılması uzun zaman alır ve hataya açıktır

Faturalar sizi değil, siz faturaları yönetin!

Elektronik faturanın kullanımı her geçen gün artıyor. Ancak gerekli alt yapıya sahip olmayan kurumlar, elektronik faturanın nimetlerinden faydalanamamaktadır. Çoğu işletme, e faturayı aldıktan sonra yazıcıdan çıktısını alıp, masa masa dolaştırıp onay işlemlerini tamamlamaya çalışmaktadır. Bu çalışma şekli, süreçlerin çok uzamasına, faturaların kaybolmasına, mükerrer işlemlerin yapılmasına sebep olmaktadır. Sahip olduğumuz insan gücünden en üst düzeyde yaralanmamızı imkansız hale getirmektedir. PaperWork® fatura çözümü, kağıt faturaları ve e-faturaları sürece sokar, onay işlemlerini tamamlar ve arşivler. İade edilen faturaları tespit eder. Sürece dahil ederek, iade edilmesindeki sorunu ortadan kaldırarak tekrar faturalanmasını sağlar

 

Her ortamdan onay işleri hızlandırır;

Kullanıcılar istedikleri ortamdan işlem yaparlar, işler aksamaz. Hatalar ortadan kalkar. Yoğunluk azalır

  • Gelen e posta üzerindeki onay linkine tıklayarak
  • Mobil uygulamadan (Native Mobil)
  • Web uygulamadan (HTML5)
  • SAP içinde çalışan PaperWork iş akışı modülünden

PepsiCo fatura onay izle > > >

 

Fatura ve eklerine ister webden, ister mobilden kolayca ulaşın 

Fatura ve ekleri merkezi olarak arşivlenir. Güçlü arama motoru,  faturalara ihtiyacınız olduğu anda ulaşmanızı sağlar. Hatalar azalır, işlem süreleri kısalır

Kolay, hızlı ve esnek 

Akış tasarım aracımız ile çizerek fatura onay sürecini kolayca tasarlayın. İstediğiniz kadar kural tanımlayın, işler otomatik ilerlesin. Sürecin her adımını takip edin. Tek tıklama işin kimde ne kadar süredir beklediğini görün.  İşlemler tamamlandığında, PaperWork ERP sistemine bağlanır, ödeme emrini yaratır, faturayı masraf merkezlerine dağıtarak, ERP'ye aktarır

 

Özellikler

  • E fatura entegratörleri ile entegre çalışır. E fatura bilgileri otomatik alınır
  • Fiziksel faturalar ise ya manuel olarak taranıp bilgiler doldurulur ya da fatura işleme uygulaması ile OCR işleminden geçirilip sisteme alınır
  • PW İş akışı motoru ile çok karmaşık süreçleri bile uyarlamak çok kolay
  • Kural motoru,süreç içerisinde faturaların otomatik dağıtımı için sınırsız miktarda kural tanımlanmasını sağlar
  • Sistem verilen VKN listelerine göre ödeme gününü saptar. Tedarikçiye e posta ile bildirir. ERP sistemine bağlanarak ödeme emri yaratır
  • Fatura üzerinde satın alma numarası varsa , ERP sisteminden kontrol eder
  • Faturaların sistem üzerinde arşivlenmesi ve yetkiler dahilinde paylaşılması
  • VKN listelerine göre otomatik dağıtım
  • İşlem adımlarına hedef süre verilmesi ve süre aşım raporu ile takip edilmesi
  • Fatura üzerindeki verileri kullanarak otomatik yönlendirme

Faturaları, akıllı e-postadan onaylayın

PaperWork'ün Native mobile uygulamasını ya da web uygulamasını açmadan, gelen e posta üzerinden de faturalarla ilgili işlem yapmak mümkündür. İş akışı tarafından otomatik olarak gönderilen akıllı onay postasında fatura bilgileri, fatura belgesi ve işlem linkleri yer alır. Kullanıcı hangi linke tıklarsa, iş akışı o adıma yönlenir. Ofis dışında da işler beklemez, süreç tıkanmaz.

İş zekası modülümüzün sağladığı rapor ve gösterge panoları ile süreç performansını anlık takip edin

Detaylı analizler, fatura onay iş akışının baştan sona incelenmesini sağlar. İşlemlerin ne kadar sürede yapıldığı ve nerelerde takıldığı gibi bilgilere hemen erişilebilir olması, süreci iyileştirme fırsatı yaratır


Fatura onay süreci, iş yükü dağılımı ve KPI performans durumu
İşlemi devam eden faturalar