Bugün birçok farklı sektöre yönelik yetkin üretimi bünyesinde barındıran Kahramanmaraş merkezli Kipaş Holding, 1984 yılında ilk olarak iplik üretimi odaklı çalışmalara başladı. İlerleyen yıllarda iplik dokuması ve denim kumaş öncelikli olarak alanında Türkiye’nin en büyük firmalarından biri haline gelen Kipaş Holding’te öncelikli faaliyet alanları çimento, kağıt, enerji ve konfeksiyon olarak sıralanıyor. Perakende sektöründe Lee Cooper denim markasıyla konumlanan Kipaş Holding, eğitim kurumları ile eğitim sektöründe, ayrıca sigorta ve havacılık sektöründe de faaliyetler yürütüyor. İSO 500 sıralamasında 4 tane büyük tesisle yerini alan Kipaş Holding, yetkin üretim süreçlerinin devamlılığı adına yatırımlarına da hiç ara vermiyor. 2006 yılında şirket bünyesinde göreve başladığını belirten Kipaş Holding Bilişim ve İş Geliştirme Bölümü Müdürü Fehmi Hüdayioğlu, PaperWork çözümünü ağırlıklı olarak BPM, yani iş süreçleri yönetimi yazılımı olarak kullandıkları bilgisini verdi. Fehmi Hüdayioğlu, bu noktaya gelene kadar geçen süreci ve PaperWork tercihinde öne çıkan gerekçeleri ise şöyle anlattı:
“2010 yılında farklı bir çözümle yola çıktık ve birçok süreç geliştirerek, holding bünyesinde bunları kullanmaya başladık. Ama istediğimiz hızda ilerleyemiyorduk. Söz konusu dönemde tercihimiz yabancı bir yazılımdı ve çok fazla konfigürasyon gerektiriyordu. Bu nedenle 2017 yılı sonunda yeni bir yazılım arayışına girdik ve yerli desteği olan bir yazılım olan PaperWork ile yola devam kararı aldık. Kipaş’ın uzun bir listeyi içeren değerlendirme matrisi vardır. Bu matriste ana kategoriler ise ürün fonksiyonalitesi, ürünün teknik özellikleri, hizmet verecek firmanın özellikleri, hizmet verecek ekibin özellikleri ve son olarak da maliyet şeklinde sıralanır. Bu matriste PaperWork açık ara önde yer aldı. PaperWork, teknik özellikleri ile beklentilerimizi karşılıyordu. Firmanın yaklaşımı da bizim için önemliydi. 2018 yılı başında PaperWork sistemine aktarımlara başladık ve 2018 Nisan’ında ilk süreçlerimizi PaperWork’te hayata geçirdik. Haziran 2018’de de eski sistemi kapatarak, yola bütünüyle PaperWork ile devam etme kararımızı hayata geçirdik. Web servisler aracılığıyla her yerle entegre olabiliyoruz. Bu yönüyle entegrasyon yetkinliği, geçişin de bizim için sorunsuz olmasını sağladı.”
Çalışanlar için bir ‘vazgeçilmez’ halini aldı
Kipaş Holding, bünyesinde farklı sektörlerden büyük şirketleri barındıran bir holding. Bu holdingin her noktasında PaperWork iş akışı yazılımlarını hayata geçirmek için çalışmalar da aralıksız sürüyor. “Teknik olarak web servislerle entegre olabilmek önemli bir fayda noktası, ama bizim asıl mücadelemiz iş süreçlerini doğru biçimde analiz edip, insanlara ve firmadaki farklı departmanlara bunun girip konumlanmasını sağlamak oldu” tespitini yapan Fehmi Hüdayioğlu, bu anlamda halen 23 farklı akışın iş süreçlerinde yerini aldığını vurguladı. Kipaş Holding’te hedef ise bunu daha da yaygınlaştırmak. 23 farklı akışla önemli bir adım attıklarını ve bu akışların çok önemli fonksiyonları yerine getirdiğini vurgulayan Fehmi Hüdayioğlu’nun verdiği bilgiye göre, bu yenilikleri kullanıcıların benimsemesi de oldukça yüksek seviyede. Hatta gelinen nokta ve elde edilen faydalar ışığında artık Kipaş Holding’de bizzat çalışanlar ve yönetim yeni iş akışları yapmaları konusunda BT ekibini yönlendiriyor. “BPM başlığında 9 yıllık bir geçmişimiz olsa da, asıl PaperWork ile geçen 1,5 yılın sonunda esas yetkinliğe ulaştığımızı görüyoruz ve umarız daha farklı süreçler de hayatımızda yerini alacak” beklentisini dile getiren Fehmi Hüdayioğlu, şu bilgileri paylaştı:
“Holding bünyesindeki her şirkette her departmanın ihtiyaçları ve bunların teknolojiye olan yaklaşımları farklı. Biz ilk doğru adımlarımızı attık. Şimdi kök salma sürecindeyiz. İlk etapta geliştirdiğimiz çözümler, aslında nokta atış olarak departmanlara fayda sağlıyor. Bu durumda PaperWork’ün esnekliği ve çözüm odaklı olması, farklı sektörlerde faaliyet gösteren grup şirketlerinin her türlü ihtiyacı için modellenebilecek bir taban oluşturuyor. PaperWork ile ihtiyaçlarımıza uygun modelleme ile bilfiil uygulama geliştirebildiğimiz bir platform söz konusu. İhtiyaç anında PaperWork ile bağlantıya da geçebiliyoruz. Zaten kurumsal seçim kriterlerimizden bir tanesi ‘servis sağlayıcının yaklaşımı ve bize verebileceği destek’ idi. Bu noktada da PaperWork, açıkçası beklentimizin üzerinde bir performans sergiliyor. Projelerimize başlarken işbaşı eğitimleri ile bir yandan projeyi geliştirip, bir yandan da yazılımı öğrenmeyi hedefledik. Bu konuda ilk etapta PaperWork destek ve danışmanlığını aldık, ama açıkçası geldiğimiz noktada fikir sormak dışında artık PaperWork ile geliştirme odaklı fazla bir temasımız olmuyor. Çalışanlarımızın bu yapıdan faydalanma seviyesine baktığımızda, sistemin olası bir aksaması durumunda çalışanların da hemen bizi arayıp durum bilgisi sorması bu mimarinin artık hayatımızın vazgeçilmez bir parçası halini aldığının göstergesi. Öyle ki, şu anda bu sistemde bir kesintiye hiçbir kullanıcımızın tahammülü yok. Bu da PaperWork temelli sistemin benimsenme gücünü gösteriyor.”
PaperWork Müşteri Hizmetleri Yöneticisi Canan Ünverdi: “Sinerji, meyvelerini vermekte gecikmedi.”
“Başarı hikayemiz, Kipaş Holding’in 2017 yılında bir BPM yazılım aracı arayışına girmesiyle başlıyor. Araştırmalarında ise PaperWork platformu, üstün ürün özellikleri ve ekibinin profesyonelliğiyle öne çıkıyor. Ardından, süreç 2017 yılı sonunda kurumun PaperWork tercihiyle sonuçlanıyor. Kipaş Holding BT Direktörü Fehmi Bey, ürünün alınmasından sonra ekibini hızlıca organize ediyor, 2018 senesinde ekibine PaperWork eğitimi aldırıyor. Kipaş Holding ekibi süreçlerini PaperWork üzerinde uyarlamaya başlıyor. Son kullanıcının değişime adaptasyonunun planlı bir şekilde yönetilmesiyle bugün gelinen noktada, kurumun onlarca iş akışı PaperWork üzerinden yürüyor. Kipaş Holding üst yönetiminin vizyoner görüşü, Fehmi Bey ve ekibinin dijital dönüşüm yolunda PaperWork’ü sahiplenmesi, PaperWork ekibinin Kipaş Holding ekibiyle profesyonel ve uyumlu işbirliği sonucu kurumun dijital dönüşümünü 1 sene gibi kısa bir zamanda ‘başarı hikayesine’ çevirmiş olmanın gururunu yaşıyoruz. Kipaş Holding’in dijital dönüşüm süreçlerinin bir parçası olmaktan mutluyuz. Yakaladığımız bu sinerjiyle iş birliğimizin artarak devam etmesini diliyorum.”
