PaperWork’ün dinamik doküman yönetimi yaklaşımı üç aşamadan oluşur:
Otomatik Doküman Toplama ve Yönetim:
İş süreçlerinin ve dokümanların aynı platformda bütünleşik şekilde yönetilmesine dayalı bir yaklaşımdır. Bu sistem sayesinde süreçler boyunca oluşturulan, toplanan ve yönetilen dokümanlar, farklı sistemlerde dağınık bir şekilde kalmak yerine tek bir merkezi doküman yönetim sistemi altında otomatik olarak organize edilir. PaperWork BPM ,süreçler sırasında belgeleri toplar, kurumsal hafızaya aktarır
Entegrasyon ile Merkezi Yönetim:
PaperWork, kurumsal uygulamalar ve servislerle entegre çalışarak, farklı sistemlerden gelen belgelerin merkezi bir doküman yönetim sistemine (PaperWork Content Server) aktarılmasını sağlar. Bu sayede belgeler tek noktadan görüntülenir ve yönetilir. Erişim hakları, e imza, KEP, versiyon kontrolü, arama ve yapay zeka ile veri maskeleme gibi işlemler merkezi olarak yönetilir.
Yapay Zeka ile Yönetim
PaperWork Doküman Yönetimi, ISDD ile kişisel verilerin maskelenmesi, Intelivus CDP (Cognitive Document Processing) ile dokümanların sınıflandırılması ve veri yakalanması, Query Insight ile soru-cevap uygulaması gibi yapay zeka destekli çözümlerle entegre edilmiştir. Bu çözümler, belge yönetiminde otomasyon sağlayarak veri analizi ve iş süreçlerinde daha verimli kararlar alınmasına olanak tanır.
Dinamik Doküman Yönetiminin Avantajları:
- Dokümanların Merkezileştirilmesi: Geleneksel sistemlerde dokümanlar ERP gibi sistemlerde toplanıp burada kalırken, PaperWork BPM’de bu belgeler otomatik olarak dinamik doküman yönetim sistemine aktarılır. Böylece, belgeler üzerinde çalışan kullanıcılar ve departmanlar, tüm belgelere tek bir merkezi platform üzerinden erişebilir
- Süreç İçi Belgelerin Otomasyonu: PaperWork BPM’in iş akışları sırasında toplanan teklifler, sözleşmeler, faturalar gibi belgeler, süreç tamamlanmadan anında doküman yönetim sistemine aktarılır. Bu durum, belgelerin manuel olarak farklı sistemlere taşınması gibi zaman kaybettiren ve hata yapma riski olan işleri ortadan kaldırır. Örneğin, bir satın alma sürecinde toplanan teklifler, doğrudan kendi doküman yönetim sistemine kaydedilir, ERP veya diğer iş yönetim sistemlerinde kalmaz
- Belgelerin Sürüm Yönetimi ve Erişim Kontrolü: PaperWork BPM’in sunduğu dinamik yönetim, belgelerin versiyonlanmasını ve her bir işlemde doğru sürümün kullanılmasını sağlar. Belgelerin kimin tarafından ne zaman güncellendiği veya onaylandığı sistemde kayıt altına alınır, böylece belgeler üzerinde tam bir kontrol sağlanır. Ayrıca, kullanıcı yetkilendirmeleri ile kimlerin hangi belgelere erişebileceği detaylı şekilde düzenlenebilir
- Hız ve Verimlilik: Dinamik doküman yönetimi sayesinde, belgeler süreçle entegre şekilde otomatik olarak yönetildiğinden manuel işlem yapmaya gerek kalmaz. Bu da süreçlerin daha hızlı tamamlanmasını ve daha az insan müdahalesi ile hataların minimuma indirilmesini sağlar(
- Uyumluluk ve Güvenlik: Belgelerin tek bir yerde toplanması, şirketlerin yasal düzenlemelere ve güvenlik standartlarına uyumunu kolaylaştırır. Özellikle e-imza, KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) entegrasyonu gibi özellikler, belgelerin hukuki geçerliliğini sağlar ve belgelerin güvenli bir şekilde yönetilmesine olanak tanır
Neden Dinamik Doküman Yönetimi?
- Kurumsal Hafızanın Oluşması: Süreçler boyunca toplanan tüm belgelerin merkezi bir yönetim sistemi altında toplanması, şirketin kurumsal hafızasının oluşmasını sağlar. Bu durum, özellikle personel değişikliği veya uzun süreli izinlerde işlerin kesintiye uğramadan devam etmesini sağlar
- Maliyet Tasarrufu: Belgelerin dijital ortamda yönetilmesi, kağıt kullanımını ve fiziksel depolama ihtiyacını azaltır. Ayrıca, manuel işlemlerin otomatikleştirilmesi ile iş gücü maliyetlerinde de önemli tasarruflar sağlanır(
PaperWork BPM’in dinamik doküman yönetimi yaklaşımı, dokümanların süreçler sırasında otomatik olarak toplanıp yönetilmesini sağlayarak hem iş akışlarını hızlandırır hem de bilgiye erişimi kolaylaştırır. Belgelerin manuel aktarım gerektirmeden merkezi bir platformda toplanması, süreçleri daha verimli hale getirirken aynı zamanda hata riskini de azaltır.
