Bilgi Teknolojileri Hizmet Yönetimi (ITSM), günümüz kurumlarında yalnızca IT ekiplerinin değil, tüm organizasyonun verimli çalışması için kritik bir rol üstlenir.
Ancak birçok kurum, ITSM ihtiyaçlarını karşılamak için ayrı bir uygulama satın almanın zorunlu olduğunu düşünür. Bu yaklaşım, çoğu zaman gereksiz maliyetlere ve karmaşıklığa yol açar.
Oysa doğru kurgulanmış, bütünleşik bir platform ile ITSM süreçleri zaten kolayca yönetilebilir.
ITSM Nedir?
ITSM (Information Technology Service Management), bilgi teknolojileri hizmetlerinin planlanması, sunulması, yönetilmesi ve sürekli iyileştirilmesini kapsayan bir yönetim yaklaşımıdır.
ITSM’in temelinde şu unsurlar yer alır:
- İnsan: Hizmeti sunan ve hizmetten faydalanan kullanıcılar
- Proses: Hizmetlerin nasıl sunulduğunu tanımlayan iş akışları
- Teknoloji: Bu süreçleri destekleyen sistemler
ITSM, kullanıcıların ihtiyaç ve beklentilerini merkeze alır.
Amaç; taleplerin, olayların ve sorunların hızlı, izlenebilir ve standart bir şekilde yönetilmesini sağlamaktır.
ITSM Sadece Bir Yazılım Değildir
ITSM çoğu zaman bir “ticket sistemi” ile karıştırılır. Oysa ITSM;
- Talep yönetimini
- Olay (incident) ve problem yönetimini
- Değişiklik ve onay süreçlerini
- Hizmet seviyelerinin (SLA) takibini
- Dokümantasyon ve bilgi yönetimini
bir bütün olarak ele alır.
Bu nedenle ITSM, tek başına bir yazılım değil; uçtan uca bir hizmet yönetimi yaklaşımıdır.
Ayrı Bir ITSM Uygulaması Gerçekten Gerekli mi?
Birçok kurum ITSM için;
- Ayrı bir yazılım alır
- Ayrı bir kullanıcı arayüzü oluşturur
- Ayrı bir dokümantasyon yapısı kurar
- Ayrı lisans, bakım ve destek maliyetlerine katlanır
Sonuçta ortaya çıkan tablo genellikle şudur:
ITSM sistemi, kurumun geri kalanından kopuk, kendi başına çalışan bir ada haline gelir.
Bu da hem kullanıcı deneyimini zorlaştırır hem de IT ekipleri için ek operasyon yükü yaratır.
PaperWork ile ITSM Süreçleri Nasıl Yönetilir?
PaperWork Low-Code BPM & Doküman Yönetim Platformu, ITSM süreçlerini yönetmek için ayrı bir uygulamaya ihtiyaç duymadan çalışır.
PaperWork ile;
- IT talepleri kolayca alınır
- Olay, problem ve değişiklik süreçleri iş akışlarıyla yönetilir
- Onay mekanizmaları tanımlanır
- SLA’ler izlenir ve raporlanır
- Tüm talepler ilgili dokümanlarla ilişkilendirilir
Tüm bu süreçler, zaten kullandığınız tek platform üzerinde gerçekleşir.
ITSM + Doküman Yönetimi = Gerçek Verimlilik
ITSM süreçleri yalnızca taleplerden ibaret değildir.
Sözleşmeler, prosedürler, kullanım kılavuzları, teknik dokümanlar ve raporlar bu süreçlerin ayrılmaz parçasıdır.
PaperWork’ün merkezi doküman yönetim sistemi sayesinde:
- ITSM süreçleriyle ilişkili tüm belgeler tek merkezde tutulur
- Versiyonlama ve yetkilendirme sağlanır
- Bilgi kaybı ve doküman karmaşası ortadan kalkar
Bu yaklaşım, ITSM’i sadece “iş takibi” değil, kurumsal bilgi yönetimi haline getirir.
Low-Code Yaklaşım ile Esnek ITSM
ITSM süreçleri zamanla değişir.
Yeni hizmetler eklenir, organizasyon yapıları güncellenir, beklentiler dönüşür.
PaperWork’ün low-code mimarisi sayesinde:
- ITSM süreçleri kısa sürede tasarlanır
- Değişen ihtiyaçlara hızla uyarlanır
- IT ekipleri yazılım geliştirme yükü altına girmez
Kurum, sisteme uymak zorunda kalmaz; sistem kuruma uyum sağlar.
ITSM’i Tek Platformda Yönetmenin Avantajları
PaperWork ile ITSM yönetmenin sağladığı başlıca kazanımlar:
- Ayrı ITSM yazılımı maliyeti ortadan kalkar
- Kullanıcılar tek bir sistem üzerinden çalışır
- Entegrasyon karmaşası yaşanmaz
- İşletim ve uyarlama maliyetleri düşer
- ITSM süreçleri diğer kurumsal süreçlerle entegre çalışır
Bu da ITSM’i izole bir yapı olmaktan çıkarır, kurumun tamamıyla uyumlu hale getirir.
Sonuç: ITSM İçin Ayrı Bir Uygulama Değil, Doğru Platform
Bilgi teknolojileri hizmet yönetimi, günümüzün hızlı değişen dünyasında kurumlar için vazgeçilmezdir. Ancak bu ihtiyacı karşılamak için her zaman ayrı bir ITSM yazılımı almak gerekmez.
PaperWork;
- ITSM süreçlerini iş akışlarıyla yönetir
- Dokümanları merkezi bir yapıda toplar
- Low-code mimarisiyle esneklik sağlar
- Diğer tüm kurumsal süreçlerle entegre çalışır
Bu yaklaşım sayesinde ITSM, kurum içinde ek bir yük değil; operasyonel verimliliği artıran doğal bir yapı haline gelir.
