| Canan Ünverdi – Müşteri Hizmetleri Yöneticisi |
Endüstri 4.0 ile ivme kazanan Dijital Dönüşüm karşı konulmaz bir şekilde ilerliyor.
Önümüzdeki dönemde, kurumların ve çalışanların başarısını, değişime adaptasyonları belirliyor olacak.
Verimliliğini, rekabet yeteneğini ve gelirini artırmak isteyen bir kurum, değişim ihtiyacının sebeplerini belirlemeli, vizyonunu oluşturmalı, kısa ve uzun vadeli hedeflerle yola çıkmalıdır.
Kurumun süreçlerini dijitalleştirmesi, işlerin takibini, verimini artıracak; alınacak raporlarla süreçlerde iyileşmesi gereken noktalar kolayca tespit edilecek, tüm bunlar maliyetlerin düşmesini kar oranının artmasını sağlayacaktır.
Bir BPM yazılım aracı alıp süreçleri dijitalleştirmekle bu işi çözebilir miyiz?
Başlangıç noktası olarak doğru BPM aracıyla işe başlamak şart, ancak size başarıyı getirecek olan, elinizdeki aracın, kurumun çalışanları tarafından sahiplenilmesi olacaktır.
Kurumda başlatılacak olan yeni iş yapış tarzının kurumun çalışanları tarafından benimsenmesini sağlamak da planlı bir ‘Değişim Yönetimi’ ile mümkündür.
Peki Değişim Yönetimine nereden başlayalım? Direktörler ve Takım Liderleriyle, çalışanların adaptasyonunu kolaylaştıracak ve onları motive edecek yöntemleri nasıl belirleyelim? Daha da önemlisi, yeni iş yapış biçimini benimsemede zorlanan personele doğru yaklaşım nedir?
Gelin birlikte bakalım.
BPM Aracını Değil, Çalışana Sağlayacağı Yararları Anlatın
Bu her zaman Pazarlama ve Satış’ın ilk dersidir: müşteri sizin ürününüzle ya da şirketinizle ilgilenmez, ürünün kendisine sağlayacağı faydayla ve kurumu nasıl etkileyeceğiyle ilgilenir. Onun için bir ürünü satmak istiyorsanız, faydalarını satmalısınız, ürünü değil.
Bu Dijital Dönüşüm sürecinde kurumun Lider Ekibine düşen görev, yeni iş yapma tarzının çalışanlara ve kuruma ne fayda sağlayacağını, işlerini nasıl kolaylaştıracağını, sonuçta bu değişimden herkesin nasıl yararlanacağını anlatan bir İletişim Planı oluşturmak ve uygulamaktır.
BPM Yazılım Aracı Seçimini Ekibinizle Yapın:
İş Birimlerinden, BT bölümünüzden oluşturacağınız bir ekiple seçtiğiniz BPM araçlarını inceleyin. Tam olarak ihtiyacınız olan işlevselliğe sahip görünen bir ürün bulsanız bile, kullanım kolaylığı yoksa kurumunuz için verimsiz bir seçim olacaktır. Ekip, ürünün demosunu inceleyip, her biri kendi görüş açısından personelin kullanımı konusunda bir fikir verecek ve BPM aracınızı seçiminize yardımcı olacaktır.
BPM Yazılım Aracı Eğitimini Personel Profiline Göre Ayarlayın:
Her ne kadar kullanımı kolay görünse de, yeni bir yazılım aracına personelin adaptasyonu için eğitim verilmesi gerektiğini unutmayın. Tek bir eğitimle tüm kullanıcıları eğitmek yerine, personelin profiline göre oluşturacağınız sınıflara yönelik vereceğiniz eğitimler çok daha verimli olacaktır.
Kurum içinde ‘Eğiticiler’ yetiştirin. Bu Eğiticilerin, ihtiyaç oldukça içeride eğitim vermesi için gerekli organizasyonu yapın.
Kurum İçinde Etkili İletişimi Olan Çalışanlarınıza Anahtar Rol Verin:
İlk olarak, kurum içinde bölümler arası iletişimi yüksek, sözü dinlenen, saygı duyulan kullanıcılarla çalışın. Bu tür kullanıcılar çevrelerindeki çalışanları etkilediği için, çoğunlukla, yaptıkları diğerleri tarafından izlenir. Onların yeni aracı sahiplenmesi, kullanması, yararlarından söz ediyor olması çevresindekileri de kullanıma özendirecek, daha fazla kullanıcı, yeni aracı sahiplenecek ve bu da kurumunuzun değişime adaptasyonunu hızlandıracaktır.
Kısa Vadede Hayata Geçecek Pilot Uygulamalar Planlayın:
Çevik bir yaklaşımla kısa vadede hayata geçebilecek bir kaç süreç belirleyin, proje planınızı yapın ve uygulayın. Yönetim Kademesi olarak bu projeye ne kadar önem verdiğinizin, plana ne kadar sadık kaldığınızın kurum çalışanları tarafından izleniyor olacağını unutmayın ve ilk pilot projelerin başarılı bir şekilde kullanıma alınmasını kurumunuzda duyurun.
Başarıyı Görür Görmez Kutlayın:
Değişimi sahiplenen İş Biriminin başarısını kurum içinde kutlayın.
“Pazarlama Bölümü geçen ay hayata geçirdiği yeni iş akışıyla şimdiden fazla mesailerini yarı yarıya azalttı.”
Ve Ödül Her Zaman İşe Yarar! :
İlk adapte olanları ödüllendirin ve bunu kurum içinde duyurun.
