PaperWork sözleşme yönetimi çözümü ile, sözleşme talebi, hazırlık, hukuk değerlendirme, revizyon, yükümlülük takibi, sözleşme yenileme ve süre uzatma gibi işlemler iş akışı üzerinde yönetilir. Sözleşmelerin yaratılmasından imzalanmasına kadar olan süreç sistem üzerinde takip edilir.
Ana Kazanımlar:
- Merkezi Sistem: Sözleşmelerin tüm aşamalarını tek bir platformda toplar, uyumluluk, verimlilik ve erişilebilirliği artırır.
- Zaman Tasarrufu: Fiziksel doküman arama sürecini ortadan kaldırır, önemli ölçüde zaman tasarrufu sağlar.
- Hata Azaltma: Sözleşme ve eklerinin sistem üzerinden incelenmesi, yorumlanması ve onaylanması işlem hatalarını ortadan kaldırır, müşteri memnuniyetini artırır.
- Hızlı Veri Girişi: Sözleşmeler yapay zeka ile otomatik olarak arşivlenir, veri girişi hızlanır.
- Süreç Takibi: Sözleşme taslaklarından otomatik sözleşme oluşturma ve süreç takibi işlemleri, işlem süresini kısaltır.
Mevcut Durum ve Sorunlar: Firmalar genellikle güncel sözleşme kopyalarını bulma sürecinde önemli zorluklar yaşar. Fiziksel dosyalar zor ulaşılabilir yerlerde saklandığı için ulaşmak zor olur. Sözleşmenin doğru versiyonunu bulmak ise saatler alabilir. Aynı zamanda e-postalar üzerinden sözleşmelerin paylaşılıp, değişikliklerin takibinin yapılmaya çalışılması oldukça verimsiz bir yöntemdir.
Çözüm Süreci: Sözleşme sürecini ve depolama sistemini dijitalleştirme kararı alarak verimliliğe ilk adımı atabilirsiniz. Bu kapsamda, farklı depolama ortamları kolaylıkla PaperWork üzerinde merkezi bir yapıda toplanabilir. Baştan sona sözleşme süreci, yaratım aşamasından avukatlık bürosu ve müşterilerle paylaşımına kadar PaperWork üzerinde takip edilir. PaperWork, PerforMax portali sayesinde sözleşme revizyonlarını doğrudan sistem üzerinden yapılmasını sağlar ve her adımı izler.
Teknolojik Entegrasyon: PaperWork, yapay zeka destekli akıllı belge işleme çözümü Intelivus ile sözleşme ve eklerini otomatik olarak sınıflandırır ve verileri yakalar. Böylece manuel giriş hataları azalır, veri girişi hızlanır ve veri kalitesi artar.
Kazançlar:
- KPI Ölçümleri: Otomatize edilen sözleşme süreci üzerinde, KPI ölçümleri yapılarak, müşteriye en hızlı ve doğru veriyle dönülmesi için süreç sürekli olarak güncellenir.
- İş Gücü Tasarrufu: Yıllık binlerce saat iş gücü üzerinde zaman tasarrufu sağlanır.
- Müşteri Yanıt Süresi: Müşteri yanıt süreleri kısaltılır, daha yeşil ve sürdürülebilir iş pratikleri benimsenir.
- Kağıt Kullanımı: Kağıt kullanımı azaltılır, yalnızca yasal zorunluluklar için fiziksel kopyalar saklanır.
- Uyum Riskleri: Merkezi bir arşivle uyum riskleri azaltılarak, müşteri memnuniyeti ve iş kazanma oranları artırılır.
PaperWork ile, işletmelerin sözleşme yönetim süreçlerini daha verimli hale getirerek, müşteri memnuniyetini ve iş performansını önemli ölçüde artırabilirsiniz.
