İş süreçlerinde temel sağlam, bina güçlü
Standartlaşma ve verimlilik hedefiyle yola çıkan İş GYO, GGSoft’un PaperWork yazılım altyapısı ile yatırımlarının daha ilk adımlarından itibaren evrak kaybı, fatura takibi vb. riskleri ortadan kaldırdı. Bu çözümle, proje bütçeleme gibi süreçlerde hata ve eksiklik gibi riskler sıfırlanmış oluyor. İş GYO, kurumsal hafızaya güçlü temel oluşturmak adına kağıt dokümantasyondan çıkarak dijital arşivlemeye öncelik verdi.
Birlikte proje bütçeleme süreçlerinde meydana gelebilecek olası hata ve eksiklikler gibi söz konusu risk faktörlerini de sıfıra indirgiyor. İş GYO’da önceliğin kurumsal hafızaya güçlü temel oluşturmak adına kağıt dokümantasyondan çıkıp dijital arşivlemeye geçiş olması nedeniyle, bu süreçte iş akışlarının devam edeceği gerçeği, net iş akışlarının çıkartılmasını sağlamakta. Böylece dokümandan başlayan sürecin, iş akışlarına ulaştığına işaret eden İş GYO Bilgi Teknolojileri Yönetmeni Tolga YILMAZ, bu gelişimin ‘tümleşik bir yapının doğal sonucu’ olduğu yorumunu eklemeden geçmedi. Tolga YILMAZ bu yorumunu, kurumsal çalışmaları ve sorumluluklar ekseninde şöyle anlattı: “Tüm iş süreçlerimizin ve sorumluluklarımızın temeli doküman. Veri güvenliğinden onay mekanizmasına ve e-imzaya kadar farklı süreçlerimiz olduğu gibi, BDDK ve SPK gibi kamu kurumları da dahil olmak üzere sorumlu olduğumuz paydaş çok. Bu nedenle uçtan uca takip edilebilir, izlenebilir, yönetilebilir ve esnek bir yapı önem taşıyor. Olumlu referansları ve başarılı çalışmaları neticesinde GGSoft’ u tercih ettik.”
Canlı ve devamlılığı olan bir proje
İş GYO, bu öncelikler ışığında canlı ve devamlılığı olan bir projede 2013 sonunda yatırım kararını aldı ve belirli bölümlere ayrılan yatırım, kurum içinde konumlandırılmaya başlandı. Önceliği ‘iş akışından geçmesi gereken evrakların arşivlenmesi’ alırken, bunu bir tarafta iş akışı çalışmaları bir tarafta da raporlama odaklı adımlar izliyor. Bu önceliklendirme ile hazırlanan yol haritası, proje tarafları için kolaylık sağladı. Bu rotanın önemini ve yatırımın gelişimini Tolga YILMAZ şöyle özetledi: “Gayrimenkul sektörü dinamikleri gereği çok farklı bir sektör olduğu için iş süreçlerini de farklılaştırıyor. Bir proje için belediyeden inşaat şirketine kadar birbirinden farklı paydaşla ve her paydaşın özel iş süreçleriyle çalışıyoruz. Tüm bu paydaşlarla kesintisiz ve hızlı iletişimde olmak için GGSoft ile çalışıyoruz. İnşaat sektörü çok farklı bir sektör ve bu yüzden bizim çok farklı süreçlerimiz var. Sonuçta bir mal üretmiyoruz, ama belediyelerden inşaat şirketlerine kadar her birinin kendine has süreci olan birçok paydaşımız var. Tüm bu paydaşlarla kesintisiz ve eksiksiz bağlar için GGSoft ile yatırım adımını attık. Bu çok canlı bir proje ve halen devam ediyor. Yatırımın her bir adımı, bizim yeni ihtiyaçları görmemizi ya da en başta aldığımız yatırım kararında farklı adımlar atmamızı sağlıyor. Bu fikirsel gelişimimize, GGSoft da hızlı yenilikleri ile tam uyum sağlıyor.”
Uçtan Uca tüm proje bu yapıda konumlanacak
Tüm projenin uçtan uca bu yapıda konumlanacağı arşivleme ile sahip olunan kapsamlı yapıdaki süreç yönetimi çalışması; kurum bütününde standartlaşmak için önemli bir adım oldu. Yani önce bir kurumsal hafıza oluştu, ardından da gelişen ihtiyaçlarla yatırım kapsamı büyüdü. Bu süreç gelişimi, yatırımın ‘kullanıcı’ tarafında, yani İş GYO çalışanlarında da memnuniyetle karşılanıyor. Bundan sonra daha farklı akışlar olacağı bilgisini veren Tolga YILMAZ, GGSoft ile üzerinde çalıştıkları başlıkları şöyle anlattı: “Fatura Onayı, gelen ve giden evrak gibi akışlarımız üzerinde geliştirmeler yapıyoruz. Bundan sonra daha büyük ve farklı akışlar da olacak. Örneğin yeni bir proje geliştirdiğiniz zamanki adımların, fizibilite süreci gibi tüm süreçlerin bu yapıda olması, bir bina alınması kararı verildiğinde, tüm proje akış sürecinin PaperWork üzerinde yapılmasını amaçlıyorum. Kurumsal devamlılıkta adım adım ilerliyoruz.”
Kullanıcı ne ister?
Tüm bu planlamalarda GGSoft önemli bir destek sunuyor, geri dönüşler ve beklentiler, hızla hayata geçiriliyor. Burada öne çıkan ve GGSoft’a geri bildirimlerde önem taşıyan ‘kullanıcı testleri’ ise projeyi farklı kılan bir başlık. ‘Kullanıcı kabul kriterleri’ kapsamında İş GYO, çalışanlarına bazı öneriler sunuyor, onların isteklerini öğrenmeye çalışıyor. Onların da geri dönüşleri de GGSoft’a iletiliyor. Yani PaperWork altyapısını kullanacak olan çalışanların geri dönüşleri bu yatırımda belirleyici oluyor, GGSoft ile verimli çalışmayı beraberinde getiriyor. “Çalışanların beklentileri bize güç verdi” diyen Tolga YILMAZ, yatırımda asıl belirleyici ve verimlilik sağlayan unsurun ise GGSoft ile hazırladıkları fizibilitesi güçlü proje planı, bu plan ışığında İş GYO’da yönetici iradesi ve kararlılığının öne çıkması, kurum bütününde yatırımın benimsenmesinde ulaşılan hız olduğunu eklemeden geçmedi.
Gayrimenkul sektörünün iş yapış biçimi çok farklı olduğundan yatırımın bundan sonraki adımlarında iş akışı yine öne çıkacak ve bu başlıkta yeni süreçler tasarlanacak. Sözleşme ve teklif süreçleri, farklı masraf yapıları ve bunların ortaya çıkardığı faturaların hepsi hem devlete ve müşterilere karşı bir sorumluluk hem de proje sürecinin sağlıklı ilerleyişinin bir parçası. Kamunun e-Dönüşüm başlığındaki e-Fatura ve e-Arşiv Fatura gibi çalışmalarının 2016 yılında yapıya dahil edilmesi planlanıyor. 2017’de ise “Yatırım bambaşka bir yapıya bürünecek” tabirini kullanan Tolga YILMAZ, şu ipuçlarını da paylaştı: “Şirketin işinin %70’i fatura, %30’u proje olduğu için hazırladığımız büyük bir diyagram var. Fizibilite, teklif, ruhsat aşamaları, inşaat süreçleri, tasarım süreçleri sonrası binaya başlanıyor. Bu sürecin birçok noktasında büyük bir evrak trafiği oluyor ve müşteriye anahtar teslim edilmesiyle sonlanan bir yapı hayat buluyor. Sonuçta biz inşaat yapmıyoruz, bu işi bir firmaya veriyor ve şantiye sürecinde çok fazla evrak gidiş gelişi yaşıyoruz. Bu komplike yapıda ilk adımın fatura olması, sonra gelen ve giden evrakı sisteme katmak hem çalışanların uyumu hem de sonraki adımlar için bir taban oluşturmak adına önemliydi. Gayrimenkul sektörünün iş yapış biçimini özetleyen bu yapıda PaperWork’ten kullanacağımız daha çok bileşen olacak.”
Devamlılığı olan yatırım, kesintisiz iletişimle güçleniyor
Sistem çalışırken tüm bu dönüşüm adımlarını atmak, sürecin bütününde uçtan uca kesintisiz bir akış sağladı. Tüm yönetimin bu yatırım eksenindeki faydaları görmesi de önemli bir katma değer yaratırken, GGSoft Proje Yöneticisi Banu OĞUZ, işbirliğini ve sağlanan avantajları şöyle özetledi: “PaperWork; sürekli kendini geliştiren bir ürün ve tüm değişiklikleri müşterilerimizle paylaşıyoruz, esnek yazılım alt yapısı avantajı sayesinde ihtiyaca veya isteğe uygun modellemeleri hızla gerçekleştirebiliyoruz. Bu nedenle müşteri geri bildirimleri, özellikle geliştirme adımlarımızda çok önemli. İhtiyaca ve sektöre göre kişiselleştirilebilen bir çözüm sunmamız bizi hizmet, ürün ve müşteri üçgeninde farklı kılıyor. Burada asıl önemli olan belirli kriter ve öncelikler çerçevesinde süreci yönetebilmek. İş GYO’da PaperWork ile arşivleme projesine 2015 Mart’ta geçildi. Sonrasında süreç yönetimine ağırlık verildi. Hem arşivleme hem de iş akışı modülleri bütünleşik bir yapıda tasarlandığından PaperWork şu anda çalışanlar tarafından aktif biçimde kullanılmakta. Tüm şirketin kullandığı süreçleri aktive ediyoruz. Sistemin kesintisiz ve hatasız çalışması çok önemli olduğundan tasarım ve onay süreçlerinin ardından, İş GYO’da test çalışmalarına oldukça fazla bir zaman ayırdık. Şirket içinde oluşturulan test grubu geri bildirimlerinin rehberliği ile proje, her iki taraf için de çok sağlıklı ilerledi. İş GYO, sadece kendi içinde bir yatırım kararı almakla kalmadı, aynı zamanda bu yatırıma uygun iç yapılanmayı da kendi içinde hayata geçirdi. İyi bir işbirliği ve geri bildirim trafiği yarattık. Bu da ihtiyaçların belirlenmesi veya konumlandırılan yapılarda gerekli değişikliklerin yapılmasında hız sağladı.
PaperWork’ün yaşayan ekosistemiyle sürecimiz bitmiyor, yatırım devam ediyor ve bizim iletişimimiz de kopmaksızın sürüyor.”
