İnsanlar her organizasyonun kritik bir bileşenidir. İnsan kaynaklarında dijitalleştirilmiş bir yaklaşım, şirketinizin veri yönetimini optimize etmesine, hataları ortadan kaldırmasına ve çalışanlarınızın büyümesi ve başarısı için alan yaratmasına olanak tanır.
Otomatik Yönetim
Bölümler arası idari işlerinizi ek çaba gerektirmeyen bir motivasyon aracına dönüştürün. Temel insan kaynakları süreçleri, dijitalleştirilmiş formlar ve onaylar, kuruluşunuzu takip etmek için gereken hantal evrak işlerini ortadan kaldırarak şirket genelinde motivasyonu artırmaya yardımcı olur ve çalışanlarınızın tüm potansiyelini açığa çıkarır.
İnsan kaynakları süreçlerindeki verimsizlik, çalışan memnuniyetini ve performansını doğrudan etkiler.
PaperWork, insan kaynakları uygulamaları ve ERP sistemleri ile entegre çalışarak, en karmaşık İK süreçlerini bile, kolaylıkla dijital ortamda yönetmenizi sağlar
IOS ve Android üzerinde çalışan native mobile uygulamalarımız sayesinde saha ekipleriniz de kesintisiz olarak süreçlerin içerisinde olur. Aynı zamanda tüm İK dokümanları da sistem üzerinde takip edilir. Süreçlerin ve özlük dosyaların tek bir platform tarafından yönetilmesi, verimliliği ve çalışan memnuniyeti arttırır. Sürükle bırak ile çalışan iş akışı ve form tasarım araçları sayesinde, İK formları ve süreçleri kolayca insan kaynakları departmanlarının ihtiyaçlarına göre uyarlanır.
Politika Oluşturma ve Şeffaflık
Kuruluşunuzun tamamen şeffaf insan kaynakları politikaları oluşturmasına izin verin ve çalışanlarınızın doğru beklentiler içinde olmasını sağlayın.
Verimli İzin Talepleri
İlgili tüm taraflar için sorunsuz bir geçiş sağlamak amacıyla izin taleplerini otomatik olarak onaylayın, kaydedin ve bildirin. Tüm ekip üyelerinin belirli bir zaman dilimindeki uygunluğunu tamamen görünür hale getirerek tüm departmanlarda bilinçli kararlar alınmasını sağlayın.
Mevcut Durum
Kağıt ortamında, insan kaynakları süreçlerini ve özlük dosyalarını yönetmek birçok soruna neden olur
- İşin tamamlanma süresi planlanan zamanı aşar ve takip edilemez
- Kağıt formlar yanlış doldurulabilir
- Süreç şeffaf olarak izlenemez. Kağıtlar kaybolabilir
- Çalışanlar haftada 10 saatlerini doküman bulmak, doldurmak ve yönlendirmek için harcar
- Kağıt formlar ile entegrasyon yapılamadığından, aynı bilgiler tekrar tekrar girilir
- Güvenlik ve gizlilik sağlanamaz
- Talebin ne durumda olduğunu öğrenmek için uğraşmak gerekir
Dijital ortam özgürlük ve verimliliktir.
Örneğin işe alım ve değerlendirme süreci bittiğinde PaperWork aşağıdaki işlemleri, işe başlama akışı üzerinden otomatik olarak başlatır
- Özlük dosyasında yeni kayıt açar, dokümanları dosyaya arşivler
- İK yetkilisine işe giriş formunu yönlendirir
- Yeni çalışana hoş geldin e postası gönderir
- İşe başlayacak kişinin ekipmanları için satın alma talebi oluşturur
- Yeni başlayacak kişinin bilgisini bilgi işlem ve diğer departmanlara yönlendirir
- İK uygulaması ile entegre çalışır. Bilgi paylaşımında bulunur
- Sürecin her adımı izlenir, ölçülür.
İnsan kaynakları iş akışlarını çizerek tasarlayın, kolayca revize edin.
PaperWork, İK süreçlerinin kısa sürede canlıya alınmasını sağlar. Sürecin işlem adımlarını ölçer, sorunlu alanları bulur, iyileştirir. Verimli süreçler yaratmak için, sürekli geri bildirimde bulunur.
ERP ve insan kaynakları yönetim uygulamaları ile veri alışverişinde bulunarak, süreçlerin hatasız çalışmasını sağlar.
İşe Alım Sürecini Kolaylaştırın
İş gereksinimlerini pozisyona göre ayarlamak, toplantıları planlamak, belgeleri karıştırmak, doğru bilgileri elde etmek ve her işe alımda yeni çalışanları işe almak çok fazla zaman ve insan çabası gerektirir.
PaperWork, süreci kolaylaştırmanıza ve gelişmiş ve otomatikleştirilmiş iş akışlarıyla süreci herkes için kolaylaştırmanıza olanak tanır.
Özlük Dosyalarının Yönetilmesinde Yaşanan Sorunlar
Yüzlerce, binlerce çalışanın olduğu kurumlarda, özlük dosyalarının hazırlanması, güncel tutulması ve yönetilmesi kaos ortamı yaratmaktadır. Dijital ortamda, ağ üzerindeki klasörlerde bulunan dokümanların yönetimi verimsizlik sorunlarına neden olmaktadır.
- Belge yetkilerinin tanımlanamaması
- Hatalı dosyalama
- Çalışanlar ile belgelerin paylaşım zorlukları
- Zamanında eksik belgelerin tamamlanamaması
- Performans sorunları
- İK ve ERP uygulamaları entegrasyon yapılamaması
- Eksik belgelerin takip edilememesi
- Eksik belgelerden dolayı maruz kalınan hukuki ve idari para cezaları
Dijital Özlük Dosyası
Özlük dosyaları, dijital ortamda PaperWork üzerinde yönetilir. Tüm çalışanlar yetkileri dahilinde özlük dosyalarına erişir. Çalışan gruplarına göre farklı özlük belge setleri oluşturulabilir. İnsan kaynakları uzmanları, mühendisler, bakım teknisyenleri, satış ve bunun gibi farklı çalışan grupları için, farklı özlük belge setleri yaratılabilir.
Özlük dosyalarının yönetimini kolaylaştırmak için, belgeye zorunluluk, yetki, geçerlilik süresi ve süre bitiminden önce hatırlatma gibi tanımlamalar yapılır. Belgeleri arayıp, bulmak, paylaşmak ve eksik belge kontrolü yapmak çok kolaylaşır.
PaperWork, özlük dosyaları yönetimini üzerine alarak, insan kaynakları uzmanlarının, zamanlarının büyük bir bölümünü çalışan memnuniyeti için harcamalarını sağlar.
Zamanınızı kağıtlara harcamayın!
- Eksik belge raporu
- Sınırsız sayıda belge tipi tanımlama
- Farklı çalışan grupları için, farklı özlük dosyaları yaratma
- Çalışanın, özlük dosyasındaki hangi belgeleri görebileceğini ve değiştirebileceğini yetkilendirme
- Zorunlu belge ve süreli belge tanımlama
- Belgenin süresi sona ermeden önce hatırlatma tanımlama
- Sadece okunur belge (Değiştirilemez) belge tanımlama
- Onay gereken belgeleri tanımlama
- Kullanıcı senkranizasyonu
- Güçlü arama motoru ile belgelere kolay ulaşım
Çalışanlarınızdan gelen önerileri kolayca değerlendirin.
Çalışanlarınızın şirkete bağlılığı artırmak ve onların da şirket operasyonlarında söz sahibi olmalarını sağlamanın tek yolu, iyi bir öneri sistemi kurmaktır. Çalışanlarınızdan gelen öneriler işe yarıyor. Birçok şirket bu önerileri dikkate alarak süreçlerini iyileştiriyor. PaperWork öneri sistemi, tüm çalışanlarınızdan önerileri her ortamdan topluyor.
Çalışanlarınız önerileri, mobil uygulamamızı (IOS & Android), Outlook uygulamamızı, kioskları veya web uygulamamızı kullanarak istedikleri anda ve istedikleri yerden sisteme girebiliyorlar. PaperWork iş akışı motorunu kullanarak alınan önerileri, öneri süreci üzerinde işlem adımlarına yönlendiriyor. Öneriler onay adımlarını geçtikten sonra, puanlama yapılması için değerlendirme grubuna aktarılıyor.
Değerlendirme yapılırken, istenirse diğer uygulamalardan (SAP, Oracle, MS AX vb.) gerekli olan veriler alınıp formlar üzerinde gösterebiliyor. Önerinin değerlendirilmesi sonucunda alınan puana göre eğer ödül verilmesi gerekiyorsa, PaperWork insan kaynakları bölümüne otomatik olarak iş ataması yapar. İstenirse doğrudan DÖF süreci başlatır ve DÖF talebi yaratır. Toplanan tüm öneriler istenilen kriterlere göre raporlanabilir. Öneri sistemi, sürecin her adımında, istenilen kullanıcılara bilgilendirme e postaları göndererek, öneri sahiplerinin sürekli durumdan haberdar olması sağlar .Önerileri kısa süre içerisinde değerlendirilip sonuçlandırdığınızda , katılım oranını arttırabilirsiniz. PaperWork, değerlendirme sürecinde, işlem adımlarına hedef süre tanımlar. Öneri sisteminde işlem yapan herkesin verilen hedef sürede işi bitirmesini sağlar. Süre aşımında yöneticilere hemen uyarı gönderir.
Öneri Toplama ve Değerlendirme Sisteminin Yararları
- Bir takım olarak her çalışandan öneri toplanması
- Ürün ve hizmet kalitesinin yükselmesi, maliyetlerinizin düşmesi
- Çalışanların şirkete bağlılığının yükselmesi
- Sorunlu alanların tespiti ve düzeltilmesi
- Yapılan işin daha iyi nasıl yapılır diye sürekli sorgulanması
- Çalışanlarda şirkete değer katma bilincinin oluşması
- Kurumsal yapınızın kuvvetlenmesi
- Çalışan sorumluluğunu artırması ve özgür düşünmenin gelişmesi
Öneri Toplama ve Değerlendirme Sisteminin Özellikleri
- Mavi yakalıların kiosklardan öneri girişi yapabilmesi
- Web ve Outlook içindeki uygulamamızdan (add-in) öneri girişi yapabilmesi
- Tablet ve telefonlardan öneri girişi yapılabilmesi
- Öneri sisteminde kullanılan formların görsel olarak tasarlanabilmesi
- Öneri sürecinin, her kurumun isteğine göre iş akışında tasarlanabilmesi
- Öneri sisteminin İK ve ERP sistemleri ile kolaylıkla entegre olması
- İşlem adımlarının görsel ortamda anlık olarak takip edilmesi
- Gelişmiş rapor aracı ile her türlü raporun alınabilmesi
- Kabul edilen öneriler için DÖF sürecinin otomatik başlatılması
- Süreç sırasında uyarı ve bilgilendirme e postalarının gönderilmesi