Kurum ölçeği ve kültüründen bağımsız olarak tüm kurumlarda Doküman Yönetimi bir kurum süreci olarak değerlendirilmeli ve bu şekilde ele alınmalıdır. Aslında doküman yönetiminden bahsedip de iş akışlarına değinmemek pek mümkün değildir. Bu nedenle Doküman Yönetimi çözümleri olarak kendini konumlayan pek çok itibarlı firma yolu yürürken evirilip çözümlerini her iki alanı da kapsayacak şekilde genişletmek mecburiyetinde kalmışlardır.
Kurum içinde kullanılan bir dokümanın yaşam döngüsünü incelediğimizde belirli işlemlerden geçildiği, yetenekler kazandığını…
1. Yaratılma veya kazandırılma yolu ile ekosisteme dahil edilmesi
2. Sınıflandırılması
3. Kolayca aranma ve bulunma kabiliyetini kazanabilmesi için indekslenmesi
4. Sadece yetkili kişilerin ulaşmasını sağlamak üzere güvenlik seviyeleri ile ilişkilendirilmesi
5. İlgili parti, departman ve/veya kişilere dağıtılabilmesi
6. Bu partilerin ihtiyacı dahilinde değiştirilmesi,
a. Dokümanın ilk halinin korunması
b. Yapılan değişikliklerin takip edilebilmesi (versiyonlama)
c. Bu değişikliklerin bir silsile ile yapılabilmesi (iş akışı)
7. Biçilen ömrü tamamlandığında emekliye ayrılabilmesi (retention)
… yani gerçek manada yaşadığını kavrıyoruz.
Bu yaşam döngüsünü planlamak, bir bebeğin geleceğini planlamak nasıl bir itina ve hassasiyet gerektiriyorsa aynı öneme sahiptir.
Geleceğini düşünmek durumunda olduğunuz yüzlerce hatta binlerce doküman tipiniz olduğunu hayal edin, ya da yetiştirmek zorunda olduğunuz yüzlerce çocuk sahibi olduğunuzu hayal edebilirsiniz. Eğer böyle bir durumda iseniz, kesinlikle bir plana, stratejiye ihtiyacınız var.
. Bu stratejiyi oluşturmak için en güzel ilk adım bunu bir proje olarak yapılandırmak olabilir. Bu proje dahilinde kurumumuzun;
. Doküman envanterini analiz etmek,
. Değer zincirimizde (value chain) rol alan kritik doküman tiplerini belirlemek, doküman tipi ağacını oluşturmak
. Bu ağacın ve üyelerinin yaşam döngüsünü kontrol altına alacak yönetişim çatısını oluşturmak mümkün olabilir.
Yönetişim çatısı kavramsal olarak belirdikten sonra ufukta varmaya çalıştığımız hedef biraz daha belirginleşmiş olur. Duruma göre bizi sonuca götürecek iş adımları, tasarlanması ve/veya güncellenmesi gereken iş süreçleri birkaç tane ile birkaç yüz tane arasında herhangi bir sayıda olabilir. Bu bilgiyi edindiğimizde doğru proje yaşam döngüsü yaklaşımını kesinleştirmek için uygun bir konuma gelmiş oluruz.
Bu seçimde belirleyici olacak faktörler ihtiyaçlar konusundaki belirsizlikler ve hedefimizin gerektirdiği görevlerin karmaşıklık seviyesidir. Yukarıdaki diyagram PMI (Project Management Institute) organizasyonunun yayınladığı Proje Yönetimi Rehberi (PMBOK= Project Management Body of Knowledge) kitabında bu faktörleri vurgulamak için kullanılmıştır. Belirsizlik ve karmaşıklık seviyesinin yüksek olduğu durumlarda etkin bir risk yönetimi pratiğine sahip olmamız gerekir.
Görevlerin basit ve ihtiyaçların kesin olduğu ortamlarda ’Şelale (Waterfall)’ gibi lineer yöntemler etkili olurken, bunların derecesinin görece yüksek olduğu ortamlarda ’Çevik (Agile)’, ’Scrum’, ’Kanban’ gibi adaptif yöntemler daha iyi sonuçlar verebilmektedir. Bunların yanın da daha çok süreç kalitesi odaklı ‘Yalın’, ’6 Sigma’ gibi yöntemler her ne kadar PMI (Project Management Institute) tarafından ele alınan yöntemler olmasa da proje yönetimi metodolojisi olarak konumlandırıldıkları örnekler mevcuttur.
Hangi proje yönetimi yaşam döngüsüne karar verilmiş olursa olsun, istisnasız olarak kendimize ‘sürekli iyileşme’ ye adamamız, ne yaparsak yapalım hep PUKÖ döngüsü içinde kalmamız gerekir.
Bu döngü
. Planla
. Uygula
. Kontrol Et
. Önlem Al
aksiyonlarının sürekli olarak birbirini takip ederek tekrarlanmasını içerir.
İster küçük adımlar ister ise daha büyük atılımlar halinde yapılandıralım yönümüz hep daha etkin olana doğru olmalıdır.
Doküman yönetimi ve iş akışları yönetimi meselemizi en baştan bir ‘Program’ olarak düşünmek ve tasarlamak, dünyaca kabul görmüş ve başarısı kanıtlanmış Proje Yönetişimi yapılarının yolunu açar ve hedeflerimize kolaylıkla ulaşmanın zeminini hazırlar.
