| İlhan Kesken, PMP – Proje Ofisi Yöneticisi |
Fazla derine inmeden birkaç temel kavramdan bahsederek konuya giriş yapalım.
İş Süreci Yönetimi (BPM) terimi uzun süredir literatürde olduğu için kavramsal olarak bilinirliliği yüksektir. Genel olarak süreçler birtakım aktiviteler zincirinden geçerek girdileri çıktılara dönüştürürler. Ana Süreçler ve Yardımcı süreçler şeklinde bir sınıflandırma yapmak mümkündür. Ana süreçler genellikle organizasyonların değer üreten aktivite zincirleridir, çoğunlukla organizasyon dışı aktörler (tedarikçiler veya müşteriler vs.) ile etkileşim sonucu tetiklenirler, çıktıları ise çoğunlukla yine organizasyon dışındaki tüketicilere teslim edilir. Yardımcı süreçler ise çoğunlukla organizasyon sınırları içinde yaşam döngüsünü tamamlayan süreçlerdir. Müşterilerimizin ya da tüketicilerimizin direk olarak faydalandığı çıktılar ve/veya sonuçlar üretmezler.
İş süreçlerini bileşenlerini ayrıştırırken, süreci oluşturan yapısal elemanlar (süreç aktiviteleri arası geçişler, veri akışı bağımlılıkları, sürecin işleyişini çerçeveleyen ve şekillendiren iş kuralları), süreç hedefleri ile birlikte ikincil gibi görünen kaynaklar, girdiler, çıktılar gibi elemanları da denkleme katmak gerekir.
‘Yönetim’ kavramı bileşenler arası bir fonksiyondur: kaynakların kullanımını denetler ve operasyonel aktivitelerin kurum içindeki koreografisini düzenler. Yönetim fonksiyonu planlama, organize etme, ekip oluşturma, yönlendirme, denetleme ve bütçeleme gibi safhalardan oluşan bir yaşam döngüsüne sahiptir. İş Süreci Yönetimi (BPM) disiplini bu döngünün organizasyonun iş süreçlerine uyarlanmasıdır.
Sonuç olarak; İş Süreç Yönetimi (BPM) ürün ve servislerin kalitesini sürekli olarak yükseltmek maksadıyla süreçleri analiz eden, iyileştiren, denetleyen ve yöneten sistematik bir yaklaşımdır.
Basitçe amaç organizasyonun stratejik hedefleri ile süreçlerini aynı hizaya getirmek, iş süreçlerini bu hedefleri destekleyecek şekilde optimize etmektir.
Süreç yaşam döngüsü organizasyonel ve süreçsel hedeflerin, kısıtların belirlenmesi ile başlar. Bu safhanın amacı süreçlerin keşfedilmesi, tasarımı oluşturmadan önce tasarımı etkileyecek etkenlerin bulunmasıdır. Bu etkenlere süreçlerin gayeleri ve çıktıları da dahildir. Bunlar hem organizasyon içinde hem de dışında olabilirler. Organizasyonel ve çevresel etkenlerin tam analizi süreç tasarımlarının parametreleri ve kısıtlarının tam listesini oluşturmak için elzemdir. Bu safha sonunda süreçlerimizin modelleri oluşmuş olur.
Uyarlama safhası oluşturulmuş süreç modellerinin operasyonel ortamlara taşınmasıdır. Bu ortamlarda modellerden oluşturulan süreç varlıkları (akışlar) çalıştırılır, performansları gerçek zamanlı olarak izlenir. Süreçlerin işletimi sırasında denetim maksatlı yapılan izlemeler ve raporlar daha sonraki değerlendirme safhasında incelenir, trendler ve aksaklıklar tespit edilir. Geri bildirimler ve düzeltme planları bu bilgilere dayandırılarak oluşturulur.
Detaya inmeden, temel kavramlar üzerinden İş Süreçleri Yönetimi (BPM) Yaşam Döngüsü ile ilgili sözünü etmek istediklerimin sonuna geldik. İş süreçleri yönetimi ile ilgili bir başka yazıda görüşünceye dek esen kalın.
