Operasyonel Mükemmelliğe Giden Yolda Süreç İyileştirme

Operasyonel Mükemmellik, kuruluşların kontrollü büyümesini desteklemek için operasyonel faaliyetlerin sürekli iyileşme bakış açısıyla kontrol altında tutulmasını ifade eder. Bu doğrultuda, verimlilik ve etkinlik odaklı, müşteriye değer yaratan ve sürekli gelişimi destekleyen süreçler operasyonel mükemmelliğe ulaşmada kritik bileşenlerdir.

Operasyonel Mükemmelliğe giden yolda dikkat edilmesi gerekenler:

. Her bir operasyonel sürecin yönetiminin ve geliştirilmesinin sorumlusu olarak şirket stratejisini özümsemiş, doğru bakış açısına ve uygun yetkinliğe sahip süreç sahiplerinin atanmış olması
. Süreç sahiplerinin liderliğinde:

. Operasyonel iş süreçlerinin müşteriye değer katacak ürün ve hizmet sunumlarını en iyi şekilde destekleyebilmesi için verimlilik ve etkinlik odaklı tasarlanmış olması

. Operasyonel süreçlerin gerçek hayat uygulamalarında performansının izlenmesi ve stratejik hedeflerle uyumlu gelişim fırsatlarının tespit edilerek gerekli yeniden tasarım çalışmalarının planlanması

Süreç İyileştirme, Operasyonel Mükemmellik yolunda yapılan yinelemeli düzenlemelerin döngüsüdür. Bu düzenlemelere olan ihtiyaç, süreç performans izleme faaliyetleri kapsamında tespit edilebildiği gibi, şirket içi bir organizasyonel değişiklik veya stratejik kararlar doğrultusunda atılan kurumsal değişim adımları sonucunda da ortaya çıkabilir. Bu tür senaryolar sürekli olarak gerçekleştiğinden, Süreç İyileştirme çalışmaları şirketler için sürekli gündemde olması gereken bir faaliyetler zinciridir.

Uçtan uca sürekli gelişimi desteklemek için aşağıdaki adımlar takip edilebilir:

ADIM 1

. Öncelikli iyileştirme gerektiren süreçler tanımlanır,
. Süreç iyileştirme öncelikleri ile ilgili olarak kurum içi mutabakat sağlanır;

ADIM 2

. Seçilen süreçlerin mevcut işleyişleri dokümante edilir,
. Darboğazları ve sorunları belirleme yönünde çalışmalar planlanır;

ADIM 3

. Belirlenen sıkıntıları çözmek için süreç iyileştirme çözümleri geliştirilir,
. İyileştirme çözümlerine dayalı revize süreç senaryoları oluşturulur,
. Her revize süreç senaryosunun yatırım getirisi ve uygulama kolaylığı/maliyeti belirlenir,
. Revize süreç senaryolarından bir tanesi seçilir;

ADIM 4

. Seçilen süreç senaryosunu uygulayabilmek için gereken proje görevleri ve takvimi belirlenir,
. Bu proje görevlerinin şirket içindeki sahiplikleri tespit edilir ve gerekli görevlendirmeler yapılır,
. Proje hayata geçene kadarki sürede görevlerin zaman çizelgesine uyumlu olarak ilerlemesi takip edilir;

ADIM 5

. Proje hayata geçişi sonrasında, süreçlerle ilişkilendirilen KPI (Anahtar Performans Göstergeleri) takip edilerek beklenen faydanın ne oranda sağlandığı raporlanır.

PAPERWORK İŞ AKIŞI

Süreçlerin bir verimlilik aracı olan PaperWork İş Akışı üzerinde tasarlanması, süreç yönetiminde, ölçümlenmesinde ve ölçümlemeler sonucu gözden geçirilmesinde rekabet avantajı yaratacak kolaylıklar sağlar. Süreçlerin iyileştirilerek maliyetlerinin düşürülmesinde, hizmet kalitesinin yükseltilerek rekabet avantajı sağlanmasında etkin rol oynar.

PaperWork İş Akışı:

. Bilgi ve belge akışını elektronik ortama taşır; tüm dolaşımın izlenebilir ve kontrol edilebilir olmasını sağlar,
. Süreç otomasyonu ve kaynak kullanım optimizasyonu sağlayarak verimliliği artırır,
. Karar verme, onay sürelerini kısaltır,
. Operasyonel maliyetleri düşürür,
. İşlem hatalarını, gecikmeleri kayıt ve kontrol altına alarak azalmasına destek olur,
. İş ve kaynak izlenmesini ve yönetimini kolaylaştırır,
. Süreçlerdeki sorunların belirlenmesine yardımcı olur.