İçerik güncellemesi:
Bu yazıda
| Fevzi Öztürk GGSoft Operasyon Direktörü |
Dokümanlar ve yapısal olmayan içerikler her şirketin sahip olduğu en önemli değerlerdir. Bir şirketin ana iş süreçlerinin, karar mekanizmalarının ve müşterileri ile iletişimlerinin temelinde bu belge ve bilgiler yer alır. Şirketler için çok yüksek hacimlerdeki bu belge ve bilgileri, yasal düzenlemelere de uyumlu olarak yönetmek hala çözülmesi gereken en büyük sorunlardan biridir.
Kurumsal Doküman Yönetimi Sistemi kullanmayan bir şirket kendini, içerikler ve dokümanlar hakkında tüm bilgiye sahip olan çalışanların insafına kalmış durumda bulacaktır. Kurumsal Doküman Yönetimi Sistemi kullanan şirketler için ise ilgili içeriği bulmak, erişmek ve içerikte değişiklik yapmak, basit bir arama işlemi yapmak kadar kolaydır. Kurumsal Doküman Yönetimi sistemleri içeriği merkezi olarak tek bir yerde saklanmasını ve yönetilmesini sağlar. Bu özellik sayesinde bir içerik değiştirildiği anda kullanıldığı tüm yerlerde otomatik olarak güncellenir. İçeriğe erişen tüm kullanıcılar her zaman içeriğin en güncel haline ulaşabilirler.
Forrester Consulting tarafından yakın zamanda gerçekleştirilen bir araştırmaya göre kurumsal içeriği şirket dışı paydaşlar ile paylaşmak artık bir standart haline gelmiştir. Fakat bu durum yasal düzenleme ve mevzuat uyumluluğu ile kurumsal veri ve içeriğin güvenliğinin sağlanması konularını ön plana çıkartmaktadır. Kurumsal Doküman Yönetimi sistemlerinin ortaya çıkışından bu yana uzun yıllar geçmiş olmasına rağmen şirketler hala en basit kurumsal içeriklerin bile yönetimi konusunda baskı ve endişe yaşamaktadır. Aynı araştırma kurumsal doküman yönetimi alanında iki önemli konuya işaret etmektedir: “kurumsal içeriklere kurum paydaşlarına güvenli erişim olanağı sağlamak” ve “sürekli artan ve değişen yasal zorunluluklara uyum sağlamak.”
Daha önce kâğıt dokümanlar, ortak klasörlerde yer alan elektronik dokümanlar ya da elektronik postalar ile yürütülen süreçlerin üzerinde kontrolü sağlamak şirketlerin süreçlerindeki verimliliğe doping etkisi yapmaktadır. Bu durum şirketlerin müşterileri, tedarikçileri ve iş ortakları ile kurumsal içeriklerin paylaşımında Kurumsal Doküman Yönetimi sistemlerinin kullanımını teşvik etmektedir.
Günümüzde her çalışan aynı zamanda bir içerik üreticisidir. Üretilen bu kurumsal içeriklerin tüm birimlerde ve iletişim kanallarında tutarlı bir şekilde yönetilmesi daha da zorlaşmıştır. Ancak bu, özellikle bir kurumsal içeriğin pek çok anlama gelebildiği ve kullanıldığı yere bağlı olarak farklı anlaşıldığı ve ele alındığı dikkate alındığında, her şirketin üstesinden gelmesi gereken bir zorluktur.
Temel olarak bir doküman yönetimi sistemi şirketlerin sahip oldukları kurumsal içeriği saklamak, yönetmek ve erişimini sağlamak için hazırlanmış yazılımlardan oluşur.
Şirket içindeki sıradan bir kullanıcı için doküman yönetimi sistemi, kolay kullanımlı bir ara yüz ile içeriğe ulaşılan ve içerikler üzerinde çalışılan, fakat arka planda neler olduğu ya da olması gerektiği hakkında bir fikir sahibi olması gerekmeyen bir sistemdir. İçeriklerin geçerlilik süreleri dolduğunda, çalışanların pozisyon ya da departman değiştirdiklerinde ya da şirketten ayrıldıklarında içeriklerin erişim ve yönetimi değişmeyeceğinden, kurumsal doküman yönetimi sisteminin yararları uzun vadede daha iyi anlaşılır hale gelir.
Tüm bu nedenlerden dolayı, kurumsal doküman yönetimi sistemlerine yapılan yatırım, bir şirketin yaptığı en önemli teknoloji yatırımlarından biri olarak görülmelidir.
Sonuç olarak şirketler bu derece önemli bir yatırım için kurumsal doküman yönetimi sistemlerinde hangi özellikleri aramalıdır?
Kurumsal yapısı ve iş yapma biçimleri ile her şirket farklıdır. Bu nedenle her şirket kurumsal doküman yönetimi sistemi yatırımında seçimini kendi beklentileri ve başarı kriterleri doğrultusunda yapmalıdır.
Bu yazımda kurumsal yapı ve iş yapma biçimlerinden bağımsız olarak her şirketin bir kurumsal doküman yönetimi sistemi yatırımı yaparken mutlaka değerlendirmesi gerektiğine inandığım en önemli 5 özelliği sıralamak istiyorum.
1.1 Kolay Kullanım
Bir kurumsal doküman yönetimi sistemi, teknoloji ile içli dışlı olan kullanıcılar kadar sıradan bir şirket çalışanı için de kolay kullanılabilir olmalı. Kullanıcılar doküman yönetimi sistemi ile çalışırken kendilerini rahat hissetmeli ve yeni bir sistemin iş hayatlarına girişine direnç göstermemeli.
1.2 İçerik ve Kullanıcı Yönetimi
İçerik yönetim sistemi farklı profildeki kullanıcıların işlerine yapmak için ihtiyaçları olan fonksiyonları sağlayabilmeli. İçerik oluşturmak, yüklemek, aramak ve erişmek, yeni versiyonlar oluşturmak, içerik raporları oluşturmak ve içerik ile ilişkilendirilmiş üst-veri bilgileri ile çalışmak için gerekli fonksiyonlar doküman yönetimi sistemi tarafından sağlanabilmeli.
1.3 Genişletilebilirlik
Şirketlerin yapması gereken yatırımın büyüklüğü dikkate alındığında, doküman yönetimi sisteminin sadece bugün ve kısa vadede değil, uzun vadede de şirketin büyümesine paralel genişletilebilir ve büyüyebilir olmasına dikkat edilmeli.
1.4 Entegrasyon Kolaylığı
Yapılan araştırmalar kurumsal bir içeriğin en az 5 farklı sistem tarafından kullanıldığını gösteriyor. İçerik yönetim sistemi şirketin mevcut ve gelecekteki IT sistemleri ile entegrasyonu, endüstri standardı entegrasyon yöntemleri ile desteklemeli.
1.5 Güvenlik ve Destek
Kurumsal doküman yönetimi sistemleri ticari değere sahip, yasa ve mevzuatlar ile belirli biçimlerde korunması gereken çok büyük miktarda içeriği barındırır. Bu nedenle doküman yönetimi sisteminin her seviyede gerekli güvenlik önlemlerini içerdiğinden emin olunmalı. Tüm IT sistemlerinde çeşitli nedenlerden kaynaklanabilecek servis kesintisi kaçınılmaz. Bir servis kesintisi anında gerekli desteğe erişilebileceğinden emin olunmalı. Desteğe ihtiyaç olduğu anda bir telefon ile ulaşıp konuşabileceğiniz ve sorunun çözümü için birlikte çalışabileceğiniz bir destek birimi olmalı.
Her bir doküman yönetimi sistemi birbirinden farklı özellikler ve yöntemler içermektedir. Kurumsal doküman yönetimi için tercih edilecek sistem ve üreticisinin, sağladığı tüm fonksiyonlardan öte yukarıda sıralamaya çalıştığım 5 özelliği sunması gerektiğine inanıyorum.
Kaynaklar
IBM – Doküman yönetimi
IBM – Doküman iş akışları
IBM – İçerik servisleri
Uygulama rehberi: Doküman yönetim sistemi nasıl seçilir?
Doküman yönetim sistemi seçerken kullanım kolaylığı, içerik ve kullanıcı yönetimi, genişletilebilirlik, entegrasyon, güvenlik ve desteği kurumunuzun gerçek belgeleriyle değerlendirin. Yukarıdaki beş kriteri somutlaştırmanın yolu, aynı belge ve iş senaryosunu her çözümde denemektir. Özellik listesiyle birlikte, çalışanların günlük işini tamamlayabildiğini gösteren bir demo isteyin.
Demodan önce ihtiyaç listenizi hazırlayın
İlk toplantıya bir departmanın gerçek çalışma akışını temsil eden, paylaşılması uygun örneklerle katılın. Hassas bilgileri örneklerden çıkarın. İhtiyaç listenizde şu başlıklar bulunsun:
- Belge türleri: Fatura, sözleşme, özlük dosyası veya kalite prosedürü gibi öncelikli belgeleriniz.
- Hacim ve büyüme: Mevcut arşiv, aylık yeni belge miktarı ve tahmini kullanıcı sayısı.
- Roller: Belgeyi oluşturan, değiştiren, onaylayan ve yalnızca görüntüleyen kişiler.
- Arama ihtiyacı: Belge numarası, tarih, müşteri veya proje gibi bulunması gereken bilgiler.
- Sistemler: Belgenin geldiği ve kullanılacağı ERP, CRM veya diğer uygulamalar.
- Başarı ölçütü: Belge bulma, güncel versiyona erişme ve onay durumunu izleme gibi test edilebilir sonuçlar.
1. Kolay kullanım: Günlük işi baştan sona deneyin
Bir çalışandan örnek belgeyi yüklemesini, gerekli bilgileri girmesini ve daha sonra yeniden bulmasını isteyin. Değerlendirmeye hem deneyimli kullanıcıyı hem sistemi ilk kez gören çalışanı katın. Yardıma ihtiyaç duyulan adımları kaydedin. Kullanıcıların kendi departmanlarında kullandığı terimlerle çalışabilmesi, eğitim ve uyarlama ihtiyaçlarını belirlemenize yardımcı olur.
2. İçerik ve kullanıcı yönetimi: Doğru belgeyi doğru kişi görsün
Aynı belgenin iki versiyonuyla çalışın. Güncel sürümün nasıl ayırt edildiğini, önceki sürüme nasıl ulaşıldığını ve değişikliğin kim tarafından yapıldığının nasıl izlendiğini kontrol edin. Sonra farklı yetkilere sahip kullanıcılarla aynı belgeyi açın. Belge sınıfları, zorunlu alanlar ve erişim kuralları için kimin sorumlu olacağını da netleştirin.
3. Genişletilebilirlik: İkinci departmanı da düşünün
İlk aşamada bir departmanla başlasanız bile sonraki belge türlerini ve kullanıcı gruplarını tanımlayın. Yeni bir belge sınıfı veya alan eklenmesini demoda görün. Artan arşiv hacmi için performansın nasıl değerlendirileceğini, mevcut belgelerin nasıl taşınacağını ve hangi değişikliklerin kurum ekibi, hangilerinin proje desteği gerektirdiğini sorun.
4. Entegrasyon: Belgenin uygulamalar arasındaki yolunu izleyin
ERP’deki bir işlem kaydıyla ilişkili belgenin nasıl saklanacağını ve tekrar açılacağını gösteren bir senaryo hazırlayın. Belge numarası ve işlem kaydı arasındaki ilişkiyi kontrol edin. PaperWork entegrasyon seçeneklerini mevcut uygulamalarınızla değerlendirin. SAP kullanıyorsanız PWSAPECM ile SAP içinden doküman yönetimi akışını ayrıca inceleyin.
5. Güvenlik ve destek: İstisnaları da test edin
Yetkisi olmayan bir kullanıcının belgeye erişme girişimini ve rol değişikliğinin etkisini kontrol edin. Belge işlemlerinin kayıtlarını inceleyin. Saklama, silme, yedekleme ve geri yükleme ihtiyaçlarınızı ilgili ekiplerle belirleyin; çözümün bunları nasıl karşılayacağını yazılı olarak netleştirin. Destek kanalı, sorumluluklar ve hizmet koşulları da değerlendirme kapsamınızda olsun.
Demo değerlendirme tablosu
Her satırı “karşılandı”, “uyarlama gerekli” veya “doğrulanacak” olarak işaretleyin. Sonucun yanına gösterilen ekranı, gerekli çalışmayı ve sorumlu kişiyi not edin.
| Senaryo | Beklenen kanıt |
|---|---|
| Belgeyi tekrar bulma | Belirlediğiniz alanlarla doğru belgeye erişilmesi |
| Yeni versiyon yükleme | Güncel ve önceki sürümlerin ayırt edilebilmesi |
| Yetki kontrolü | Farklı rollerin yalnızca izin verilen işlemleri yapması |
| Uygulamadan erişim | İşlem kaydından ilişkili belgenin açılması |
| İşlem geçmişi | Belge üzerindeki işlemlerin incelenebilmesi |
Sıkça sorulan sorular
Doküman yönetimi ile dijital arşiv arasındaki fark nedir?
Dijital arşiv belgenin saklanmasına ve bulunmasına odaklanır. Doküman yönetimi değerlendirmesinde bunlara ek olarak versiyonlar, yetkiler, işlem geçmişi ve belgenin kurumsal uygulamalarda kullanılması ele alınır. İhtiyacınızı bu kullanım senaryolarına göre tarif edin.
Doküman yönetimi için yapay zekâ şart mı?
PaperWork Doküman Yönetimi; merkezi arşivleme, arama, versiyon kontrolü, yetkilendirme ve içerik servisleri için bağımsız kullanılabilir. Belge sınıflandırma ve veri çıkarma ihtiyacı varsa Intelivus akıllı belge işleme ayrıca değerlendirilebilir.
Proje kapsamı nasıl belirlenir?
Belge ve kullanıcı sayısının yanında veri taşıma, entegrasyon, yetkilendirme, eğitim ve destek ihtiyaçlarını birlikte değerlendirin. Önce zorunlu senaryoları karşılayan bir pilot kapsam belirleyin; sonraki aşamaları pilotun sonuçlarına göre planlayın.
PaperWork Doküman Yönetimi özelliklerini inceleyin veya ihtiyaç listenizi paylaşarak kurumunuza özel demo talep edin.
