Pazartesi - Cuma 09:00-18:000216 384 0751
3
February 2022

ERP ve BPM: “Better Together”

İnsan hayatında değişik dönemler vardır ya, bir şeylere derinlemesine merak sararsınız. İşte öyle bir dönemde dünya dönüm noktalarına, devrimlerine merak sarmıştım. Gençliğin verdiği heyecan ile önüme ne geldiyse okumaya çalıştım. Bir müddet sonra gördüm ki okuduklarımın tamamını bulunduğum zaman ile yorumlamaya çalışıyorum. Bunu fark ettikten sonra tekrar tekrar okuduğumda ihtiyaçları, yaşananları, sonuçlarını daha rahat anladığımı fark ettim.

Aslında “Dijital Dönüşüm” de bu şekilde hayatımıza girdi. Çoğu insan akademik makaleleri okumaktan öteye geçemedi. Bazıları dijital dönüşümü açıklamak için taaa 1nci, 2nci, 3ncü endüstri devrimini, Endüstri 4.0’ı anlatarak açıklamaya çalıştı. Hep kafalarda sorular kaldı ve hep örneklere dökülmeden anlaşılamadı. Bu nedenle de bilginin genele yayılması uzun sürdü. 

Aslında “Dijital Dönüşüm” en rahat pandemi ile anlaşıldı. Dijital dönüşüm iş yapış şeklini değiştirmek demek.  Bunu yaparken de 4 temel prensibi daha iyi, daha uygun hayata geçirmek demek.

  • Birlikte çalışabilirlik (Interoperability): Tüm insan ve makinelerin birbiri ile ilişkili ve bağlı olmasını ifade eder. Tabii ki bu bilim kurgu filmlerde gördüğümüz gibi insanların sağından solundan sarkan kabloları ifade etmiyor. Bu basit anlamda insanların, makinelerin, sensörlerin birbiri ile iletişime geçmesini ifade ediyor. IoT (Internet of Things) ve IoP (Internet of people) kavramları bu yaklaşımı desteklemek amacıyla zaman içerisinde geliştirilmiştir.
  • Bilginin şeffaflığı (Information transparency): Bilgi sistemlerinin sayısal sistem modellerini sensör verileriyle zenginleştirerek fiziksel dünyanın sanal bir kopyasını oluşturma becerisidir. Bu ham sensör verilerinin anlamlandırılmasını da içerir.
  • Teknik Yardım (Technical assistance): Birincisi bilgi toplanması ve görselleştirilmesi yoluyla tüm sistemlerin, insanların hızlı ve doğru karar almasına yardım etmesini içerir. İkincisi ise tehlikeli veya yorucu iş yapan insanların, eldeki veri ile işlerinin kolaylaştırılmasını, daha güvenli hale getirilmesini içerir.
  • Merkezi olmayan kararlar (Decentralized decisions): Sadece istisnalar, müdahaleler veya çelişen hedefler söz konusu olduğunda kararların daha üst seviyeye bırakılması, rutin işlemlerin tamamında sistemin kendi kendine karar vermesini içerir. Yapay Zeka (AI) kavramı bu noktada önem kazanır.

Tekrar pandemi dönemine dönersek konuyu daha rahat kavrayabiliriz. Sistemsel olarak hazır olmayan şirketler, gerekli durumda insanlar veya makineler tarafından merkezi oluşturulan verilerin ihtiyacı olan çalışanlara uygun formlarda ve zamanında ulaştırılamamasından dolayı bir dizi sıkıntılar yaşadılar. Kimi vizyon olarak hazır olduğu için hızlı bir şekilde uyum sağladı ve işleyişine devam etti, kimi ciddi boyutta para kaybetti, kimi eksikliğin ne olduğunu henüz anlayamadı.

2010’lu yılların başında bu dönüşüme yakalanan çoğu firma tüm ihtiyacını ERP sistemleri üzerinde çözmeye çalıştı. ERP kavramının ilk çıkışı aslında bu günkü anlamından çok farklı oldu. Merkezi bir veri tabanına çok değişik noktalardan veri yazma ve okuma ihtiyacı ile ilk ERP sistemlerinin atası şekillendi. Bu yapılan işlemlere büyük oranda görünürlük sağladı ve departmanların birbiri ile ilişkilerinde çığır açtı. 

Atasözünde olduğu gibi “Elinizde sadece çekiç var ise gözünüze her şey çivi görünür”. ERP sistemleri de aynı akıbete uğradı. Bir ERP sisteminin tam amacı çok net anlaşılamadığı için firmalar tüm ihtiyaçlarını bu platformlar üzerinde gidermeye çalıştı. Zaman içinde CRM işlevlerini içeren ama CRM olmayan, IK işlevlerini içeren ve IK olmayan, SRM (Supplier Relationship Management) işlevlerini içeren ve SRM olmayan, en sonunda da MES (Manufacturing Execution System) işlevlerini içeren ama onun kadar fonksiyonel olmayan bir sürü uyarlama doğdu. Bunun üzerine “Kurumun İş Yapış Şeklini” değil de kendi iş yapış şeklini sistemlere uygulamayı doğru bulan çalışanlar, ara yöneticiler sayesinde onlarca rapor, kullanılmayan ekranlar, ekranlarda garip tuşlar ortaya çıkmaya başladı. Ek yazılmış kodlardan oluşan devasa bir mimari ortaya çıktı. Bu mimari de zaman içerisinde kullanılan ürünün yeni versiyonlarına geçemeyen, güncel teknolojileri içermeyen, mobil kullanımı olmayan veya sınırlı olan sistemler haline geldi. Tabii ki Bu ERP bana yetmiyor yorumunu da unutmamak lazım. Bu apayrı bir yazı konusu.

Bu esnada teknolojiler değişti, ihtiyaçlar arttı, mevcutlar şekil değiştirmeye başladı. ERP projelerinde yer alan çalışanlar iş veya pozisyon değiştirdi. Kurumsal hafıza darbe gördü. Nerede ne çalışıyor, neden çalışıyor unutuldu. Sistemler için hep konuşulan Sürdürülebilirlik ve Çeviklik kavramları zarar gördü. Çoğu firma bunu “Yeni ERP” uyarlamaları ile çözme kararı aldı. Tüm bu problemler ile beraber zaman içerisinde Yalın ERP (Lean ERP) kavramı gelişmeye başladı.

Aslında ERP kadar eski olan BPM kavramı da bu noktada devreye girdi. BPM mimarisinin ilk yaygınlaştığı yer 1980’lerin başında Amerika’da “Machine Flow” adı verilen ve imalat tesislerindeki makineleri yönetmeyi hedefleyen yapı ile gerçekleşti. İlk amaç da aslında pek değişmedi; sahadaki makineleri izlemek, hangisinde hangi işin beklediğini görmek, ölçümleyerek daha fazlasını yapabilmek. Daha sonra bu ürünler de evrildi ve “Human Centric” denilen ürünler ortaya çıktı. Sadece makineleri yöneten sistemler insanlarla da iletişime geçmeye başladı.

Günümüzde BPM ürünleri büyük değişimler gösterdi. Grafiksel bir ortamda sürecin modellenmesi, her türlü sistem ile entegre olabilmesi, insan ilişkisi için kullanılan elektronik formlar, formlarda uyarlanan kurallar, performans ölçümlerini sağlamak için kolay uyarlanabilir özellikler birbiri ardına geldi. Entegrasyon yeteneklerini kullanarak her türlü RPA, AI, BI mimarisi ile entegre oldu. Değişmeyen kolaylığı ise Ölçmek, İzlemek ve Değerlendirmek olarak kaldı.

Yalın ERP kavramı aslında şunu söyler; çok karmaşık uyarlamalardan ve entegrasyonlardan kaçının, ERP sistemini bir ERP gibi kullanın. Bu platform bir süreç yönetim platformu değildir. Süreçlerinizi dışarıya çıkartın. Kanuni yaptırımı olan bölümler hariç uyarlama mümkünse yapmayın. Peki bu durumda süreçler nerede yapılacak? Entegrasyonlar nasıl yapılacak? İşte bu noktada BPM devreye girdi; Better Together.

Bir BPM platformu size ilk önce çeviklik kazandırır. Uyarlamalarınız, kullanıcı ara yüzleri hızlı bir şekilde ortaya çıkar. Tabii ki burada dikkat edilmesi gereken konu uyarlama süresi değildir. Önemli olan yapılan uyarlamaların ihtiyaç durumunda hızlı bir şekilde değiştirilebilmesidir. Dijital Dönüşüm, bir proje değildir, sürekli bir faaliyettir, Dijital dönüşüm bir yolculuktur. Bu yolculuk esnasında da çok çevik olmanız, kurumdaki tüm süreçleri çok süratli değiştirebiliyor olmanız gerekir.               Tüm bu çeviklikle beraber kolay ölçebiliyor olmalısınız. Kimin üzerinde ne kadar iş bekliyor, kim ne kadar iş yapabiliyor, yapılan işleri nasıl optimize ederim, insan-makine, sistem-diğer sistem entegrasyonları ne durumda? Çalışıyorlar mı? gibi sorulara anlık cevap alabiliyor olmanız gerekir. Ayrıca bir süreç grafiği ile yapılan işin doğasını, entegrasyonları, kodlamaları çabuk görebiliyor ve değiştirebiliyor olmanız gerekir. Yeni çıkan RPA, AI gibi teknolojileri de kolay bir şekilde mimarinize dahil etmeniz, teknoloji konusunda da çevik olmanız gerekir. En önemlisi de bu kadar uyarlamadan sonra platformunuzun güncel teknolojiler ile yeni versiyonlara güncellenebilir olması gerekir.

Evet,

Better Together. Bir kurum için dünyanın tavsiye ettiği yaklaşım budur. Yalın ERP ile tüm ERP süreçlerini merkezi hale getirmek, mümkün olan süreçlerinizi bir süreç platformunda adreslemek, BPM ile ERP platformlarını mümkünse hazır entegrasyonlar ile entegre etmek, süreçlerinizi uçtan uca planlamak, ölçümleyerek her zaman iyileştirecek yerleri bulmak, planlamak ve uyarlamak.

Çevik dönüşümler dileği ile.

Akıllı Dijital Dönüşüm
Zaman kaybetmeden PaperWork ile tanışın!

Süreçlerin dijital ortama aktarılmasının ana hedefi organizasyonel çeviklik, tepki süresini kısaltmak,müşteri beklentilerini en üst seviye de karşılamak