İş Akışı Nedir
Bir Bakışta İş Akışı
İş akışı uygulamaları, kurumların süreçlerine uygun olarak, kuralları tanımlı olan işlerin, görev atamalarıyla tüm şirket genelinde, dijital ortamda yönetilmesini ve izlenmesini sağlar İş akışı, işlerin yönetim tarafından belirlen hedefler ve strateji doğrultusunda yapılmasını sağlarken, aynı zamanda da verimliliği de artırır.
BPM Nedir?
BPM, optimum verimlilik ve üretkenlik sağlamak için bir kuruluşun mevcut iş süreçlerini yeniden şekillendirmeye odaklanan stratejik bir yaklaşımdır. BPM yazılımı ise, bir kuruluşun projelerinin tamamlanmasını kolaylaştırmak, iyileştirmek ve düzenlemeye yardım etmek için çeşitli araçlar sağlayan temel omurgadır.
BPM yazılımı şu bölümlerden oluşur;
- İş akışı motoru,
- Kural motoru,
- Responsive web/mobil formlar,
- İş zekası
BPM süreç iyileştirme çalışmaları bir kurumun teknolojisini, çalışanlarını ve müşterilerini etkileyerek önemli dönüşüm getirileri sağlar.
PaperWork, "Kağıtsız Ofis"
“En değerli kaynağımız, en verimli kullanılması gerekendir” fikri ile geliştirilen, PaperWork BPM+ECM platformunun merkezinde insan verimliliği yatar. Çözümümüz, çalışanlar ile empati kurar. Günlük işleri üzerine alır, verimliliği arttırır. Kaynak optimizasyonu sağlar. Yeni fikirlerin gelişmesi için, yaratıcı dijital çalışma ortamı sağlar. Bütünleşik mimarı süreçler sırasında dokümanlar üzerinde tam kontrol sağlar. Elektronik formları ve geniş entegrasyon seçenekleri ile farklı kurumsal uygulamaları aynı süreç üzerinde birbirine bağlar. Verimsiz kağıt ve Excel formları ortadan kaldırır.
Neden iş akışı uygulaması kullanmalıyım?
Hantal sistemler üzerinde süreç uyarlamak için paranızı ve zamanınızı boşa harcamayın. Ana işi süreç yönetmek olmayan uygulamalarda iş akışlarını uyarlamaya çalışmak, problem yaratır, para kaybetmenize neden olur ;
- Kod yazarak süreç uyarlamak uzun sürer ve maliyetli olur
- İşin durumu izlenemez
- Kişiler üzerindeki iş yükü ölçülemez
- Sorunlu noktalar tespit edilemez
- Değişimlere kolay uyum sağlanamaz
- Her iş için ayrı uygulama kullanmak, kullanıcıyı yorar
- İşletim ve destek maliyetleriniz artar
- Süreç performansları ölçülemez
İŞ AKIŞININ YARARLARI
Verimli Dijital Dönüşüme Bugün Başlayın!
Dijital dünya ve rekabet işlerin mümkün olan en hızlı şekilde yapılmasını gerektirmektedir. PaperWork Business Suite, kurumların daha hızlı ve verimli çalışması için gereken yazılım teknolojilerini tek bir platform üzerinden yönetilmesini sağlar. Günümüzün dijital dünyasında, büyüme ve operasyonel mükemmellik, ancak her alanda otomasyon ile mümkün olabilir.
Yönetimin günlük operasyona değil de, stratejik operasyonlara yoğunlaşmasını sağlar.
İşlerin doğru yetkinlikteki kişilere atanmasını sağlar.
Sürekli olarak süreçleri iyileştirmenize olanak sağlar.
Yönetimin süreçler üzerindeki kontrolünü artırır.
Kurumsal uygulamalarınızla entegre çalışarak verimliliği artırır.
Mobil ve diğer katılımcıların tek platform da çalışmalarını sağlar.
Süreçlerinizdeki problemli yerlerinin ortaya çıkmasına yardımcı olur.
Kaynak kullanımını optimize eder.
Değişen koşullar karşınında süreçlerinizin, hızlıca uyum göstermesini sağlar.
Karar verme süresini kısaltır.
Operasyon maliyetlerinizi düşürür.
İnsan kaynağınızı daha doğru kullandığınız için verimliliğiniz artar.
İş akışı, form tabanlı tüm süreçleri hızlandırır.
- Verimsiz kağıt ve Excel formlar üzerinde yürüyen işler dijital ortama aktarılır, verimlilik artar
- Kişiler üzerindeki iş miktarı takip edilir, performans analizi ve kaynak planlaması yapılır
- Gelişmiş elektronik form tasarım aracı ile formları yaratmak ve yönetmek çok kolaylaşır
- Formlara, mobil cihazlardan, web ve Outlook uygulamamızdan erişilir
- Yönetim şeffaflaşır, işlerin kimin önünde beklediği ve sürecin durumu anlık olarak izlenir
- Sürükle bırak yöntemi ile süreçler kolaylıkla tasarlanır, kurumunuz değişen koşullara hemen uyum sağlar
- Sürecin nerede tıkandığı, kim ne kadar çalışıyor gibi bilgilere hemen ulaşılır
- Süreçler sırasında ihtiyacınız olan tüm dokümanlara anında ulaşılır
- Sürece ait dokümanlar, otomatik olarak doküman yönetim sistemine aktarılır
İş akışı ile entegre doküman yönetimi dokümanlar üzerinde tam kontrol sağlar.
PaperWork iş akışı, süreç sırasında topladığı belgeleri otomatik olarak kendi doküman yönetimi sistemine aktarır. Kurumsal hafızanız süreçlere bağlı olarak kendiliğinden oluşur. Süreçleri hesaba katmadan, doküman yönetimi sistemini kurmaya çalışmak hem zor hem de kullanıcılar tarafından çok çaba gerektirir. Süreçlere bağlı olarak, tasarlanan doküman yönetim sistemi çok daha verimli olur ve az çaba gerektirir.
- Arama Motoru ile aradığınız bilgiye anında erişilir
- Dokümanlar versiyonları ile birlikte merkezi olarak yönetilir
- Entegrasyon ile istediğiniz uygulamadan dokümana erişilir
- Doküman taslakları ile dokümanlar aynı standart da yaratılır
- Dokümanların oluşma ve onay süreci kısalır
- Tüm işlemler tarihçe ile kayıt altına alınır
- İş akışı dokümanları otomatik olarak sisteme kazandırır
Kayıt Yönetimi (Record Management)
Kayıt Yönetimi, bir organizasyonda kayıtların oluşturulmasından imhasına kadar olan yaşam döngüsünü yönetmek için tasarlanmış bir yazılımdır. RMS’nin temel amacı, önemli bilgilerin korunmasını sağlarken gereksiz bilgilerin silinmesidir. Tipik özellikler arasında:
Bilgi Toplama ve Saklama: Verilerin güvenli dijital arşivlenmesi.
Erişim Kontrolü: Kullanıcı rollerine göre doküman erişiminin kısıtlanması.
Denetim İzleri: Uyumluluk ve izleme için belge üzerinde yapılan her işlemin kaydedilmesi.
Tutma Yönetimi: Organizasyon politikalarına göre kayıtların yaşam döngüsünü otomatize etme.
İmha: Artık ihtiyaç duyulmayan kayıtların güvenli bir şekilde silinmesi.
Mobil Dönüşümle Ofisiniz Artık Cebinizde
- Her zaman her yerde sürecin bir parçası olun
- Mobil cihazlardan, size gelen formu doldurun, yorum yapın, isterseniz belge ekleyip yeni iş akışı başlatın
- Dokümanlarınıza erişin, yenilerini ekleyin
- Uygulamamız ile masraf belgesinin fotoğrafını çekin, formu doldurun, onaya gönderin süreç hemen başlasın
01
Firma dışındaki kullanıcılara özgürlük!
PaperWork’ün bilet kullanıcısı özelliği firma dışındaki kişilerin iş akışlarında ve dokümanlarla ilgili işlemlerde aktif rol almasını sağlayan ücretsiz bir kullanıcı tipidir. Bilet kullanıcısı ile firma içinden gönderilen herhangi bir formu dışarıdan doldurabilir ve belge yükleyebilirsiniz.
02
Kuralı değiştirin, ilgili formları ve iş akışları otomatik güncellensin!
PaperWork platformu, bütünleşik çalışan kural motoru içermektedir. İş akışlarında ve elektronik formlarda yapılan kontroller, sabit değişkenler, listeler, tablolar ve kodlama gerektiren kurallar merkezi bir kütüphanede toplanır. Kütüphanedeki kural bileşenlerinde bir değişiklik yapıldığında, formlar ve iş akışlarında değişiklik yapmadan tüm sistemin yeni parametrelere göre çalışması sağlanır. Kural motoru, iş akışının uyarlama süresini kısaltır ve destek maliyetlerini düşürür.
03
Doküman yaratmanın en kolay yolu.
Süreç sırasında dinamik belge şablonları, formlar üzerindeki verileri kullanarak, istenen dokümanı otomatik olarak üretir. Bu işlem sürükle bırak ile tasarıma eklenen, hazır doküman yaratma aktivitesi sayesinde, kod yazmadan gerçekleşir. Örneğin müşteri şikayetleri sürecinde, belirli bir adımda kullanıcı form üzerine şikayet cevabını girdiğinde, sistem müşteriye gönderilecek cevap mektubunu form üzerindeki bilgilerden otomatik olarak yaratır. Oluşan belgeyi, belirtilen kurala göre e-posta veya indirme linki olarak müşteriye yollar. Daha sonra da belgeyi, doküman yönetimi sisteminde müşteri dokümanlarının arasına arşivler.
04
Siz neredeyseniz, PaperWork orada!
Native Mobil uygulamamız ile süreç ve belgelere ofis dışındayken bile kolaylıkla erişilir. Çalışanlar, her ortamdan ve cihazdan gelişmiş mobil formlarımız ile yeni iş başlatır, belgeleri onaylar, revize eder ve atanan görevleri tamamlar. Mobil bildirimler (push message) kullanıcılar atanan görevlere hızlıca ulaşır.
Formu bir kere tasarlayın, istediğiniz ortamdan kullanın.
PaperWork kullanıcıların işlerini, en kolay yoldan yapmaları için birçok yöntem sağlar. Kullanım kolaylığı işleri hızlandırır, uyarlama ve eğitim maliyetlerini düşürür
- IOS & Android native mobil uygulama
- PW Outlook iş akışı uygulaması
- SAP içinden çalışan PW iş akışı
- HTML5 responsive Web uygulama
- E postadan link ile onay
- Kurumsal uygulamalarınız içerisinden onay
Değişim Sihirbazı PaperWork
Harvard üniversitesi Stratejik Yönetim profesörü Michael Porter, değişimin içeriğini çok güzel özetlemiş: “Rekabetin kuralları değil, şirketlerin kullandığı teknolojiler değişiyor. Bu değişime çabuk adapte olan şirketler, içinde bulundukları endüstrilerde kendilerine farklı bir yer yaratarak rekabette avantaj sahibi olabilecekler.”
Baykuş Akademinin ücretsiz uygulamalı eğitimlerine katılın, Low Code destekli tasarım araçlarımız ile isterseniz süreçlerinizi kendiniz uyarlayın, revize edin, değişimlere hemen ayak uydurun. Kurumunuzu kolay yoldan çevikleştirin.
PaperWork BPM & ECM
- Süreçler ile birlikte görevlerin, iş kurallarına göre, dijital ortamda takip edilmesini sağlar.
- Elektronik posta ve telefon trafiğini ortadan kaldırır.
- Yönetimin işini kolaylaştırır.
- İşleri hızlandırır, maliyetleri düşürür.
- İşlerin izlenmesini ve anlık olarak takibini sağlar.
- Süreçlerin kolaylıkla değiştirilebilmesi, kurumun değişen koşullara hızlıca adapte olmasını sağlar.
- Dosya sunucularını ortadan kaldırır. Doğru zamanda, doğru belgeye ulaşmanızı sağlar.
Daha Fazlası
Öne Çıkan Yazılar
PaperWork’ü görmeden karar vermeyin!
Daha önceden bildiğiniz sistemleri unutun. Bugünün ihtiyaçlarına göre değil, geleceğin ihtiyaçlarına göre yatırım yapın.