Süreç ve İçerik Yönetimi
Temmuz 2, 2019
İş akışı uygulamaları, kurumların süreçlerine uygun olarak, kuralları tanımlı olan işlerin, görev atamalarıyla tüm şirket genelinde, dijital ortamda yönetilmesini ve izlenmesini sağlar İş akışı, işlerin yönetim tarafından belirlen hedefler ve strateji doğrultusunda yapılmasını sağlarken, aynı zamanda da verimliliği de artırır.
BPM, optimum verimlilik ve üretkenlik sağlamak için bir kuruluşun mevcut iş süreçlerini yeniden şekillendirmeye odaklanan stratejik bir yaklaşımdır. BPM yazılımı ise, bir kuruluşun projelerinin tamamlanmasını kolaylaştırmak, iyileştirmek ve düzenlemeye yardım etmek için çeşitli araçlar sağlayan temel omurgadır.
BPM yazılımı şu bölümlerden oluşur;
BPM süreç iyileştirme çalışmaları bir kurumun teknolojisini, çalışanlarını ve müşterilerini etkileyerek önemli dönüşüm getirileri sağlar.
“En değerli kaynağımız, en verimli kullanılması gerekendir” fikri ile geliştirilen, PaperWork BPM+ECM platformunun merkezinde insan verimliliği yatar. Çözümümüz, çalışanlar ile empati kurar. Günlük işleri üzerine alır, verimliliği arttırır. Kaynak optimizasyonu sağlar. Yeni fikirlerin gelişmesi için, yaratıcı dijital çalışma ortamı sağlar. Bütünleşik mimarı süreçler sırasında dokümanlar üzerinde tam kontrol sağlar. Elektronik formları ve geniş entegrasyon seçenekleri ile farklı kurumsal uygulamaları aynı süreç üzerinde birbirine bağlar. Verimsiz kağıt ve Excel formları ortadan kaldırır.
Hantal sistemler üzerinde süreç uyarlamak için paranızı ve zamanınızı boşa harcamayın. Ana işi süreç yönetmek olmayan uygulamalarda iş akışlarını uyarlamaya çalışmak, problem yaratır, para kaybetmenize neden olur ;
Dijital dünya ve rekabet işlerin mümkün olan en hızlı şekilde yapılmasını gerektirmektedir. PaperWork Business Suite, kurumların daha hızlı ve verimli çalışması için gereken yazılım teknolojilerini tek bir platform üzerinden yönetilmesini sağlar. Günümüzün dijital dünyasında, büyüme ve operasyonel mükemmellik, ancak her alanda otomasyon ile mümkün olabilir.
Yönetimin günlük operasyona değil de, stratejik operasyonlara yoğunlaşmasını sağlar.
İşlerin doğru yetkinlikteki kişilere atanmasını sağlar.
Sürekli olarak süreçleri iyileştirmenize olanak sağlar.
Yönetimin süreçler üzerindeki kontrolünü artırır.
Kurumsal uygulamalarınızla entegre çalışarak verimliliği artırır.
Mobil ve diğer katılımcıların tek platform da çalışmalarını sağlar.
Süreçlerinizdeki problemli yerlerinin ortaya çıkmasına yardımcı olur.
Kaynak kullanımını optimize eder.
Değişen koşullar karşınında süreçlerinizin, hızlıca uyum göstermesini sağlar.
Karar verme süresini kısaltır.
Operasyon maliyetlerinizi düşürür.
İnsan kaynağınızı daha doğru kullandığınız için verimliliğiniz artar.
PaperWork iş akışı, süreç sırasında topladığı belgeleri otomatik olarak kendi doküman yönetimi sistemine aktarır. Kurumsal hafızanız süreçlere bağlı olarak kendiliğinden oluşur. Süreçleri hesaba katmadan, doküman yönetimi sistemini kurmaya çalışmak hem zor hem de kullanıcılar tarafından çok çaba gerektirir. Süreçlere bağlı olarak, tasarlanan doküman yönetim sistemi çok daha verimli olur ve az çaba gerektirir.
Kayıt Yönetimi, bir organizasyonda kayıtların oluşturulmasından imhasına kadar olan yaşam döngüsünü yönetmek için tasarlanmış bir yazılımdır. RMS’nin temel amacı, önemli bilgilerin korunmasını sağlarken gereksiz bilgilerin silinmesidir. Tipik özellikler arasında:
Bilgi Toplama ve Saklama: Verilerin güvenli dijital arşivlenmesi.
Erişim Kontrolü: Kullanıcı rollerine göre doküman erişiminin kısıtlanması.
Denetim İzleri: Uyumluluk ve izleme için belge üzerinde yapılan her işlemin kaydedilmesi.
Tutma Yönetimi: Organizasyon politikalarına göre kayıtların yaşam döngüsünü otomatize etme.
İmha: Artık ihtiyaç duyulmayan kayıtların güvenli bir şekilde silinmesi.
PaperWork’ün bilet kullanıcısı özelliği firma dışındaki kişilerin iş akışlarında ve dokümanlarla ilgili işlemlerde aktif rol almasını sağlayan ücretsiz bir kullanıcı tipidir. Bilet kullanıcısı ile firma içinden gönderilen herhangi bir formu dışarıdan doldurabilir ve belge yükleyebilirsiniz.
PaperWork platformu, bütünleşik çalışan kural motoru içermektedir. İş akışlarında ve elektronik formlarda yapılan kontroller, sabit değişkenler, listeler, tablolar ve kodlama gerektiren kurallar merkezi bir kütüphanede toplanır. Kütüphanedeki kural bileşenlerinde bir değişiklik yapıldığında, formlar ve iş akışlarında değişiklik yapmadan tüm sistemin yeni parametrelere göre çalışması sağlanır. Kural motoru, iş akışının uyarlama süresini kısaltır ve destek maliyetlerini düşürür.
Süreç sırasında dinamik belge şablonları, formlar üzerindeki verileri kullanarak, istenen dokümanı otomatik olarak üretir. Bu işlem sürükle bırak ile tasarıma eklenen, hazır doküman yaratma aktivitesi sayesinde, kod yazmadan gerçekleşir. Örneğin müşteri şikayetleri sürecinde, belirli bir adımda kullanıcı form üzerine şikayet cevabını girdiğinde, sistem müşteriye gönderilecek cevap mektubunu form üzerindeki bilgilerden otomatik olarak yaratır. Oluşan belgeyi, belirtilen kurala göre e-posta veya indirme linki olarak müşteriye yollar. Daha sonra da belgeyi, doküman yönetimi sisteminde müşteri dokümanlarının arasına arşivler.
Native Mobil uygulamamız ile süreç ve belgelere ofis dışındayken bile kolaylıkla erişilir. Çalışanlar, her ortamdan ve cihazdan gelişmiş mobil formlarımız ile yeni iş başlatır, belgeleri onaylar, revize eder ve atanan görevleri tamamlar. Mobil bildirimler (push message) kullanıcılar atanan görevlere hızlıca ulaşır.
PaperWork kullanıcıların işlerini, en kolay yoldan yapmaları için birçok yöntem sağlar. Kullanım kolaylığı işleri hızlandırır, uyarlama ve eğitim maliyetlerini düşürür
Harvard üniversitesi Stratejik Yönetim profesörü Michael Porter, değişimin içeriğini çok güzel özetlemiş: “Rekabetin kuralları değil, şirketlerin kullandığı teknolojiler değişiyor. Bu değişime çabuk adapte olan şirketler, içinde bulundukları endüstrilerde kendilerine farklı bir yer yaratarak rekabette avantaj sahibi olabilecekler.”
Baykuş Akademinin ücretsiz uygulamalı eğitimlerine katılın, Low Code destekli tasarım araçlarımız ile isterseniz süreçlerinizi kendiniz uyarlayın, revize edin, değişimlere hemen ayak uydurun. Kurumunuzu kolay yoldan çevikleştirin.
Daha önceden bildiğiniz sistemleri unutun. Bugünün ihtiyaçlarına göre değil, geleceğin ihtiyaçlarına göre yatırım yapın.
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun (“KVKK”) uyarınca, GG Soft Yazılım Hizmetleri A.Ş. (“PaperWork”) olarak, veri sorumlusu sıfatıyla,
Online iş başvurusu yapacak olan çalışan adaylarımızın kişisel verilerini aşağıda açıklanan amaçlar kapsamında; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun bir şekilde işleyebilecek, kaydedebilecek, saklayabilecek, sınıflandırabilecek, güncelleyebilecek ve mevzuatın izin verdiği hallerde ve/veya işlendikleri amaçla sınırlı olarak 3. kişilere açıklayabilecek/aktarabileceğiz.
Başta KVKK mevzuatı olmak üzere ve ilgili mevzuat kapsamında, online iş başvurularında PaperWork ile paylaştığınız / paylaşacağınız kimlik, iletişim, askerlik durumu, mesleki deneyim, eğitim, görsel ve işitsel kayıtlara dayalı kişisel verileriniz, çalışan adaylarının başvuru süreçlerinin yürütülebilmesi, insan kaynakları faaliyetlerinin mevzuata uygun yürütülmesi, saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülebilmesi ve sonuçlanabilmesi amacıyla işlenebilecektir. Bu kapsamda bahsi geçen kişisel verileriniz, işlenme amacıyla uygun süre zarfında fiziksel veya elektronik ortamda güvenli bir şekilde saklanmaktadır.
PaperWork tarafından kişisel verilerin korunmasına ilişkin olarak KVKK başta olmak üzere ilgili tüm mevzuatta öngörülen yükümlülüklere uygun hareket edilmektedir.
Online iş başvurusu ile elde edilen kişisel veriler; Kanunun 5. Maddesinde belirtilen;
Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla,
veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması,
“İlgili kişinin rızası” hukuki sebeplerine dayalı olarak otomatik yolla işlenmektedir.
Açıklanan amaçlar kapsamında işlenen yine yukarıda belirtilen kişisel verileriniz; KVKK’da öngörülen temel ilkelere uygun olarak çalışan adayı seçme ve yerleştirme süreçlerinin yürütülmesi amacıyla 1. Maddede belirtilen PaperWork ile ürün ve hizmet alıcılarına aktarılabilecektir.
