| Tolga Eşiz – Satış Direktörü – GGSoft |
Baş döndürücü hızda değişin ve gelişen yeni teknolojiler şirketlerin iş yapma biçimlerini de aynı hızda değiştiriyor. Bu hızlı değişim rekabette ayakta kalabilmek için şirketlerin de çalışma biçimlerini değiştirmeyi sorunlu kılarken yeni fırsatlar da yaratıyor.
Günümüzün popüler konusu Endüstri 4.0, sadece IoT teknolojilerinin fayda sağladığı sektörlerde değil tüm sektörlerde iş yapma alışkanlıklarını ve biçimlerini kökten değiştiriyor. Dünya Ekonomik Forumu kurucusu ve başkanı Klaus Schwab “Dördüncü Sanayi Devrimi” kitabında Endüstri 4.0 ile girilen yeni çağda teknolojinin değil sistemlerin belirleyici olacağı ve teknolojinin insanların karar alma becerilerini güçlendireceği görüşünü dile getiriyor.
Endüstri 4.0 bu bakış açısıyla değerlendirildiğinde değişime çabuk ayak uyduran şirketlerin rekabette avantaj yakalayacakları ve yeni fırsatlar ile rekabeti şekillendireceği söylenebilir. Bu konuda hareket geçmekte geç kalan şirketlerin rakiplerine karşı pazar payı, karlılık ve verimlilik kaybı yaşamaları kaçınılmaz olacaktır.
Değişen ve gelişen teknoloji ile ortaya çıkan büyük veri yığınını işleyecek sistemler ve karar mekanizmaları kurumsal süreçlere kazandırılmadan rekabette öne çıkmak pek mümkün değil. Harvard üniversitesi Stratejik Yönetim profesörü Michael Porter, değişimin içeriğini çok güzel özetliyor:
“Rekabetin kuralları değil şirketlerin kullandığı teknolojiler değişiyor. Bu değişime çabuk adapte olan şirketler, içinde bulundukları endüstrilerde kendilerine farklı bir yer yaratarak rekabette avantaj sahibi olabilecekler.”
Sizin için de değişimin vakti geldiğini düşünüyor musunuz?
Ne durumda olduğunuzu anlamak için bu soruları kendinize sorun;
• Yapılması gereken iş, bir departmandan diğerine geçerken işler aksıyor mu?
• Şirket departmanlarını birbirine bağlayan, aralarındaki bilgi alışverişini ve görev atama sürecini yöneten sistem var mı?
• İş kararlarına esas dokümanları arayıp bulmak, paylaşmak için ne kadar zaman harcıyorsunuz?
• Süreç sırasında gerekli olan dokümanlara kolaylıkla erişebiliyor musunuz?
• İşleri planlamak ve görevlendirme yapmak için ne kadar zaman harcıyorsunuz
• İş arkadaşlarınıza verdiğiniz görevlerin yapıldığını nasıl kontrol ediyorsunuz?
• Süreçlerde yer alan çalışanlarınızın performansını ölçebiliyor musunuz?
• Değişen koşullara göre iş akışlarınızı kolaylıkla değiştirebiliyor musunuz?
• İşletmenizdeki işlerin durumu hakkında anlık bilgi alabiliyor musunuz?
• Sistemleriniz birbirleriyle entegre çalışıyor mu? Bir işi yaparken farklı sistemlerden veri gerekiyorsa ne oluyor?
Klasik yöntemle ERP uygulamaları, Outlook ve telefon iletişimi gibi yöntemleri kullanarak yukarıdaki sorunları verimli olarak çözemezsiniz. ERP ve diğer uygulamalar üzerinde iş akışlarını uyarlamaya çalışmak hem yüksek maliyetlidir hem de çok zaman alır. Değişen koşullara göre tekrar süreçleri revize etmek ise çok zordur. Genel durum böyle iken ne yapmak gerekir?
İşin özünde, dijital dönüşümün bir parçası olarak iş akışı uygulaması ile bu sorunları çözebilirsiniz.
İş akışı uygulamaları, geleneksel şekilde kâğıt, e-posta ve MS Excel gibi uygulamalar ile yürütülen süreçleri belli bir standart ve disiplin ile dijital ortama aktarır. Kurumsal uygulamalarla entegre çalışarak, iş akışlarını üzerine alır ve kurumunuza dijital ortamda eşsiz bir deneyim yaşatır.
İş Akışı işletmeye nasıl katkıda bulunur?
Hayatımız çok hızlı değişiyor, değişen koşullara tepki vermek ve hemen adapte olmak gerekiyor. Boston Consulting Group tarafından yapılan bir araştırma teknolojinin hayatımıza giriş hızındaki inanılmaz artışı tüm çıplaklığı ile gözler önüne seriyor.
Bu inanılmaz hız şirketlere de aynı şekilde yansıyor. Bunun sonucu olarak şirketler süreçlerindeki değişikliklerin de hemen olmasını istiyor. Bu hızı sağlamaya aday bir araç verimlilik sağlamalı, insan tarafından yapılan işleri dijital ortamda otomatik hale getirmelidir. İşlerin nerede, ne kadar sürede yapıldığını, süre aşımlarını, kişilerin performanslarını, işlerin ne durumda olduğunu anlık olarak takip edebilmenizi sağlamalıdır. Süreçlerin sorunlu adımlarını tespit edilebilmelidir.
Kurumsal süreç ve iş akış yönetimi uygulaması PaperWork ile iş akışlarınızı kolaylıkla tasarlayıp kurumsal uygulamalarınızla entegre olarak kullanabilirsiniz. Değişen koşulları akışlarınıza hemen uyarlar, izler ve performans takibini yapabilirsiniz. PaperWork iş akışı ile uygulamalardan bağımsız olarak süreçlerinizi yönetir ve istediğiniz zaman süreç değişiklerini yapabilirsiniz. Basit bir anlatım ile aşağıda belirttiğimiz yaklaşımla iş akışlarınızı dijital ortamda kolaylıkla taşıyabilirsiniz.
Kurumunuzdaki her bölümü inceleyin. Geleneksel yöntemler ile çalışanlarınız tarafından yerine getirilen her süreci, dijital ortama aktarıp standart hale getirin.
• Süreç içerisinde farklı uygulamalar var ise iş akış uygulamanız ile entegre edin.
• PaperWork’ün sağladığı iş akışı durum ve KPI raporlarını inceleyin ve süreçlerinizin performansını ve verimliliğini analiz edin.
• Analizleriniz sonucundaki elde edeceğiniz bilgiler ışığında iş akışlarınızda verimlilik arttırıcı değişiklikleri yapın.
Bu yaklaşım, değişimi şirket kültürünüzün bir parçası yapar. PaperWork bu yaklaşım ile kurumunuza paha biçilemez bir değer katar.
