| Selçuk Kalafat, PMP – Müşteri Hizmetleri Yöneticisi |
Analiz toplantılarını kilit paydaşlar ile birlikte yapılan ve gereksinimlerin ortaya çıkarıldığı, önceliklendirildiği, detaylandırıldığı ve doğrulandığı toplantılar olarak tanımlayabiliriz. Toplantıların yetkin danışmanlar tarafından yönetilmesi projenin ileriki safhalarının hızlı ve daha az düzeltme ile ilerleyebilmesi açısından önemlidir.
8 aşamada etkin analiz toplantıları yönetimi konusundaki tavsiyelerimi aşağıda özetlemeye çalıştım.
1. Toplantıya Giriş ve Uyum Sağlama
Toplantıya her zaman olumlu bir yaklaşım ile başlayın. Örneğin birlikte çalışacağınız ekiplere davetleri, gösterdikleri ev sahiplikleri vb. konular ile ilgili küçük iltifatlarda bulunmanız iyi bir başlangıç olur. Yeni başlayacağınız projede sizlere olan güvenlerini arttıracak, seçimlerinin doğruluğunu teyit edecek şekilde geçmiş başarılarınızdan, sağlanan müşteri memnuniyetlerinden bahsederek bir giriş yapabilirsiniz.
2. Analize Başlama
Her zaman kendinizi tanıtın. Projedeki görevinizi belirtin. Neden orada olduğunuzu açıklayın. Katılımcılara organizasyonları, mevcut işleyiş ve yeni sistemden beklentileri ile ilgili sorular sormak için izin isteyin. Katılımcıların da analize başlamadan önce sormak istedikleri sorular olup olmadığını öğrenin.
3. Mevcut Şartları Anlayın
Müşterinizin mevcut iş alanının temel hatları ile özetlemelerini isteyin. Bu bilgi yaptığınız analizin arka planını görmenizi sağlayacak değerli veriler sağlayacaktır.
Bununla birlikte öncesinde sizin bir ön çalışma ile mevcut şartlar hakkında bilgi sahibi olmanız ve sorunuz öncesi kendi araştırmanızın sonucunu sunarak boşlukları doldurmalarını istemeniz çoğu zaman daha verimli bir yol olacaktır. Özellikle katılımcıların görevlerini ve projede yer alma sebeplerini anlamanız ileriki aşamalarda faydalanacağınız önemli bilgilerdendir.
4. Mevcut İş Sürecinin Detaylarını Öğrenin
Analiz toplantısında mevcut iş sürecinin detaylarını öğrenme aşamasına geldiniz. Yeni projenin müşterinizin hangi sorunlarını çözmekte işe yarayacağını anlamanızda bu detaylar işinize yarayacaktır. Örnek sorular:
. Bu sürecin amacı nedir?
. Bu süreç nasıl başlar?
. Bu süreçten sorumlu kişi/bölüm kimdir?
. Bu sürecin çıktısı/sonucu nedir?
. Mevcut durumda bu süreci takip ettiğiniz bir sistem var mı?
. Mevcut bir sistem var ise örnek ekran görüntüleri paylaşabilir misiniz?
5. Sorunları ve Gelişim Alanlarını Belirleyin
Bu adımda mevcut işleyişte karşılaştıkları problemler ve iyileştirme alanlarına odaklanmak istediğinizi belirtin. Şu şekilde sorular yöneltebilirsiniz:
. Sürecin hangi aşamaları iyileştirilebilir?
. Anlattıklarınız nasıl bir probleme sebep oluyor? (Çok açık değil ise sorun)
. Mevcut durumda bu sorunu takip edebildiğiniz bir rapor/çıktı üretiyor musunuz?
. Evet ise raporun/çıktının oluşma sıklığı, raporun üretildiği sistem ile ilgili bilgi verir misiniz? Örnek rapor/çıktı sağlayabilir misiniz?
. Hayır ise rapor/çıktı ihtiyaçlarını iletir misiniz?
6. İstenen İşleyişi Anlayın
Mevcut işleyişi ve eksikliklerini öğrendikten sonra müşterinizin kendi çözüm önerilerini dinlemeye başlayabilirsiniz. Dinlediğiniz paydaşın BT ekibinde veya iş birimlerinden olması arasında önemli farklılıklar olabilir. BT ekipleri iş birimlerinden aldıkları istekleri yorumlayıp size aktaracağından orijinal talep ile size iletilen arasında bazı farklılıklar olabilir. Son kullanıcılar olan iş birimlerinin beklentilerini anlamak çözümün sağlayacağı değer açısından göz önünde bulundurulması gerekir. Eğer birinci muhatabınız BT ekipleri ise gereksinim oluşturma ve kapsam konusunda el sıkışma öncesi iş birimleri ile de teyitleşmeyi unutmayın.
Müşterilerinize şöyle sorular yöneltebilirsiniz:
. Öncelikli 3 gereksinim seçmeniz gerekse bunlar ne olurdu?
. Her bir öncelikli gereksinim üzerinden detaylı olarak geçebilir miyiz?
. İş biriminiz için bu gereksinim neden önemli?
. Bu 3 gereksinim haricinde “olsa iyi olur” dediğiniz gereksinimleriniz nelerdir?
7. Toplantının Bitirilmesi
Toplantıyı konuşulan konuları özetleyerek ve alınan aksiyon planlarını listeleyerek bitirmelisiniz.
. Toplantıda konuşulan temel konuları özetleyin.
. Üzerinde karşılıklı anlaşılan maddelerin üzerinden geçin ve sorumlu kişi/firma ve hedef tarihi belirleyin.
. İhtiyaç olduğu durumda tekrar görüşme talebiniz olabileceğini hatırlatın.
. Toplantı notlarını kimin ileteceği konusunda hemfikir olun.
. Vakit ayırdıkları için katılımcılara teşekkür edin.
Ek olarak projenin sonraki adımları hakkında bilgilendirme yapmanız faydalı olacaktır.
8. Toplantı Sonrası
Toplantı notlarını sizin göndereceğiniz konusunda anlaştı iseniz müşterinize toplantı notlarını gönderin ve eklemeleri veya düzeltmeleri olup olmadığı sorun.
Buradaki tavsiyeler ilk analiz toplantısı için verilen genel tavsiyeler niteliğindedir. Duruma ve şartlara göre adapte edilmesi gerekebilir. İş Analisti olarak toplantı öncesi yapacağınız hazırlık çalışmalarının önemini ve ilk toplantınızda müşteriniz ile sağlam bir iletişim altyapısı oluşturmanın etkisini unutmayın.
İyi toplantılar dileriz 🙂
Kaynaklar
https://businessanalystlearnings.com/ba-techniques/2013/2/28/requirements-workshop-technique-exploring-the-power-of-collaboration
http://business-analysis-excellence.com/business-requirements-meeting/
