Yapay zeka destekli süreç analitiği
PaperWork Süreç Analitiği çalışan süreçleri 100’den fazla metrikle izler. Zaman kaybının nerede oluştuğunu, işlerin neden biriktiğini ve hangi KPI’ların risk altında olduğunu yapay zeka ile açıklar. Yönetim, hangi konuya önce müdahale edilmesi gerektiğini görür; alınan karar aynı platformda göreve veya iyileştirme sürecine dönüşür.
İşin bilgisini, sorumlusunu ve sonraki adımını aynı platformda görün.
Örnek satınalma süreci 20,5 saatte tamamlanıyor; bunun 18 saati yönetici onayında bekleyerek geçiyor. Animasyon, zaman kaybının hangi adımda oluştuğunu gösteriyor.
Günlük çalışma
Bir sürecin dijital ortamda çalışması, verimli çalıştığı anlamına gelmez. Onaylar alınırken bekleme büyüyebilir, işler ekipler arasında geri dönebilir ve termin riski rapor günü geldiğinde fark edilebilir.
PaperWork, çalışan süreçte izlenen yolları gösterir; tekrarlanan adımlar ve gereksiz geri dönüşler görünür hale gelir.
Bekleme süresini, açık iş sayısını ve ekiplerin üzerindeki yükü birlikte izler. İşler belirli bir onaycıda birikmeye başladığında süreç sahibi uyarılır.
Gecikmenin oluştuğu adımı, o adımdaki iş yükünü ve sürecin izlediği yolu birlikte değerlendirir. Böylece yönetim yalnızca sorunu değil, olası nedeni de görür.
Termin ve KPI eşiklerini sürekli kontrol eder. Gecikme riski oluşan işi, dönem sonu raporunu beklemeden sorumlu kişiye bildirir.
Hangi adımın en fazla zaman kaybettirdiğini gösterir. Otomasyon ve kapasite yatırımları, etkisi en yüksek noktaya yönlendirilir.
Yapay zeka önerisi, yönetici onayından sonra sorumlusu ve hedef tarihi belirlenmiş bir göreve veya iyileştirme sürecine dönüşür.
Süreç sahibi Bu hafta
Görsellerdeki kayıtlar ve değerler temsilidir.
Analiz yaklaşımı
PaperWork, süreçteki hareketleri yönetimin yanıt aradığı sorulara göre yorumlar: Nerede zaman kaybediyoruz, neden gecikiyoruz ve önce hangi konuya müdahale etmeliyiz?
Tasarlanan iş akışıyla çalışanların ve sistemlerin gerçekte izlediği yolu karşılaştırın.
Bekleme süresini aynı adımdaki açık işler ve ekiplerin iş yüküyle karşılaştırın.
Kararı görev olarak başlatın; sorumluyu, hedef tarihi ve elde edilen sonucu aynı kayıt üzerinden izleyin.
Süreç sahibi Bu hafta
Görsellerdeki kayıtlar ve değerler temsilidir.
Ölçüm kapsamı
PaperWork; süre, iş yükü, KPI, termin, hata ve süreç yolu bilgilerini birlikte değerlendirir. Yönetim, birbirinden kopuk raporlar arasında bağlantı kurmak zorunda kalmaz.
Görsellerdeki kayıtlar ve değerler temsilidir.
Kazanımlar
Yönetim, ay sonu raporunda ne olduğunu görmekle yetinmez. Gecikme ve KPI riski oluşurken uyarı alır, öneriyi göreve dönüştürür ve alınan kararın işe yarayıp yaramadığını aynı göstergelerden izler.
Operasyon, kalite ve yönetim ekipleri aynı veriye bakar. Toplantılar farklı raporları uzlaştırmakla başlamaz.
Darboğaz, KPI sapması veya termin riski eşik aşıldığında görünür olur; sorun büyümeden sorumlu ekip haberdar edilir.
Hangi adımın kaldırılacağına ya da otomasyona alınacağına sezgiyle değil, süreç üzerindeki etkisine bakılarak karar verilir.
Aksiyon öncesi ve sonrası toplam tamamlanma süresi, iş yükü ve risk değerleri karşılaştırılır. İyileştirmenin karşılığı görülür.
Görsellerdeki kayıtlar ve değerler temsilidir.
Platform ilişkisi
PaperWork üzerinde çalışan süreçlerin adımları, bekleme süreleri, termin bilgileri, görevleri ve ilgili belgeleri doğrudan analiz edilir. Ayrı bir sisteme veri taşınmaz. Bir sorun bulunduğunda bildirim, görev veya iyileştirme süreci yine PaperWork üzerinde başlatılır.
Süreçte ne oldu, neden oldu ve ne yapılmalı?
Klasik rapor belirli göstergeleri geçmiş dönem için sunar. Process Intelligence süreçte izlenen yolu, beklemeleri, geri dönüşleri ve iş yükünü birlikte değerlendirir. Olası nedenleri onu destekleyen verilerle açıklar; değerlendirilmiş bir bulgunun iyileştirme aksiyonuna dönüşmesini destekler.
Darboğaz, sapma, hata yoğunluğu, KPI ve termin riski gibi sinyalleri yorumlar. Bulguların hangi verilere dayandığını gösterir, iyileştirme önerileri sunar ve paylaşılabilir bir süreç analiz dokümanı oluşturur. Öneriler, ilgili kayıtlarla birlikte kullanıcının değerlendirmesine sunulur.
Geçmiş süreç verisiyle senaryo çalıştırılarak adım azaltma, farklı yönlendirme veya otomasyon kararının tamamlanma süresi, iş yükü ve risk üzerindeki olası etkisi karşılaştırılır. Sonuçlar, senaryonun varsayımlarına bağlı tahminlerdir; gerçekleşmiş sonuç olarak değerlendirilmez.
Değerlendirilen öneri, PaperWork üzerinde görev, bildirim veya yeni bir iş akışı olarak başlatılır. Sorumlu kişi, termin ve izlenecek KPI aynı kayıt üzerinde tutulur. İyileştirme uygulandıktan sonra sonuç aynı göstergeler üzerinden yeniden ölçülür.
CIO ve operasyon yöneticileri genel süreç sağlığını izler. Kalite ve sürekli iyileştirme ekipleri olası nedenleri inceler ve aksiyonları takip eder. Süreç sahipleri kendi akışlarındaki iş yükünü, hedef sürelere uyumu ve sapmaları görür.
Bir süreç örneği üzerinden bekleme noktalarını, kök neden olasılıklarını ve iyileştirme adımlarını birlikte değerlendirelim.
