Problem
Kurulduğu günden bu yana “koşulsuz müşteri memnuniyeti” ilkesini benimseyen Otokoç Otomotiv, Türkiye’nin dört bir yanındaki belgelerini tek bir merkezde toplayarak tüm yönetimini PaperWork ile gerçekleştirmeye başladı.
Koç Holding’in otomotiv sektöründeki ilk yatırımı olan Otokoç Otomotiv, Avis, Budget, Birmot ve Otokoç markaları ile Türkiye’nin her köşesine yayılmış birçok noktasıyla ticari ve bireysel müşterilerin tüm araç ihtiyaçlarını karşılıyor. Bu noktalarında dijital dönüşüme ihtiyaç duyan şirket, tüm evraklarını GGSoft’un sunduğu PaperWork çözümüne emanet etti. Yeni araç satışı, 2. el araç hizmetleri, araç kiralama, sigorta ve finansman çözümleri, araç koruma sistemleri sunduklarını hatırlatan Otokoç Otomotiv Bilgi İşlem Yönetmeni Onur Özatalay, “Özellikle Avis ve Budget markaları altında gerçekleştirdiğimiz araç kiralama hizmetlerinde çok fazla belge ortaya çıkıyor. Yurtdışı ve yurtiçinde ortaya çıkan bu evrakları elektronik ortamda saklama ihtiyacını hissettik” dedi.
“13 bin aracın belgesi her an elimizin altında”
Gerçekleştirilen binlerce işlemin ortaya çıkardığı evraklara her zaman, her noktadan ulaşmak istediklerini belirten Özatalay, belgelerin merkezden yönetilmesini talep ettiklerini aktardı. Havaalanları gibi daha küçük ofislerin bulunduğu alanlarda belgelerin muhafaza edilemediğini söyleyen Bilgi İşlem Yönetmeni, “Bu gibi ofislerde yer, zaman ve maliyet dezavantajı bulunduğu için belgelerin dijital ortamdaki varlığı bir kat daha önem kazanıyor. Yaklaşık bin kişilik bir ekibin dağınık coğrafyada bulunması zorluklarımızı artırıyordu” ifadelerini kullandı. Şirketin hizmet verdiği araç kiralama alanındaki yoğunluktan söz eden Otokoç Otomotiv Araç Kiralama Hizmetleri Muhasebe Müdürü Rukiye Yılmaz da çok yoğun bir araç parkı ve çok çeşitli müşteri portföyüne sahip olduklarını dile getirdi. Yapılan ödemeler sonunda evrakların bankalara ulaştırılmasının önemi üzerinde duran Yılmaz, “Araç kiralayanlara kesilmiş trafik cezaları otomatik tahsil edildiği için müşterilerimize nedenlerini evraklarla göstermemiz gerekiyor. Trafik poliçeleri ya da ruhsata da ihtiyaç duyulduğu durumlarda, PaperWork çözümünden önce 13 bin araç bilgisi içerisinde operasyonu yönetmek oldukça zor oluyordu” şeklinde açıkladı.
Dijital Dönüşüm Hikâyesi
Tüm belgelere her an, her yerden erişim imkânı sağlandı
GGSoft’un KoçSistem’in de desteğini alarak gerçekleştirdiği projeyle birlikte tüm evraklar merkeze geliyor ve GGSoft ekibi tarafından taranarak dijital ortama aktarılıyor. PaperWork yazılımı sayesinde tüm çalışanlara ihtiyaçları kadar yetkilendirme verilerek, her ortamdan her belgeye erişim sağlandı. Yıllık yaklaşık 2 milyon 500 bini aşkın sayfa ve 300 bin dokümanın yönetimi PaperWork üzerinden sağlanırken, Türkiye’nin farklı lokasyonlarında bulunan Avis ve Budget ofisi çalışanları tüm bu belgelere ulaşmak için yalnızca bir web tarayıcısına ihtiyaç duyuyor.
Hem müşteri memnuniyeti hem de çalışan motivasyonu arttı
İşlemlerin ardından sağladıkları faydaları Rukiye Yılmaz şu şekilde özetledi: “Şimdi bir ihtiyaç duyulduğunda dijital ortamda bulunan evrakların dökümünü hem merkezden hem de istenilen ofisten almak çok kolay hale geldi. PaperWork ile hem iş gücü kaybının önüne geçildi hem de müşteri memnuniyeti sağlandı. Arşive gidilerek harcanan zamanın önüne geçildi. Bu durum çalışan motivasyonunu ve verimliliğini de artırdı.”
“Türkçe olduğu için kullanıcılar kolayca uyum sağladı”
Evrakların merkeze taşınmasıyla kaybolma riskinin de ortadan kalktığını dile getiren Onur Özatalay, PaperWork ile fiziksel yer ve maliyet tasarrufu sağlandığını vurguladı ve ekledi: “Ofislerdeki çalışanlar ERP programları içerisinde PaperWork çıktılarına ulaşabiliyor. Merkezdeyse daha özellikli kullanımla evraklara dijital ortamda not alınabiliyor, gerektiğinde üzerinde değişiklik yapılabiliyor. Türkçe olduğu için çalışanlar kolaylıkla uyum sağladı. Oldukça kısa sürede gerçekleştirilen entegrasyona uyum sayesinde çalışanların BT ekibine olan bağımlılığı da oldukça azaldı.” Doküman yönetim sisteminin kurulumu sırasında Otokoç Otomotiv’in yönetici ekibinden çalışanlarına kadar her birimden destek gördüklerini belirten GGSoft Profesyonel Hizmetler Yöneticisi Seval Okur, “Doğru kurgulanan projeyle tüm operasyonel süreçler azaldı. Otokoç Otomotiv’in bu süreci sahiplenmesi verimliliği oldukça artırdı. PaperWork bir ürün olduğu için kısa sürede proje gerçekleştirildi” şeklinde konuştu.
Otokoç Otomotiv Bilgi İşlem Yönetmeni Onur Özatalay:
“GGSoft ile büyük bir uyum içerisinde çalışarak kısa sürede PaperWork yazılımını kullanmaya başladık. Bu süreçte elde ettiğimiz faydalar, hem iş süreçlerimizin doğrudan gelişmesini sağladı hem de BT yönetiminin üzerindeki iş yükünü hafifletti.”
