Kurumlarda her gün binlerce belge üretiliyor, paylaşılıyor, güncelleniyor ve farklı iş süreçlerinde kullanılıyor. Faturalar ERP sistemlerinde, müşteri belgeleri CRM uygulamalarında, özlük dosyaları insan kaynakları sistemlerinde, prosedürler kalite uygulamalarında, sözleşmeler ise farklı klasörlerde veya e-posta kutularında tutulabiliyor.

Belgelerin farklı sistemlere dağılması yalnızca arşivleme sorunu yaratmaz. Bilgiye erişimi yavaşlatır, aynı belgenin birden fazla kopyasının oluşmasına neden olur, güncel versiyonun bulunmasını zorlaştırır ve kurumsal bilgi güvenliğini riske atar.

PaperWork Doküman Yönetimi ve Content Server, kurumların tüm belgelerini tek, güvenli ve yönetilebilir içerik katmanında birleştirir. Belgeleri yalnızca saklamakla kalmaz; uygulamalar, süreçler ve kullanıcılar tarafından kullanılabilen kurumsal bilgiye dönüştürür.

Belgeler Dağınıksa Operasyonlar Yavaşlar

Belgeler e-postalarda, ortak klasörlerde, kişisel bilgisayarlarda ve farklı kurumsal uygulamalarda tutulduğunda bilgiye erişmek giderek zorlaşır.

Çalışanlar çoğu zaman şu soruların cevabını arar:

• Belgenin son hali nerede?
• Hangi versiyon güncel?
• Bu belgeyi kim değiştirdi?
• Belgeye kimler erişti?
• Aynı belgenin neden birden fazla kopyası var?
• Belge hangi müşteri, proje veya süreçle ilişkili?
• Kişisel ve hassas bilgiler kimler tarafından görüntülenebilir?

Bu soruların cevabı kolayca bulunamadığında çalışanlar belge aramak, doğrulamak ve paylaşmak için gereksiz zaman harcar. Müşterilere verilen yanıtlar gecikir, süreçler uzar ve hata riski artar.

PaperWork, belgeleri tek merkezde yöneterek bu karmaşayı ortadan kaldırır. Kullanıcıların doğru ve güncel belgeye saniyeler içinde ulaşmasını sağlar.

Doküman Arşivinden Daha Fazlası: Kurumsal Content Server

Geleneksel doküman arşivleri belgelerin saklanmasına odaklanır. PaperWork Content Server ise belgeleri tüm kurumsal uygulamaların kullanabileceği ortak bir içerik hizmetine dönüştürür.

ERP’de oluşturulan bir fatura, CRM’de kullanılan müşteri belgesi, insan kaynakları sistemindeki özlük dosyası, kalite uygulamasındaki prosedür veya sözleşme yönetim sistemindeki bir sözleşme aynı güvenli içerik altyapısında tutulabilir.

Kurumsal uygulamalar belgeleri PaperWork Content Server’a kaydeder ve ihtiyaç duyduklarında kendi ekranlarından çağırabilir. Böylece kullanıcıların çalıştıkları uygulamadan ayrılmasına gerek kalmaz.

Belgeyi kullanan uygulama değişse bile:

• Belge merkezi sistemde kalır.
• Güvenlik ve yetkilendirme kuralları korunur.
• Güncel versiyon tek merkezden yönetilir.
• Belge hareketleri kayıt altına alınır.
• Aynı belgenin farklı sistemlerde tekrar tekrar çoğaltılması önlenir.

Bu yapı sayesinde PaperWork, yalnızca doküman yönetim sistemi değil, kurumun ortak içerik sunucusu olarak çalışır.

Tek Belge, Birden Fazla Uygulama

Kurumlarda aynı belgeye birden fazla departman ve uygulama ihtiyaç duyabilir. Bir müşteri sözleşmesi satış, hukuk, finans ve operasyon ekipleri tarafından kullanılabilir. Bir tedarikçi belgesi satınalma, kalite ve finans süreçlerine dahil olabilir.

PaperWork içerik servisleri ve API altyapısı sayesinde kurumsal uygulamalar:

• Belgeleri Content Server’a kaydedebilir.
• Kendi ekranları üzerinden belge arayabilir.
• Belgeleri görüntüleyebilir ve paylaşabilir.
• Belgenin güncel ve geçmiş versiyonlarına erişebilir.
• Yetki ve güvenlik kurallarını merkezi olarak kullanabilir.
• Belge hareketlerini ve log kayıtlarını izleyebilir.
• Belgeye bağlı iş süreçlerini otomatik olarak başlatabilir.

Böylece ERP, CRM, insan kaynakları, kalite, BPM ve diğer kurumsal uygulamalar aynı güvenilir belge kaynağı üzerinden çalışır.

Aradığınız Belgeye Saniyeler İçinde Ulaşın

Çalışanların belge bulmak için klasörler, e-postalar ve farklı uygulamalar arasında dolaşması önemli bir zaman kaybıdır.

PaperWork’ün merkezi arama altyapısı sayesinde kullanıcılar:

• Belge başlığı ve meta veriler üzerinden arama yapabilir.
• Elektronik belgelerin içindeki kelimeleri bulabilir.
• Taranmış belgelerde OCR aracılığıyla arama yapabilir.
• Belge türü, tarih, müşteri, proje veya süreç bilgisine göre filtreleme yapabilir.
• Güncel ve geçmiş versiyonlara tek noktadan ulaşabilir.

Bilgiye hızlı erişim yalnızca çalışan verimliliğini artırmaz. Müşterilere, tedarikçilere ve iş ortaklarına daha hızlı yanıt verilmesini de sağlar.

Belgeleriniz Merkezi Olarak Kontrol Altında

Kurumsal doküman yönetiminde belgeleri saklamak kadar güvenlik, yetkilendirme, versiyon kontrolü ve denetim izi de önemlidir.

Merkezi güvenlik ve yetkilendirme

PaperWork ile belge erişimleri kullanıcı, grup, rol, klasör, kayıt veya doküman seviyesinde yönetilebilir.

Her uygulamanın ayrı bir belge güvenliği altyapısı geliştirmesine gerek kalmaz. Kurum genelindeki erişim politikaları PaperWork Content Server üzerinden merkezi olarak uygulanabilir.

Versiyon kontrolü

Belgeler zaman içinde değişebilir, güncellenebilir veya farklı kullanıcılar tarafından düzenlenebilir.

PaperWork, belgenin kim tarafından, ne zaman ve nasıl değiştirildiğini kayıt altına alır. Kullanıcılar önceki versiyonlara erişebilir ve gerektiğinde geçmiş bir versiyona dönebilir.

Bu sayede çalışanlar her zaman doğru ve güncel belgeyle çalışır.

Log ve denetim izi

Bir belgenin görüntülenmesi, değiştirilmesi, paylaşılması, indirilmesi, versiyonlanması veya silinmesi gibi işlemler kayıt altına alınabilir.

Denetim sırasında ihtiyaç duyulan belge geçmişine ve işlem kayıtlarına hızlıca ulaşılması, kurumların iç kontrol ve uyum süreçlerini kolaylaştırır.

Merkezi kişisel veri maskeleme

Belgeler; kimlik bilgileri, iletişim bilgileri, finansal veriler veya diğer hassas kişisel bilgileri içerebilir.

PaperWork ISDD, belgelerdeki kişisel ve hassas verileri yapay zeka ile tespit eder ve kullanıcı yetkilerine bağlı olarak maskeler.

Böylece aynı belge farklı kullanıcılar tarafından görüntülense bile herkes yalnızca görmeye yetkili olduğu bilgilere erişir. Güvenlik ve maskeleme politikaları tüm uygulamalarda merkezi olarak yönetilebilir.

Intelivus ile Belgeler Kendiliğinden Arşivlensin

Belge yönetimindeki en büyük iş yüklerinden biri, gelen belgelerin insanlar tarafından okunması, sınıflandırılması, adlandırılması ve doğru sisteme kaydedilmesidir.

PaperWork Content Server, Intelivus Akıllı Belge İşleme çözümüyle birlikte kullanıldığında bu işlemler otomatik hale gelir.

1. Belge sisteme gelir

Belgeler farklı kanallardan alınabilir:

• E-posta
• Tarayıcı
• Mobil cihaz
• Paylaşılan klasör
• Kurumsal portal
• Web servisleri ve API’ler

2. Yapay zeka belgeyi anlar

Intelivus gelen belgeyi analiz eder:

• Belge türünü tanır.
• Belgeyi otomatik olarak sınıflandırır.
• İhtiyaç duyulan alanları ve verileri çıkarır.
• Bilgileri doğrular.
• Belgeye ait meta verileri oluşturur.

Örneğin bir faturadaki firma adı, tarih, tutar, vergi bilgileri ve sipariş numarası otomatik olarak alınabilir.

3. Belge Content Server’a kaydedilir

Belge, doğru doküman sınıfı ve doğru indeks bilgileriyle PaperWork Content Server üzerinde otomatik olarak arşivlenir.

Çalışanların belgeyi manuel olarak adlandırmasına, klasör seçmesine veya bilgileri tek tek sisteme girmesine gerek kalmaz.

4. Belge uygulamalara servis edilir

Arşivlenen belge; ERP, CRM, BPM, insan kaynakları, kalite, sözleşme yönetimi veya diğer kurumsal uygulamalar tarafından kullanılabilir.

Belge bir kez kaydedilir ve yetki kuralları çerçevesinde ihtiyaç duyan tüm sistemlere servis edilir.

5. İş süreci otomatik başlar

Belgeden çıkarılan bilgiler kullanılarak ilgili iş süreçleri otomatik olarak başlatılabilir.

Örneğin:

• Fatura onay süreci
• Masraf kontrolü
• Sözleşme değerlendirmesi
• Müşteri kayıt süreci
• Kalite kontrol işlemi
• Ödeme veya muhasebe kaydı
• Belge doğrulama süreci

Bu yapı, belge yönetimini pasif bir arşivleme faaliyetinden çıkararak aktif bir operasyon sürecine dönüştürür.

Belgeyi insan aramasın, okumasın ve sisteme girmesin. Intelivus anlasın, PaperWork yönetsin.

PaperWork Doküman Yönetimi ile Ne Kazanırsınız?

Daha hızlı bilgi erişimi

Kullanıcılar ihtiyaç duydukları belgeye farklı uygulamalarda ve klasörlerde arama yapmadan ulaşır. Belge bulmak için harcanan süre azalır.

Tek ve güvenilir belge kaynağı

Aynı belgenin farklı kopyalarının oluşması ve hangi versiyonun güncel olduğu konusundaki belirsizlik ortadan kalkar.

Daha az manuel işlem

Belge toplama, sınıflandırma, adlandırma, veri girişi ve arşivleme işlemleri otomatikleştirilir.

Uygulamalar arasında kesintisiz bilgi akışı

Belgeler ERP, CRM, BPM ve diğer kurumsal sistemler arasında güvenli biçimde kullanılabilir.

Güçlü kurumsal hafıza

Belgeler kişisel bilgisayarlarda, çalışanların e-postalarında veya kontrolsüz klasörlerde değil, kurumun ortak bilgi altyapısında tutulur.

Daha kolay denetim ve risk yönetimi

Belge versiyonları, erişimler, değişiklikler ve diğer hareketler merkezi olarak izlenebilir.

Daha güvenli kişisel veri yönetimi

Kişisel ve hassas bilgiler merkezi güvenlik politikaları, yetkilendirme kuralları ve veri maskeleme teknolojileriyle korunur.

Her Departman İçin Ortak İçerik Altyapısı

PaperWork Content Server, farklı departmanların belge ihtiyaçlarını aynı platform üzerinden karşılayabilir.

Finans: Faturalar, ödeme belgeleri, masraf fişleri ve mutabakat dokümanları

İnsan Kaynakları: Özlük dosyaları, izin belgeleri, bordrolar ve çalışan evrakları

Satış ve Hukuk: Sözleşmeler, teklifler, müşteri belgeleri ve dava dosyaları

Kalite: Prosedürler, talimatlar, denetim kayıtları ve uygunsuzluk belgeleri

Üretim: Teknik resimler, bakım dokümanları, üretim formları ve kontrol kayıtları

Satınalma: Teklifler, sipariş belgeleri, tedarikçi sözleşmeleri ve diğer tedarikçi evrakları

Sigorta: Poliçeler, hasar dosyaları, müşteri belgeleri ve değerlendirme raporları

Proje Yönetimi: Proje dosyaları, teknik dokümantasyon, yazışmalar ve onay kayıtları

Tüm departmanlar aynı güvenlik, versiyonlama, arama ve denetim altyapısından yararlanır.

Neden PaperWork?

PaperWork; doküman yönetimi, Content Server, iş akışı, Low-Code geliştirme, entegrasyon ve yapay zeka yeteneklerini tek platformda bir araya getirir.

Bu nedenle belgeler yalnızca arşivlenmez:

• İş süreçlerine bağlanır.
• Uygulamalar arasında güvenle paylaşılır.
• Yapay zeka ile okunur ve sınıflandırılır.
• Kişisel ve hassas veriler maskelenir.
• Güncel versiyonları merkezi olarak korunur.
• Kurumsal karar ve operasyonlarda aktif olarak kullanılır.

PaperWork ile belgeleriniz, depolanan dosyalar olmaktan çıkar; kurum genelinde çalışan, paylaşılan ve güvenle yönetilen bir bilgi kaynağına dönüşür.

Belgelerinizi Kurumsal Bilgiye Dönüştürün

Dağınık belge sistemlerini tek merkezde birleştirin. Çalışanların doğru bilgiye daha hızlı ulaşmasını, uygulamaların aynı güvenilir içeriği kullanmasını ve belgelerin yapay zeka ile otomatik olarak işlenmesini sağlayın.

PaperWork Content Server’ı keşfedin ve kurumsal belge yönetiminizi yeniden şekillendirin.