PaperWork Satış Direktörü Tolga Eşiz, “Kısa vadede Türkiye’nin en büyük iş akış ve doküman yönetimi çözümleri sağlayıcısı olmayı hedefliyoruz.” dedi. Eşiz, dijital dönüşüm ve dijital dönüşüm sürecini YeniBirlik okurları için anlattı.
Paperwork hakkında bilgi verir misiniz?
Paperwork 1998 yılında kurulduğu tarihten itibaren, sadece iş akışı ve doküman yönetim konusuna odaklanarak, uzmanlaşmış kadrosuyla PaperWork ürün ailesini geliştirmiştir. Dijital dünya ve rekabet, işlerin mümkün olan en hızlı şekilde yapılmasını gerektirmektedir. PaperWork olarak kurumların daha hızlı ve verimli çalışması için gereken yazılım teknolojilerini tek bir platform üzerinden yönetilmesini sağlıyoruz. ERP sistemleriyle sorunsuz entegre olan BPM çözümümüz, firmalara dijital dönüşüm yolculuklarında yeni kapılar açıyor.
Günümüzde kâğıt ve excel formların yerini, modern elektronik formlar alıyor. İster web üzerinden ister mobil cihazlardan, evden ya da ofisten çalışın, görevleri yerine getirmek ve belgelere ulaşmak artık çok daha kolay. Gelişen dijital dünyada firmalar için büyüme ve operasyonel mükemmellik ancak dijital dönüşümle mümkün olmaktadır.
– Dijital dönüşüm sizin için ne anlama geliyor?
Dijital dönüşüm, şirketlerin iş süreçlerini, hizmetlerini ve kurumsal kültürlerini geliştirmek için teknolojiyi kullanmaları sürecidir. Bu süreç, verimliliği artırmak, maliyetleri düşürmek, müşteri deneyimini geliştirmek ve yeni iş modelleri oluşturmak gibi çeşitli amaçlarla gerçekleştirilir. Dijital dönüşüm aynı zamanda bir kültür değişimi gerektirir, çünkü çalışanların yeni teknolojileri benimsemesi ve bu teknolojilere uyum sağlaması gerekir.
– Şirketler dijital dönüşüm sürecini başlatma kararını neden ve nasıl alıyor?
Şirketler, dijital dönüşüm sürecini başlatma kararını birçok faktöre dayanarak alırlar. Rakip firmaların dijitalleşme hamleleri ve yeni teknolojileri benimsemesi, geri kalmamak için harekete geçme ihtiyacı doğurabilir. Şirketler, pazardaki rekabet baskısını, müşteri beklentilerindeki değişiklikleri ve teknolojideki yenilikleri değerlendirerek dijital dönüşüm sürecini başlatma kararı alır.
Müşteriler dijital kanalları daha fazla kullanmaya başladıkça ve daha hızlı, daha kişiselleştirilmiş hizmetler talep ettikçe, firmalar bu beklentileri karşılamak için dijitalleşmek zorunda kalabilir. Operasyonel verimliliği artırma ihtiyacı da bir diğer karar nedeni olabilir. İş süreçlerini otomatikleştirmek, veri analizi ile daha bilinçli kararlar vermek ve maliyetleri düşürmek dijital dönüşümün önemli faydaları arasındadır. Öte yandan dijital teknolojiler, firmalara geleneksel iş modellerinin ötesine geçerek yeni ürünler ve hizmetler geliştirme imkanı sunar. Bu da yeni pazarlara girme ve gelir kaynaklarını çeşitlendirme potansiyeli taşır.
Dijital dönüşüm sürecini başlatma kararı genellikle üst yönetim tarafından alınır. Bu kararın verilmesinde, şirketin genel stratejisi, mevcut kaynakları ve karşı karşıya olduğu zorluklar gibi faktörler göz önünde bulundurulur. Karar verildikten sonra, şirket bir dijital dönüşüm planı hazırlamalıdır. Bu plan, hangi teknolojilerin kullanılacağını, hangi süreçlerin otomatikleştirileceğini ve hangi değişikliklerin yapılacağını belirler.
– Dijital dönüşüm stratejisi geliştirirken hangi faktörler göz önünde bulundurulmalıdır?
Dijital dönüşüm stratejisini geliştirirken, öncelikle mevcut iş süreçleri ve müşteri etkileşim kanallarını gözden geçirilmelidir. Müşteri verileri, operasyonel verimlilik, pazar dinamikleri ve teknolojik altyapı gibi faktörler stratejiyi şekillendirir. Ayrıca, sektörel regülasyonlar ve güvenlik gereklilikleri de büyük rol oynar.
Çalışanların dijital dönüşüm sürecine dahil edilmesi çok önemlidir. Yeni teknolojilere ve iş süreçlerine uyum sağlayabilmeleri için çalışanlara eğitim ve destek verilmelidir.
Dijital dönüşüm, sürekli devam eden bir süreçtir. Şirketler, değişen teknoloji trendlerini takip etmeli ve ihtiyaç duydukları zamanlarda yeni çözümleri benimsemeye açık olmalıdır.
– Bu süreçte karşılaştığınız en büyük zorluklar neler oluyor?
Dijital dönüşüm sürecindeki zorluklar arasında genellikle çalışan direnci, eski sistemlerin entegrasyonu, yeterli bütçenin ayrılması ve veri güvenliği yer alıyor. Bu zorlukların üstesinden gelmek için şeffaf iletişim, sürekli eğitim programları, pilot projeler ve kültürel değişim yönetimi stratejileri devreye almak verimli neticeler gösterecektir.
– Dijital dönüşüm projeleri için hangi teknolojileri ve çözümleri tercih ediyorsunuz?
Dijital dönüşüm projelerinde sıklıkla bulut bilişim platformları, yapay zeka ve makine öğrenimi uygulamaları, IoT (Nesnelerin İnterneti) çözümleri, otomasyon araçları ve veri analizi teknolojileri kullanıyoruz. Bu teknolojiler, iş süreçlerini otomatikleştirmek, veriye dayalı kararlar almak ve müşteri deneyimini zenginleştirmek için uygun tercihlerdir.
– Müşteri deneyimi ve çalışan deneyimi üzerinde ne tür değişiklikler gözlemlediniz?
Müşteri deneyimi, dijital kanallar aracılığıyla daha kişiselleştirilmiş ve sürekli hale geliyor. Çalışan deneyimi ise daha esnek çalışma koşulları ve gelişmiş iş araçları ile iyileştirildiğinden bu değişiklikler genel memnuniyeti ve bağlılığı artırıyor diyebilirim.
– Şirket kültürü dijital dönüşümden etkileniyor mu?
Dijital dönüşüm, şirket kültürünü ‘dijital öncelikli’ bir yaklaşıma sevk ediyor. Bu süreç, inovasyonu ve sürekli öğrenmeyi teşvik ettiğinden çalışanların yeni teknolojilere adaptasyonunu da desteklemektedir. Çalışanları sürece dahil etmek için interaktif eğitimler, hackathonlar, inovasyon atölyeleri ve geri bildirim oturumları düzenlemek çalışanların yeni sistemlere ve süreçlere olan bağlılığını ve katılımını artıracaktır.
– Dijital dönüşüm sürecine başlayacak şirketlere ne tür tavsiyelerde bulunursunuz?
Dijital dönüşüm sürecinde sabır, esneklik ve açık iletişimin önemi oldukça büyük. Başlıca tavsiyem, ilk adım olarak net bir vizyon ve strateji belirlemeleri, çalışanları sürece aktif olarak dahil etmeleri ve sürekli öğrenme kültürünü benimsemeleridir. Dijital dönüşüm, sadece teknolojiden ibaret değildir. Bu aynı zamanda bir kültür değişimi gerektirir. Çalışanlarınızın yeni teknolojilere uyum sağlayabilmeleri ve bu teknolojileri kullanarak işlerini daha etkin bir şekilde yapabilmeyi öğrenmeleri gerekir.
Dijital dönüşümün başarısını ölçmek için anahtar performans göstergeleri (KPI) belirleyin. Bu sayede, ilerlemenizi takip edebilir ve gerekli ayarlamaları yapabilirsiniz.
Kaynak: Yeni Birlik Gazetesi