Günümüzde, faturaların onaylanması ve alacakların takibinin manuel olarak yürütülmesi artık pek mümkün gözükmemektedir. Pazar koşulları, şirketleri en verimli şekilde işletmeye zorlamaktadır. Dijital dönüşüm ise çalışanların zamanını özgürleştirerek daha iyi hizmet vermelerine olanak tanımaktadır.
İşlemlerin Merkezileştirilmesi
Şirketler, tahsilat ve fatura onay operasyonlarını merkezileştirmek amacıyla önemli adımlar atmaktadır. PaperWork BPM süreç yönetimi çözümünü kullanarak fatura onay işlemlerini otomatikleştirmek ve basitleştirmek, yöneticilerin ve çalışanların tekrar eden manuel iş yüklerini büyük ölçüde azaltmaktadır. Otomasyon, stratejik karar verme, denetim ve müşteriyle daha fazla etkileşim için zaman ayırılmasını sağlar. Yeni sistem, ödemeler ve faturalar üzerinde daha sıkı kontrol sağlamanın yanı sıra fatura başına işlem maliyetlerini düşürür ve organizasyonel verimliliği artırır.
Özellikle dağıtık yapıda çalışan ve binlerce fatura ile işlem yapmak zorunda olan firmalar, büyük miktarda iş gücüne ihtiyaç duymaktadır. Şirket genişledikçe süreçleri merkezileştirmek ve otomatikleştirmek bir zorunluluk haline gelmektedir.
Faturaların İşlenmesi ve Sorunları
Faturaların işlenmesi, özellikle dağıtık yapılarda büyük sorunlara yol açmaktadır. Manuel işleme ile devam etmek, genişlemeyle birlikte giderek daha zor bir hale gelmektedir. PaperWork BPM, faturaları etkin bir şekilde toplamak, incelemek, onaylamak ve ödeme işlemleri için dijital, merkezi bir sistem sağlar. Fatura ve ekleri, yetkiler dahilinde sistemden görüntülenebilir ve süreçlerin aşamaları takip edilebilir.
Manuel İşlemlerin Maliyeti
Manuel işlemlerde, faturaların fiziksel olarak sıralanması, yöneticiler tarafından manuel onaylar alınması ve ilgili belgelerle, örneğin taleplerle faturaların eşleştirilmesi gerekmektedir. Bu süreç sadece zahmetli değil, aynı zamanda maliyetlidir ve fatura hacminin artmasıyla şirketler, bunları yönetemez hale gelmektedir.
PaperWork BPM uygulaması, iş operasyonlarını optimize etme ve büyümeyi sürdürme yönünde kritik bir adımı temsil etmektedir. Dijital dönüşüm aracılığıyla, şirketler operasyonel verimliliğini artırma, müşteri beklentilerini aşma ve maliyetleri yönetme ile çalışan verimliliğini iyileştirme konusundaki sürekli taahhüdünü göstermektedir.
Fatura onay süreci nasıl otomatikleştirilir?
Fatura onay süreci otomasyonu; faturanın alınması, bilgilerinin kontrol edilmesi, yetkili kişilere yönlendirilmesi, kararın kaydedilmesi ve sonucun ilgili sisteme aktarılmasının tanımlı bir iş akışıyla yürütülmesidir. Tasarıma başlamadan önce finans, satın alma ve BT ekiplerinin hangi belgenin hangi koşullarda onaylanacağını birlikte belirlemesi gerekir.
PaperWork’ün finans çözümü, fatura ve eklerinin süreç içinde yönetilmesini; onay adımlarının izlenmesini ve ERP bağlantısıyla işlemlerin ilerletilmesini destekler. Aşağıdaki akış, kurumun yetki ve kontrol kurallarına göre uyarlanabilecek bir tasarım örneğidir.
Gelen faturadan kayıt aşamasına örnek akış
- Faturayı ve eklerini alın. Belgenin hangi kanaldan geldiğini, ilgili tedarikçiyi ve işlemden sorumlu birimi kaydedin. Fatura, sipariş ve teslimat belgesi gibi ilişkili kayıtları aynı işlem üzerinden erişilebilir kılın.
- Bilgileri kontrol edin. Fatura numarası, tarih, tutar ve tedarikçi bilgilerinden hangilerinin zorunlu olduğunu belirleyin. Satın alma kaydıyla eşleştirme gereken işlemleri ayrıca tanımlayın.
- Doğru onay yolunu seçin. Departman, masraf merkezi, işlem türü ve tutar gibi ölçütlerin hangi onaycıyı belirleyeceğini yazılı hale getirin. Birden çok kişinin karar vermesi gerekiyorsa onayların sıralı mı, paralel mi ilerleyeceğini netleştirin.
- Kararı gerekçesiyle kaydedin. Onay, ret ve düzeltme talebi birbirinden ayrılmalıdır. Düzeltme istenen bir işlemin hangi kullanıcıya döneceği ve hangi bilgiler tamamlandığında yeniden ilerleyeceği belli olmalıdır.
- Sonucu ilgili sisteme aktarın. Onaylanan işlem için ERP’de hangi kaydın oluşturulacağını veya güncelleneceğini belirleyin. Aktarımın başarılı olup olmadığını süreçten takip edilebilir hale getirin.
Bu adımların kurumunuzdaki karşılığını PaperWork süreç otomasyonu kapsamında değerlendirebilirsiniz. Sürecin ayrıntıları; kullanılan sistemlere, onay politikasına ve proje kapsamına göre belirlenir.
İstisnaları başlangıçta tasarlayın
İyi bir onay akışı, eksik veya uyuşmayan bilgilerin nasıl ele alınacağını da tanımlar. Aşağıdaki tabloyu süreç tasarım toplantısında kullanabilirsiniz.
| Durum | Tasarımda verilecek karar | Demoda kontrol edilecek sonuç |
|---|---|---|
| Eksik fatura eki veya zorunlu bilgi | Tamamlama görevini hangi ekip üstlenecek? | İşlem, açıklaması ve eksik bilgisiyle sorumlu kişiye dönüyor mu? |
| Tutar veya sipariş bilgisi uyuşmazlığı | İnceleme ve karar yetkisi kimde olacak? | Uyuşmazlığın gerekçesi ve verilen karar izlenebiliyor mu? |
| Onaycının izinli olması | Vekâletin kapsamı ve geçerlilik süresi nasıl tanımlanacak? | Yetkisiz kişiye işlem açılmadan bekleyen görev ele alınabiliyor mu? |
| Aynı faturanın yeniden gelmesi | Mükerrer kontrolünde hangi alanlar kullanılacak? | İkinci bir kayıt oluşmadan mevcut işlem bulunabiliyor mu? |
| ERP aktarımının tamamlanmaması | Hangi ekip bilgilendirilecek, yeniden deneme nasıl yapılacak? | Aynı işlem tekrar aktarıldığında mükerrer kayıt riski kontrol ediliyor mu? |
Bu tablo bir hazır özellik listesi değildir; kurumunuzun ihtiyaçlarını ve kabul senaryolarını tanımlamak için hazırlanmıştır. Özellikle vekâlet, mükerrer kontrolü ve yeniden deneme davranışını kullanılacak yapılandırmayla birlikte demoda inceleyin.
ERP entegrasyonunda hangi sorular yanıtlanmalı?
Entegrasyonda yalnızca bağlantı kurulması yeterli bir kabul ölçütü değildir. Bilginin hangi sistemden alınacağı, nereye yazılacağı ve iki sistemdeki kayıtların nasıl ilişkilendirileceği de belirlenmelidir.
- Tedarikçi, sipariş ve masraf merkezi bilgilerinin ana kaynağı hangi sistem olacak?
- Fatura belgesi nerede saklanacak, ERP kaydından belgeye nasıl erişilecek?
- Onaylanan işlem ERP’ye hangi aşamada aktarılacak?
- Aktarım reddedilirse kullanıcı hangi açıklamayı görecek ve düzeltmeyi nerede yapacak?
- İptal veya düzeltme sonrasında iki sistemin kayıtları nasıl tutarlı tutulacak?
PaperWork entegrasyon seçeneklerini mevcut ERP sürümünüz, erişim yöntemleriniz ve veri alanlarınızla birlikte değerlendirin. Kullanılacak bağlantının kapsamını pilot çalışmada belirlemek, proje beklentilerinin somutlaşmasını sağlar.
İyileşmeyi nasıl ölçeceksiniz?
Otomasyon öncesinde başlangıç değerlerini kaydedin ve sonraki ölçümde aynı tanımları kullanın. Örneğin aşağıdaki üç göstergeyle başlayabilirsiniz:
- Onay tamamlanma süresi: Faturanın onaya hazır olduğu an ile son onayın verildiği an arasındaki süre. Takvim saati mi, çalışma saati mi kullanılacağını önceden belirleyin.
- Bekleyen iş yaşı: Ölçüm anında açık olan bir onay görevinin oluşturulmasından bu yana geçen süre. Sonucu ekip ve onay adımı bazında inceleyin.
- Düzeltmeye dönüş oranı: Aynı dönemde başlatılan işlemler içinde en az bir kez düzeltmeye dönenlerin payı. Aynı faturanın birden çok dönüşünü ayrıca takip edin; işlem sayısıyla karıştırmayın.
Sonuçları değerlendirirken fatura türü, işlem hacmi ve onay adımı sayısını da kaydedin. Böylece değişimin süreç tasarımından mı, farklı bir iş yükünden mi kaynaklandığını daha açık görebilirsiniz.
Kendi fatura akışınızı demoda inceleyin
Bir normal işlem, eksik belgeli bir işlem ve onay kuralı farklı bir işlem seçin. Kurum içinde paylaşımı uygun örneklerle; faturanın alınmasından sonucun ERP’ye aktarılmasına kadar aynı senaryoyu adım adım değerlendirin. Kimlerin işlem yaptığı, görevin nerede beklediği ve istisnanın nasıl çözüldüğü demoda görünür olsun.
Kurumunuza özel demo talep edin; finans ve BT ekiplerinizin ihtiyaçlarını birlikte ele alalım.
Kaynaklar
https://dergipark.org.tr/tr/download/article-file/3488966
https://www.ibm.com/think/topics/digital-workflow
https://www.ibm.com/think/topics/process-optimization
