Kuruluşunuz genelinde dokümanları yakalamak, yönetmek, paylaşmak ve arşivlemek için yapay zekâ destekli, sağlam, ölçeklenebilir, güvenli ve yüksek performanslı içerik deposu.
Dünya çapında yapılan araştırmalara göre, çalışanlar günde ortalama iki saatlerini belgeleri aramak ve paylaşmak için harcıyor. Birçok işletme için kağıt ortamındaki işlerin dijital ortama aktarılması, yapılacak işler listesinin başında yer alıyor. Dijital dünyada, doküman yönetimi ve paylaşımı stratejik bir önem taşır. Kurumsal Doküman Yönetimi Sistemi (DYS) kullanmayan şirketler, içerikler ve dokümanlar hakkında tüm bilgiye sahip olan çalışanların insafına kalmış durumdadır. Müşterilere hızlı dönüş yapabilmek için iş belgelerinize çabuk ve kolay ulaşabilmeniz esastır.
Dünya çapında yapılan araştırmalara göre, çalışanlar günde ortalama iki saatlerini belgeleri aramak ve paylaşmak için harcıyor. Birçok işletme için kağıt ortamındaki işlerin dijital ortama aktarılması, yapılacak işler listesinin başında yer alıyor. Dijital dünyada, doküman yönetimi ve paylaşımı stratejik bir önem taşır. Kurumsal Doküman Yönetimi Sistemi (DYS) kullanmayan şirketler, içerikler ve dokümanlar hakkında tüm bilgiye sahip olan çalışanların insafına kalmış durumdadır. Müşterilere hızlı dönüş yapabilmek için iş belgelerinize çabuk ve kolay ulaşabilmeniz esastır.
Birçok kurumun yaşadığı ortak sorunlardan biri, belgelerin farklı sistemlerde dağınık halde bulunması ve ihtiyaç anında erişimin zor olmasıdır. HR sistemindeki özlük dosyası, ERP’deki bir fatura ya da e-postalardaki sözleşmeler; hepsi önemli ama çoğu zaman bulunması zaman alır.
PaperWork, HR, ERP, CRM, IK ve portallar gibi sistemlerle entegre çalışarak tüm belgelerinizi merkezi bir platformda toplar. Belgeleri yapay zeka destekli Intelivus ile otomatik sınıflandırır, kişisel verileri ISDD modülü ile maskeleyerek güvenli şekilde saklar ve gelişmiş arama motoru sayesinde ihtiyacınız olan belgeye saniyeler içinde ulaşmanızı sağlar. Versiyon kontrolü ve entegre iş akışları sayesinde belgeler her zaman güncel kalır, süreç boyunca doğru içeriğe anında erişilir.
PaperWork, kağıt ve dijital belgeleri tek noktada birleştirerek zaman kaybını önler, hataları azaltır ve verimliliği artırır.
İndeks alanlarından esnek dinamik arama, elektronik belgeler içinde kelime arama ve taranmış belgelerin içinde kelime arama (OCR) özellikleri ile aradığınız dokümana hemen ulaşın.
Belgenin sistemden hemen silinmesi, silinen belgenin belirli bir süre geri dönüşüm kutusunda beklemesi ve yönetici onayı olmadan belgenin silinmemesini sağlayan kurallar.
Kayıt, klasör, doküman bazlı yetkilendirme. Kişi, Grup, Rol bazlı yetkilendirme. Birden fazla active directory ile çalışma. SAP, Oracle vb. gibi uygulamalarla kullanıcı entegrasyonu. SSL güvenlik koruması.
Dosya sisteminde şifrelenmiş belgeleri kimse açamaz; kurumsal hafızanız korunur.
Tiff, jpg, bmp, djvu vb. formatlar görüntülenir. Word, Excel, PowerPoint, PDF, msg gibi belgelerinin ön izlemeleri oluşturulur ve görüntülenir. Dahili Word editörü, word dokümanlarını kendisi açar, revize eder.
Belgeyi e imza ile imzalama, imza tarihçesi ve iş akışında belgeyi imzalama özellikleri.
KEP alma, gönderme. KEP içindeki kelimelerden iş akışı başlatma. KEP iletilerinin arşivlenmesi.
E faturaların otomatik arşivlenmesi ve kurallara göre iş akışına yönlenmesi.
Kurumlar dokümanları yönetmekte büyük zorluk yaşıyorlar. Dokümanlar ağ üzerindeki paylaşım klasörlerinde, USB belleklerde, kişilerin bilgisayalarında veya farklı iş uygulamalarının içinde saklanmaktadır. Bazı dokümanlar ise kağıt formatında arşivde veya departmanların dolaplarında kilit altında tutulmaktadır. Bu kaos ortamında verimli çalışmak çok zordur. PaperWork dijital ortamda belgelerinizi yönetmenizi sağlar. Gelişmiş entegrasyon katmanı, dokümanlarınızı kurumsal uygulamalarınıza ve süreçlerinize bağlar. Kritik dokümanlarınızın güvenle saklanmasını ve paylaşılmasını sağlar.
PaperWork ile dokümanları yaratın, revize edin, onaylayın, versiyonlarını kontrol edin, arşivleyin, paylaşın. Dokümanı bulmak için zaman harcamayın. Her zaman güncel versiyon üzerinde çalışın. Belge üzerinde nelerin değiştiğini hemen görün. Doküman şablonlarından belge yaratın, hataları ortadan kaldırın. Dokümanların dijital ortamda onaylanması, depolanması ve paylaşılması işleri hızlandırır, maliyetleri düşürür, hizmet kalitesini yükseltir.
Kurum genelinde çalışanlar, insan kaynakları, operasyon, müşteri hizmetleri, kalite, satın alma ve finans gibi bölümlerin güncel dokümanlarına ve önceki versiyonlarına yetkiler dahilinde mobilden, webden ve SAP içinden çalışan uygulamalarımızdan erişebilirler. Dahili Word editörü, belge revize edilirken nelerin değiştiğini gösterir. Güçlü arama motoru, belgenin içinde geçen kelimelerden hemen belgeye ulaşmanızı sağlar. Sohbet uygulaması, doküman hakkında canlı olarak takım arkadaşlarınızla mesajlaşmanızı sağlar. Büyük belgeleri, indirme linki ile süresini ve indirme sayısını sınırlayarak kolayca paylaşın.
Word dokümanları PaperWork tarafından kontrol edilir. Responsive web uygulamamız içinden çalışan Word benzeri editörümüz sayesinde Office uygulamasına gerek kalmadan, word dokümanı yaratılır, güncellenir ve revize edilir. Kullanıcıların, Word dokümanı üzerinde çalışırken yaptıkları değişikler, gözden geçirme bölgesinde kayıt altına alınır. Böylece, belgenin eski versiyonlarına ve belgenin üzerinde kim ? hangi değişikliği ? ne zaman yaptı? bilgisine sistem içinden hemen ulaşılır. Değişiklik takibinin bu kadar kolay olması, özellikle kalite prosedürlerinin yayınlanmasında ve sözleşme yönetiminde işleri çok kolaylaştırır.
Bütünleşik platform, iş akışı sırasında belge üzerinde kolayca işlem yapmanızı sağlar. Onay İş akışları Low Code destekli, visio benzeri esnek akış tasarım aracımız ile kolayca çizerek tasarlanır. Süreç içerisinde dokümanlara erişim, elektronik imza ile imzalama ve revize ederek değişiklik yapma haklarını iş akışı uygulamamız üzerinden tanımlayın. Belge ile ilgili işlemlerinizi hızlandırın, verimliliği arttırın.
Güçlü arama motoru, mobil ve web uygulamasından dokümanlara kolayca ulaşmanızı sağlar. İşlemleri hızlandırır, verimliliği arttırır. Dokümanı kim versiyonlamış? Belge üzerinde ne çalışmalar olmuş? gibi yapılan tüm işlemler kayıt altında tutulur. Dokümanlarınız, kurumsal yapınıza ve yetki politikanıza göre organize edilir. Dokümanlara, entegrasyon servisleri üzerinden, kurumsal ve mobil uygulamalardan da erişim sağlanabilir.
PaperWork, iş akışı sırasında, formlar üzerinde ki belirli anahtar verilerden, Dinamik belge şablonlarını kullanarak, otomatik olarak belge yaratır. Müşteri bilgileri, ürün detayları, fiyatlar gibi dinamik içeriklerden belge üretilirken, kopyala yapıştır işlemleri sırasında meydana gelen insani hatalar ortadan kalkar. Şablonlar, belgelerin her zaman kurumsal kimliğe uygun, doğru içerikle oluşması sağlar. Sözleşmelerin yaratılmasında, personel alım iş akışında adaya giden teklifin üretilmesinde, müşteri şikayetlerinde cevap yazısının oluşturulması gibi bir çok alanda kullanılan otomatik doküman üretme özelliği, verimliliği yükseltir, işlem sürelerini azaltır.
Üç parçadan oluşan PaperWork’ün esnek ve güçlü arama motoru, aradığınız dokümana hemen ulaşmanızı sağlar:
Artık dokümanlar üzerinde değişiklik yapmak, görüş almak için e posta atmak veya mesajlaşma uygulamaları kullanmak zorunda değilsiniz. Kullanıcılar sistem içinden, belge hakkında yazışabilirler. Belge üzerinde yapılan tüm yazışmalar, tarihçeye kaydedilir. Tek tıklama ile tüm yazışmalar belge ekinde incelenebilir. Arama motoru, sohbet içinde geçen kelimelerden, yazışmalara ve belgelere istediğiniz anda ulaşmanızı sağlar. Yazışmalar, PaperWork üzerinde kayıt altına alındığı için, belgenin güvenliği sağlanır, kontrolsüz kopyaların e posta ile dağıtılması engellenir. işlem hızı artar, işler kolaylaşır.
Şimdi daha akıllı, daha hızlı ve daha verimli iş akışlarına doğru adım atmanın tam zamanı.
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun (“KVKK”) uyarınca, GG Soft Yazılım Hizmetleri A.Ş. (“PaperWork”) olarak, veri sorumlusu sıfatıyla,
Online iş başvurusu yapacak olan çalışan adaylarımızın kişisel verilerini aşağıda açıklanan amaçlar kapsamında; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun bir şekilde işleyebilecek, kaydedebilecek, saklayabilecek, sınıflandırabilecek, güncelleyebilecek ve mevzuatın izin verdiği hallerde ve/veya işlendikleri amaçla sınırlı olarak 3. kişilere açıklayabilecek/aktarabileceğiz.
Başta KVKK mevzuatı olmak üzere ve ilgili mevzuat kapsamında, online iş başvurularında PaperWork ile paylaştığınız / paylaşacağınız kimlik, iletişim, askerlik durumu, mesleki deneyim, eğitim, görsel ve işitsel kayıtlara dayalı kişisel verileriniz, çalışan adaylarının başvuru süreçlerinin yürütülebilmesi, insan kaynakları faaliyetlerinin mevzuata uygun yürütülmesi, saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülebilmesi ve sonuçlanabilmesi amacıyla işlenebilecektir. Bu kapsamda bahsi geçen kişisel verileriniz, işlenme amacıyla uygun süre zarfında fiziksel veya elektronik ortamda güvenli bir şekilde saklanmaktadır.
PaperWork tarafından kişisel verilerin korunmasına ilişkin olarak KVKK başta olmak üzere ilgili tüm mevzuatta öngörülen yükümlülüklere uygun hareket edilmektedir.
Online iş başvurusu ile elde edilen kişisel veriler; Kanunun 5. Maddesinde belirtilen;
Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla,
veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması,
“İlgili kişinin rızası” hukuki sebeplerine dayalı olarak otomatik yolla işlenmektedir.
Açıklanan amaçlar kapsamında işlenen yine yukarıda belirtilen kişisel verileriniz; KVKK’da öngörülen temel ilkelere uygun olarak çalışan adayı seçme ve yerleştirme süreçlerinin yürütülmesi amacıyla 1. Maddede belirtilen PaperWork ile ürün ve hizmet alıcılarına aktarılabilecektir.
