Üretim sektöründe, süreçlerin yanı sıra doküman oluşturma ve depolama da kritik işlemlerdendir. Çeşitli yerlerde tesisleri bulunan firmalar, yıl boyunca süren üretim işlemleri boyunca birçok kurala ve standarta uymak zorundadır. Müşteri gereksinimleri her geçen yıl artıyor, bu da yönetilmesi gereken süreç ve doküman sayısının artmasına neden oluyor. Firmaların yaşadığı şeffaflık ve uyum zorluklarının büyük bir kısmı, yüzlerce sayfa malzeme dokümanları, ürün çizimleri, iç prosedürler ve kalite dokümanları gibi teknik belgelerin oluşturulmasından kaynaklanmaktadır. Tamamlanmış bir teknik doküman seti olmaksızın üretilen ürünler, denetimlerden ve müşteri kabul işlemlerinden geçemez. Bu belgeler genellikle, altı aydan 24 aya kadar süren projeler boyunca, sürekli olarak düzenlenir ve güncellenir.
Çok sayıda çalışanı ve departmanı olan firmalar için bu süreci yönetmek zor olabilir. Operasyonlara şeffaflık kazandırmak ve katı üretim standartlarına uymak amacıyla PaperWork gibi bir doküman yönetim sistemine geçmek işleri kolaylaştırır. Teknik dokümanların zamanında hazır olması ve müşteri taleplerini karşılaması, ana odak noktası olmalıdır.
Şirket genelinde şeffaflık sağlamak için, çalışanların, departmanların ve tesislerin bekleyen projelerin durumu ve üretilen malzemelerin belgeleri hakkında bilgi sahibi olmalarını sağlamak gerekir. Firmalar, PaperWork sayesinde bu hedefe kolayca ulaşır: Ürünlerle ilgili tüm belgeler, merkezi bir dijital arşivde saklanır. Üretim gecikmelerini belirlemek için sipariş durumu raporları oluşturulur ve saha çalışanlarına, zaman hassasiyeti olan üretim görevlerine anında yanıt verebilmeleri için mobil cihazlar sağlanır. Örneğin firma, çeşitli ölçüm araçlarının düzenli olarak kalibre edildiğinden emin olmak için gelişmiş mobil formlar kullanır ve tüm cihazları kalibrasyon kontrol süreci ile takip edebilir. Sistem ayrıca, bir test cihazının kalibrasyon tarihine yaklaştığında otomatik olarak bir hatırlatma e-postası gönderir, görev atar ve uzmanın cihazı kalibre etmesini sağlar, bu da üretim gecikmelerini ve hatalı üretimden kaynaklanan sorunları önler.
Standartlara ve müşteri taleplerine göre, sektöre bağlı olarak 150-300 arasında değişen farklı belge türleri bulunur. Bu farklı belge türlerini süreçler ile birlikte yönetmek, firmada şeffaflığı artırır. Örneğin, PaperWork müşteri siparişini yerine getirmek için gerekli belgeleri kolayca tanımlayabilen kontrol listesi şablonları oluşturarak, gerekli belgeler listesini hazırlar. Bu, siparişin hatasız ve çabuk işleme alınmasını sağlar. Ayrıca, sistem malzemeler teslim edildiğinde tedarikçilerin gerekli belgeleri sağladığından emin olur; tesislere giren malzemelerin teslim alınmasını izler, gelen malzemeleri mevcut malzeme doküman listesiyle karşılaştırır ve eksik dokümanları toplamak için günlük yapılacaklar listesi oluşturarak, ilgili kişilere görev atar.
Bu operasyonlar sayesinde, müşteri memnuniyeti büyük ölçüde artar ve belge gecikmelerinden kaynaklanan olumsuz durumlar en aza indirilir.
